檔案信息化管理的理解與分析

張慶偉

【摘要】本文分析了我國檔案管理信息化的發展歷程和現狀，檔案管理信息化的作用與意義，探討如何推進檔案管理信息化的進程。

【關鍵詞】檔案信息化；分析；推進措施

當今社會，隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理的信息化建設顯得尤為重要。檔案管理是一個單位平穩發展的必要條件，通過檔案管理可以查閱歷史訊息，記錄歷史績效。科學標準的檔案管理，能夠將歷史工作情況系統全面地存檔與展現，讓領導能夠及時了解工作狀況，為下一步的指導工作提供理論依據，讓職工在實際工作中能夠有所借鑒，避免走彎路，為高效工作提供條件，也有利于提高社會認定單位的工作效果，為單位的長遠發展奠定根基。

一、檔案管理信息化的概念與分類

檔案管理信息化是運用現代化的信息技術尤其是以計算機為主的智能化工具來加強檔案資源信息的收集、整理、開發和利用。檔案管理信息化建設主要包括建設標準化、存儲數字化和利用網絡化。我國處于快速發展的信息化時代，檔案管理的信息化建設對推動我國經濟社會快速發展具有十分重要的作用。

二、我國檔案管理信息化的發展歷程和現狀

檔案信息化的起步以計算機技術的發展為基礎，20世紀70年代末80年代初，隨著計算機的引入，我國檔案界開始嘗試運用計算機管理檔案。1999年，國家檔案局發布了行政規章《電子文件歸檔及電子檔案管理辦法》，對公文類電子文件和電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等作出了規定。電子文件的大量問世，使電子文件的歸檔與管理成為檔案信息化過程中關注的核心問題。我國檔案網站隨著互聯網的普及自20世紀90年代末逐步問世。1999年底國內在互聯網上可以查詢到的檔案網站僅12個，2001年7月發展至60多個，至2002年底則迅速增加到267個，這些網站分屬不同省份，涉及國家、省、市、縣四個級別的綜合檔案館、大學檔案館、專門檔案館和企業檔案館，內容主要是檔案法規、局館介紹、檔案目錄信息和檔案工作信息。

進入21世紀后，信息網絡技術的廣泛應用，特別是電子政務的快速發展為檔案信息化建設注入了新的活力，國家檔案局開始正式部署并全力推進全國檔案信息化工作。檔案信息化納入到信息化建設的總體框架之中，與電子政務建設緊密結合，成為國家信息化戰略的重要組成部分，北京、遼寧、上海等許多省市檔案局被列為地方信息化領導小組成員單位。檔案信息化建設由局部走向整體，在宏觀框架下進行全面規劃和組織實施，國家檔案局成立了全國檔案信息化工作領導小組，出臺了《全國檔案信息化建設實施綱要》，各地也相繼出臺了本地區檔案信息化建設方面的規劃和規章，全國大多數省、自治區、直轄市檔案局成立了由主要負責人任組長的檔案信息化領導小組。一些重大檔案信息化項目得到立項。數據庫建設，館藏檔案數字化、檔案網站建沒、數字檔案館建設方面均取得了長足進展，檔案網站總數逾千，檔案信息化建設全面、有序、系統發展。

三、檔案管理信息化的作用與意義

（一）檔案管理信息化是實現資源共享的重要途徑。在經濟社會全球一體化發展形勢下，檔案資源的信息化建設應當提上日程，這是實現檔案資源共享的現實需要。檔案管理信息化建設能夠打破信息使用者之間閉塞的壁壘，加快促進信息資源的開發、利用、保存和傳遞，實現資源共享。

（二）檔案管理信息化是檔案事業發展的新起點。傳統的檔案管理方式已無法適應當今飛速發展的形勢，檔案工作的內部需求和外部條件都在發生改變，打破“收檔案，管檔案”的傳統觀念已是勢在必行。檔案管理人員要在具體工作中，積極消除影響檔案信息化發展的弊端，運用適合于檔案管理信息化的工作結構，使檔案管理工作與社會整體發展相互協調一致。

