利用現代化信息技術加強檔案信息化建設

林龍霞

【摘要】現代社會信息化技術飛速發展，不少企業的檔案信息也開始趨于信息化的發展方向。檔案信息化主要指企業相關部門對檔案信息統一的規劃組織，并且在檔案資料管理過程中全面采用信息化的處理技術，對檔案資料進行有效管理，本文主要對利用現代化信息技術加強檔案信息化建設進行闡述。

【關鍵詞】現代化；信息技術；建設策略

一、前言

企業的檔案資料涉及面較為廣泛，改進整個企業的檔案管理過程非常復雜，需要進行多方面的協調。但是，由于普及網絡的信息技術利用率愈來愈高，為企業檔案管理信息化的轉變技術是勢在必行的。因此，探究如何利用現代化信息技術加強檔案信息化建設對各種企業而言，都具有重要意義。

二、目前的信息化建設與企業檔案管理

檔案的信息化在企業中建立是需要利用各種不同的學科知識、各種不同專業的配合、各種不同部門的協同工作以及多個配套環節的輔助而成的復雜工程。并不是單獨的企業工程項目，它在企業檔案管理的過程中不斷更新。但是老舊的檔案管理方法讓檔案信息依附的載體始終為紙質的載體，大大消減了檔案信息資料在企業中的流通能力和傳遞能力，降低了檔案資料所應該發揮的作用。檔案資料的豐富程度、差異程度以及全面程度都是現代社會的需求，都需要檔案管理工作在企業中能夠進一步提升。現如今信息化與現代化檔案管理在企業中，已經逐步成為檔案管理的發展趨勢。不僅是現代社會檔案管理發展的必然要求，也為提高企業中檔案管理的水平。

三、企業檔案的信息化建設策略

（一）企業檔案的組織制度。在企業中實施檔案信息化，必須具有企業內部組織制度的明確保證與其他各個相關方面的工作配合。其中，企業內的領導對檔案的重視程度以及組織的制度執行是檔案管理的關鍵，而檔案的標準程度與制度的規范程度是企業在進行檔案管理時的首要任務。并且企業檔案信息管理的財富之一就是企業內部檔案的信息化建設程度，投入資金的增加、開發利用能力的加強是推動并增進檔案信息化在企業中發展的重要前提。

（二）完善企業信息檔案制度。在企業中檔案管理信息化，其主要的內容是運用現代的計算機網絡技術對企業檔案信息進行管理，再建立檔案信息平臺并運行，取消了老舊企業檔案中的局限性，使之成為一個可以控制資料收集并對資料加以利用，且又擁有便捷操作的企業網絡查詢系統。在企業的內部網絡中，采用數字簽名與身份信息認證的方式進行加密保護，這樣也便利了單位內部的每一臺電腦可以根據自己需求，自動查詢或者錄入檔案資料信息，再利用局域網進入范圍更廣闊的互聯網空間，有效提高信息收集的范圍。科學的檔案信息化管理規劃，能夠有效提升企業檔案管理的發展。由于不同類型的檔案都具有不同信息與特點，所以應該先對檔案資料進行科學性的論證與資料來源的調查，制定出一套符合檔案自己自身情況和符合企業自身情況的信息化建設短期規劃和長期規劃。

（三）建設企業軟件和硬件的設施。電子文件的管理以及數字檔案的管理是檔案信息化的主要體現，由于功能需求的不同，企業必須建立出龐大的資料信息資源庫，對不同用戶的訪問管理系統進行開發，并配置出高功率路由器、高效率交換機等對高性能的服務器進行處理，以便不斷擴大各類系統。在此之外，建設企業系統中的軟件系統也是不可忽視的，其中計算機的設計者開發提供的一類程序軟件，這些系統程序主要是使用計算機自身的邏輯功能管理其各種類型的資源信息。而第二類則是用戶利用計算機所提供的編制軟件，主要解決具體應用程序的問題。

（四）檔案中的信息資源。企業歷史信息一般以數字化的方式記錄，能夠有效接收到新的信息資源并進行整合，打造出管理的統一性、規劃的統一性、控制的統一性方式。挖掘信息資源中的各種知識，讓靜態的檔案模式一點點轉化成為動態的檔案模式。建立統一性的軟件網絡平臺，并使其能夠達到配置統一性、分類統一性、流向統一性，使信息的價值得到保存，提高了企業各個層面的工作效率和質量。

（五）充分利用現有的檔案信息。檔案信息化的工作已經不是一項全新工作了，開展這項工作并不代表需要重頭開始，只是對傳統的檔案信息管理模式進行創新。除了采用電子化政務的方式之外，還應該利用原有的檔案信息方式為基礎，再利用計算機系統在檔案管理中已有的成果，不要重復工作，減少浪費的情況出現。

（六）檔案的數字化依賴設備的問題。電子化的文件與電子化的文檔在檔案管理時經常會出現收集遺漏和管理丟失的問題，而采用高標準高容量的設備進行資料存儲可以解決此類問題的發生，并且最根本的數字化檔案的歸檔方式就是采用檔案與電子文檔一體化。其主要是通過計算機的網絡化管理進行，在檔案歸檔完成之后，還需要集中存儲歸檔后的電子文件。完成物理性的歸檔，是對數字化文件內容的一種保障，使其不會在時隔太久之后出現信息缺失或損壞的情況。

（七）培養檔案管理人才。現代信息化技術發展速度相當驚人，檔案信息管理人員的素質也需要進一步提高。對檔案信息化有充分的了解、具備信息化意識是檔案管理人員必須具備的能力。通過在企業內部組建不同的項目小組進行競爭，促使檔案信息管理人員的技能水平和工作能力得到進一步的提升，并同時加強檔案業務知識的學習，保證檔案信息化建設的質量和發展。

四、結束語

結合上文所述，檔案信息化建設是現如今檔案管理的必然趨勢，因此，利用現代化信息技術加強檔案信息化的應用和管理，是促進檔案信息化順利發展的必要方式。

【參考文獻】

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