增強辦公室檔案管理人員崗位意識的路徑探究

朱乃觀

【摘要】現在社會已開始進入全面信息化的時代，信息的安全性也逐漸成為社會開始關注的焦點。因此，如何增加檔案管理人員的崗位意識，是現今非常重要的課題，檔案管理部門尤為重要。下文就增強辦公室檔案管理人員崗位意識的路徑進行闡述。

【關鍵詞】管理人員；崗位意識；路徑探究

一、前言

高科技改變著人類的生活方式和認知觀念，網絡技術的不斷發展，使得現在社會成為一個信息爆炸的時代。而我國需求的就是在檔案信息管理這一塊的提升，如何增強辦公室檔案管理人員的崗位意識成為當下迫切需要解決的問題。

二、崗位意識簡述

在培養崗位意識的針對性以及有效性的社會背景下，主要根據檔案管理人員的相關管理工作對其崗位意識進行簡述。根據目前的狀況，筆者分為三個部分進行簡述：

（一）學習意識。信息化的檔案管理技術工作，不僅需要管理人員單純去管理檔案，還需要進一步去掌握和學習先進的檔案管理知識，并且還需要在特定情況下進行資料的挖掘、收集等工作，這些都間接促進了管理人員在學習意識上有一定的需求。

（二）責任意識。作為檔案管理人員而言，責任意識肯定是作為首要的崗位意識。這種意識主要由工作細致、工作完成速度以及檔案的保密程度三大元素構成。其中，工作細致是最基礎的，在工作中細致劃分資料信息種類，并做出相應的檢索目錄。而對于工作完成速度而言，就主要的是工作不拖沓，能夠及時整理好資料。最后是檔案的保密，這一點是最重要的一點，并且是必須具備的條件之一。對于檔案資料，做到不泄露、不竊取等，以身作則地保護檔案的安全性和保密性。

（三）協作意識。不管是現代的作業模式，還是辦公室工作的方式，都要求在團隊合作的情況下完成任務。這不僅是辦公室檔案管理的必然要求，也是加強管理有效性的必定方法。由此可見，崗位人員具有良好的協作意識對檔案管理是多么的重要。

三、檔案管理人員崗位意識的目標定位

崗位意識的培養在一定程度上需要與發展目標相互契合，即在培養崗位意識的基礎上，建立辦公室檔案管理人員的目標制度，并在目標訂立之后，確定崗位意識培養的價值方向。下面著重從政治思想和全面業務兩個方面進行闡述。

（一）政治思想堅定的崗位意識。作為辦公室檔案管理人員，首先要做到的就是要明確自己有一個正確的政治方向，其次就是擁有強烈的責任感、對工作的嚴謹負責的態度以及服務意識。這就需要辦公室領導與人事部門在進行人才選配的時候，要充分考慮人才的責任心、工作態度，并進行全面細致的考察，選擇出最適合的人才后，再安排到辦公室檔案管理工作崗位上。

（二）全面的業務崗位意識。在檔案管理的過程中，應具備檔案管理各方面的專業知識，并能夠熟練掌握相應的專業知識技能，能夠完整有效、準確無誤地收集檔案資料，再對其進行科學的整理；能夠使收集的資料有足夠的保存價值，并做好資料的保管、統計、編輯、利用、檢索等相關的工作。此外，檔案管理人員還應具備自然與社會學科的相關知識，以及保護檔案的各種技巧，以便檔案在日后的保管中減少破損、遺漏等情況。

四、增強檔案管理人員崗位意識的路徑

（一）思想政治工作模式與工作重點相契合。增強員工的政治思想素質是辦公室檔案管理人員的首要問題，而所謂的思想工作模式指的就是培養員工在工作時，形成一種符合當前社會或一定階段所需求的思想政治觀念，并接受道德規范、法律規范的約束。對于工作重點而言，從大的方面講就是強化崗位意識、樹立大局意識；強化崗位意識具體是指：檔案資料的安全保密性、檔案管理的能力水平；大局意識具體是指：關注組織的發展、能夠為組織的發展出主意等。因此，思想政治工作應該在此基礎上開展。例如，在思想政治工作中，應該加強辦公室檔案管理人員對資料的完整性和準確性之間的關系的認識，并作為崗位評優的重要指標之一。對于安全意識而言，思想政治工作應該采用老員工帶新人的方式，采用老員工以身作則、言傳身教的方法，強化新人的安全意識。

（二）利用思想政治模式增強崗位意識的形成。現代化的思想政治工作，應該摒棄老一輩的生硬說教方式或采用批評教育的工作模式。在思想文化上應強調他們應具備的主人翁意識，在結合以前思想政治工作模式的經驗時，還應該做些儀式類的活動，例如樹立榜樣等，以此表達出特有的思想政治模式。當前辦公室檔案管理人員的年齡普遍較為年輕，做事風格相對個性化、有拼勁、有創新。因此，在新一代思想政治工作的表達形式上，應該切合他們的感受。例如設計出不同的活動項目，并實施評比與獎勵的手段，提高管理人員的積極性。利用部門思想政治工作的宣教，讓管理人員能夠深刻了解崗位意識的重要性。

五、結束語

本文主要是對辦公室檔案管理人員的崗位意識進行了一定程度的解讀，崗位意識包含了三種意識形態：學習意識、責任意識以及協作意識，并在此基礎上進行了目標的定位。最后結合思想政治模式的方式強化崗位意識的形成，由此可見，崗位意識的強化對檔案管理人員具有非常重要的作用。

【參考文獻】

[1]余曉莉，和麗萍，黃曉瓊.檔案管理人員應具備的幾種意識[J].蘭臺世界，2016，10（25）：62-63.

[2]王立鶴.檔案管理人員職業素養探析[J].辦公室業務，2016，44（1）：160-161.