（三）檔案管理信息化是改革進步的新要求。過去的檔案管理工作，主要是運用人力對檔案進行收集、整理、保管和應用，人力資源投入很大，效率卻不高，而檔案管理信息化的優勢在于不僅提高了檔案的儲存數量，而且還解放了人力、提高了效率、節約了資源，這一革新適用于信息化快速發展的現代社會。在我國經濟迅速發展、科技日新月異的大環境下，要抓好檔案管理這一重要的工作，對于提升單位在經濟社會發展中的影響力具有重要意義，原因在于：（1）檔案是單位行政管理和業務工作的查考憑據。（2）檔案是生產活動的參考依據。（3）檔案是科學研究的基礎和條件。（4）檔案是宣傳教育的生動素材。

（四）新時期下檔案管理信息化的要求。在網絡信息化高速發展的今天，檔案工作人員應該意識到檔案信息化建設的重要性，著力加強檔案信息化意識，提高檔案管理的效率，積極開展信息化過程中的各項工作，促使檔案信息化建設快速有效地開展。當前我們的目標是要提高檔案信息化技術水平，首先應遵循以下幾點：（1）配置完備的信息化硬件設施，如計算機、打印機、掃描儀、服務器、交換器等，研究開發系統軟件，讓檔案管理人員集中培訓，使之熟練應用系統軟件，并從實踐角度對完善系統軟件提出寶貴建議。（2）將檔案目錄與內容進行數字化管理，這是電子檔案的基礎性工作，將各部門移交匯總的資料歸檔，從信息的源頭抓起建立統一的數據格式，避免重復勞動提高工作效率，實施實體檔案盒數字檔案的“雙套制”工作模式。（3）對于能夠上網查詢的檔案信息進行保密定級，如絕密、機密、秘密、內部、公開等級別，對查詢者進行網上身份驗證，不同的身份提供不同級別的信息查詢權限，保證網上查詢檔案信息的安全性。（4）檔案工作人員必須進行各項技能培訓。檔案管理工作人員首先要明確自己的責任，重視檔案管理工作，其次要始終堅持提高自身專業知識水平，以適應不斷創新的檔案管理新方式。檔案工作人員除了自學的方式外，還可以參加各類專業培訓班、繼續教育等，充分利用多方優勢，用最短的時間系統地掌握最新的知識和技能，為以后優質、高效地完成檔案工作奠定基礎。

四、如何推進檔案管理信息化的進程

在推進檔案管理信息化建設過程中，很重要的是有效整合和充分利用單位各種信息資源為經營管理服務。一些單位檔案管理系統、辦公自動化系統、核心生產系統由多個設計單位完成，各系統間數據的提取和共享難以轉換，很大程度上造成了系統的低效運作，必然會造成有些單位在信息系統軟硬件完成后，檔案信息資源不能有效對接共享。單位檔案管理信息化對檔案管理人員來說是一個全新的領域，需要學習計算機技術、通信技術、網絡技術等現代信息技術，需要學習檔案管理信息化規章制度和標準，需要和計算機系統管理人員溝通，并參與到管理系統的開發應用中去。只有業務素質高的檔案管理隊伍才能保證單位檔案管理信息化的順利推進。

在單位檔案管理信息化過程中，安全問題不容忽視。一方面，管理者在檔案管理信息化過程中，往往重視信息化中檔案信息的流轉和溝通，只留心檔案信息對工作的參考和借鑒作用而忽視檔案的根本作用——憑證作用。檔案實體是檔案發揮憑證作用的基礎。這種情況下，檔案實體就會被忽視，其安全性就不能保證。另一方面，在檔案信息化中，管理者往往只重視檔案信息的使用，而忽視了檔案信息在使用過程中存在著安全問題。檔案信息化過程中的檔案信息安全包括檔案信息存儲實體的安全和檔案信息流轉中的安全，這要求管理者重視檔案管理系統和設備的穩定性和安全性，確保萬無一失。

要促進檔案信息化管理，除了計算機及其配套設施必須跟上外，首先必須強化信息意識和信息觀念，變靜態檔案信息為動態信息，搞好信息資源的開發和利用。其次，要加快開發和利用現有信息資源，克服“等”的思想。不能因為檔案管理要實現信息化便將現在的所有檔案材料藏于“死庫”，拋棄不用，一切從“零”開始，而要重視其繼承性，要對現有的檔案資源進行全面開發，如可分類檢索拷貝、按類儲存、試驗傳遞，逐步地適應。同時，要通過現代信息處理技術對現有的各種檔案進行數字化處理和存儲，加強檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設。當然加強電子檔案歸檔管理和人才建設是不可或缺的一條。

【參考文獻】

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