實施檔案標準化管理 提升服務保障能力

丁杰

【摘要】開展檔案標準化、精益化、精細化管理，健全工作體系、加強標準制度建設、優化流程管理、提升檢索效率、開展評價對標工作，提升了檔案工作規范化管理水平，服務保障能力增強。

【關鍵詞】檔案標準化管理；服務保障；評價對標

國網河南電力公司（以下簡稱“國網河南電力”）高度重視檔案管理工作，以提高管理水平、服務企業中心為目標，以爭創檔案工作示范單位為動力，認真對照標準，查找不足，夯實基礎，努力創新，在檔案標準化流程控制、信息化建設和檔案開發利用等方面取得了顯著成績。國網河南電力相繼獲得企業檔案工作目標管理國家一級認證、河南省“檔案工作示范單位”等稱號。

一、面臨的形勢

（一）落實上級標準化建設的需要。國家電網公司（以下簡稱“國網公司”）在全系統推行標準化建設，實施對標管理，給國網河南電力經營管理、組織架構提出了新的巨大挑戰，《國網公司檔案工作考核評價辦法》《辦公室“一流三化”評價實施細則》等制度相繼出臺，對檔案工作的規范化、制度化、科學化水平提出了新的要求。規范檔案管理，提升服務保障能力，成為落實上級工作部署的必然選擇。

（二）適應公司快速發展的需要。為有效承接國網公司“一強三優”現代公司發展戰略和河南經濟強省發展戰略，河南公司確定了“到2020年，公司發展主要指標實現中部地區領先，全面建成‘一強三優現代公司，初步實現‘兩個一流”的戰略目標，提出了加快發展能力、服務能力和治理能力建設的戰略舉措。作為企業日常經營活動的記錄、展現企業軟實力的重要組成部分，檔案管理工作需與企業發展保持步調一致，成為企業實現創新發展的客觀需要。

（三）轉變檔案管理模式的需要。國網河南電力在實現企業和電網快速發展的同時，基礎管理工作仍然存在薄弱之處，檔案管理模式難以適應服務需求，檔案服務職能與中心工作矛盾日漸突出。工作機制不健全，對檔案管理重視不夠的現象普遍存在，缺乏考核。檔案安全存在隱患，檔案管理工作方法單一，與業務工作對接效率低下，檔案文件等基礎資料歸檔不及時。檔案人員業務素質有待提升，基層單位普遍存在兼職現象，無法滿足企業發展需要。

二、采取的措施

國網河南電力不斷創新檔案工作管理理念和方法手段，強化過程管控，努力提升檔案工作價值，引入過程管理、精益管理和全面質量管理等理念，全面加強本部和基層單位的檔案標準化體系建設，實現檔案業務集團化、標準化和信息化管理，形成了全員參與、全流程管控和閉環管理的“大檔案”工作格局，各門類檔案得到合理、有序、高效管理，取得明顯成效。

（一）健全檔案工作體系。建立公司本部和市縣公司三級檔案管理體系，形成“集中統一領導、分層分級管理”的檔案工作機制，建立以辦公室檔案專業為核心，各部室、各單位專兼職檔案人員為基礎的檔案工作體系。成立檔案協作組，充分發揮集團化運作優勢，針對薄弱環節，開展工作指導和業務交流，優化資源配置，為規范檔案工作奠定組織保障。推行部門立檔制，各建設項目建立覆蓋業主、設計、監理、施工各單位的檔案工作網絡，明確各級各類人員檔案工作職責和內容，保證項目建設檔案工作順利開展。

（二）加強標準制度建設。規范檔案管理制度，堅持頂層設計，全面梳理細化上級管理規定，開展檔案管理制度“廢改立”工作，形成了覆蓋國家、行業、地方和企業自身的四級檔案管理規章制度體系。針對專業設置多、文件類型多、歸檔范圍廣等實際問題，制定《國網河南省電力公司檔案工作考核評價辦法》等20項規章制度，編制《文書檔案管理標準》《檔案技術保護》等5項工作標準。明確了本部和基層單位相關領導干部、管理人員和業務人員的檔案管理角色和檔案工作任務，確定各類文件材料的歸屬和流向，提升檔案工作規范化、制度化水平。

（三）優化檔案管理流程。針對歸檔不及時、歸檔質量低等實際問題，創新檔案管理手段、優化業務流程，對本部和基層單位檔案業務流進行梳理，構建基于協同辦公檔案管理系統的流程化檔案管理體系，對流程、檔案制度、職責、標準實施一體化管理，形成了覆蓋本部和基層單位檔案業務事項的規章制度、業務流程、工作表單、管理職責、考評標準，使檔案管理與業務工作實現“同步布置、同步驗收、同步考核”，從源頭上規范了檔案業務行為。強化工程檔案管理，嚴格執行“檔案部門四參加”制度，力求檔案管理貫穿工程建設全過程。

（四）提升檔案利用效率。加強檔案資源體系建設，以崗位和業務為單元，對各專業部門基礎資料和文件材料進行系統梳理，重新修訂《企業歸檔文件清單》，確保資料全面。加強建設項目檔案管理，嚴把檔案驗收關，拓展驗收檢查的深度和廣度，將驗收重點逐步從檔案案卷質量向工程檔案全過程管控延伸。開展檔案信息化工作，以服務用戶為原則，依托公司局域網，引入“大數據”管理方法，劃撥專項資金開展檔案數字化工作，對重要檔案完成數字化加工，對檔案信息和數據進行智能分析，深化檔案信息開發利用水平，為檢索利用提供便利條件，檔案利用效率大幅提升。

（五）開展檔案考核評價。加強公司本部管控力度，發揮集團優勢，對地市公司、二級單位、縣公司開展檔案考核評價，實行對標管理。科學制定檔案考評指標體系，建立加分項、減分項等7類、共49項指標，涵蓋組織建設、業務建設、信息化建設、開發利用與管理科研、設施設備。（下轉第109頁）（上接第113頁）根據工作實際，對考評指標和分值權重進行調整，并逐步納入公司年度綜合考核指標體系。檔案考評結果分示范級、規范級、合格級、不合格級四個等級。檔案考評采用自主評價與現場復評相結合的方式，通過定性與定量相結合的方法，對公司系統各單位檔案工作進行綜合評定。

三、取得的效果

實施檔案標準化管理以來，國網河南電力檔案管理水平大幅提高，檔案管理與業務工作實現“三同步”，減少了項目過程文件遺失、后補等情況，按期歸檔率大幅提升，企業基礎管理得到加強。檔案服務能力顯著提升，檔案數字化完成以后，信息檢索效率大幅提高，檔案工作服務核心業務的能力增強。檔案輔助決策的作用顯現，檔案工作在土地權屬治理、史志修編、訴訟案件等工作上發揮了顯著作用。流程化、標準化的檔案管理，促使檔案工作由崗位驅動向業務驅動轉變，檔案工作價值得到彰顯。