淺談財務檔案管理信息化建設

吳靜

摘 要：本文闡述了財務管理信息化的必要性，分析了財務檔案管理信息化建設中的問題，探討了加強財務檔案管理信息化建設的措施。

關鍵詞：財務檔案管理；信息化建設

隨著信息技術的高速發展，我們也進入了一個新的時代——信息化時代。計算機網絡技術的使用使得事業單位財務檔案管理工作變得更加簡單方便，有效提高了工作效率。

1 財務管理信息化的必要性

檔案信息化是檔案管理部門適應社會信息化發展的必然要求。自上世紀末期提出檔案信息化以來，我國的檔案信息化建設工作已經初見成效，全新的信息化檔案管理模式也得到了社會的普遍認可。隨著財務工作范圍的拓展和管理要求的提高，改進財務檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設電子財務檔案，實現財務檔案的網絡化管理，既是適應現代化管理的需要，也是搞好單位財務檔案管理的必然選擇。將財務文件檔案轉變為電子信息，即電子介質的財務檔案后，可以存儲于磁盤、光盤及移動設備中，這種虛擬數據模式下的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統的財務檔案，電子財務檔案具有無可比擬的優點，能夠較好地適應高數據量的財務檔案的發展需求。具體表現在：電子財務檔案易于修正、復制和重置，便于、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存儲形式多樣，既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質材料中。另外，隨著信息科學的發展，當前數據統計分析的軟件很多，以信息化方式存儲的數據便于計算、分析，能夠方便、快捷獲得所需結果。而且，財務檔案信息化后，還可以通過計算機操作和網絡交流，滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和工作質量。

2 財務檔案管理信息化建設中的問題

2.1 財務檔案管理信息化建設現狀

雖然財務檔案管理信息化是目前財務檔案管理工作的必然走勢，但其信息化道路卻存在諸多障礙。各方機構嘗試用不同方式建立信息化的財務檔案管理模式，雖都有一定成果，但整體來說存在較多問題。目前，財務檔案管理的信息化在檔案信息的數字化和信息化管理的基礎設施建設如網絡平臺、信息管理軟件的開發等上已取得一定進展，財務檔案管理軟件逐漸強大，處理效率不斷提升。但信息化覆蓋程度不高，信息化工具使用效率不高的問題仍然存在。

2.2 財務信息化管理流于表面

隨著電子化逐步取代紙質化后，電子財務信息的數據整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質會計財務檔案在整理、裝訂時類別不清，更新不及時，往往導致數據統計不夠權威和有效。轉化為虛擬數據庫后，許多部門仍存在資料管理低效的問題，數據冗繁和重復的現象屢見不鮮，致使信息化后的財務狀況提效有限。其次，財務信息化不能促進科學化和準確化。目前很多單位，為謀求更大利益，面對客觀的數據往往隨意操作，篡改數據，例如在處理債權債務時，將收入掛債權債務賬戶來偷稅漏稅等，將信息化引導下的規范化和精細化扭曲變形，因而信息化程度還不到位，不能及時滿足對外對內信息需求者的要求。

2.3 隊伍整體素質不高

我國從事財務檔案管理的人員，能夠運用現代化技術手段搜集和整理財務檔案，同時又能夠將紙質檔案轉換成數字化檔案的專業人員非常少，這一現象并不是說整個財務部門的工作人員缺乏，而是具有財務檔案管理信息化知識技能的專業人員的匱乏。造成這種現象，有以下幾個主要因素：少數人員觀念比較傳統落后，對于財務檔案管理工作在思想上的認識比較簡單，認為將檔案保存好，不讓其丟失就是完成了工作任務；沒有系統有效的培訓，造成財務檔案管理人員前瞻意識不強；雖然有專職的財務檔案管理人員，但是人員配置明顯不足，尤其是可以將紙質檔案有效地轉變成數字化檔案的能夠運用現代化技術手段管理檔案的人員。

2.4 電子文件的信息共享，帶來了一些不安全因素

以計算機為載體的電子文件檔案，不同于以紙質為載體的紙質檔案，它可以不受時間、地點和人員的限制隨意閱讀，這種電子文件的共享性是其運作環境網絡化決定的，是一種進步和發展。同時，也對電子文件帶來不安全和泄密因素。如不采取措施，則可使網絡的任何終端設備讀取在網絡上的文件，致使一些保密文件泄密。

3 加強財務檔案管理信息化建設的措施

3.1 加強信息軟件基礎設施建設

基礎的硬件、軟件平臺始終是財務檔案信息化建設的基礎，需要注意的是，信息化基礎設施建設絕不僅僅是提升硬件平臺數量，或是簡單的配置信息化管理設備，真正能夠直接協助財務工作者進行財務信息管理的是信息軟件。信息軟件的處理能力直接決定財務工作者的工作質量，信息軟件的人機交互友好程度直接決定財務工作者的工作效率。因此真正決定信息化基礎設施質量的是信息軟件的質量，高質量的信息軟件無疑會給財務檔案管理的信息化提供巨大幫助。

3.2 提升財務檔案管理人員的信息化素質

財務檔案管理信息化要求從事的人員，不僅需要擁有傳統的檔案管理工作技能，而且對于計算機信息安全以及信息分析等新的知識技能也需要熟練運用。檔案管理信息化的建設能否成功，不僅與工作人員固有的知識技能水平有關，而且還取決于工作人員在工作過程中對于知識的更新以及技能培訓的效果。財務檔案管理部門必須通過各種有效的途徑和方式對財務檔案管理工作人員進行業務技能培訓，能夠更好地讓工作人員適應技術發展所帶來的新要求。

3.3 搞好財務檔案信息網絡建設，提高檔案使用效率

建立完善的財務檔案信息網絡，一方面可以將業務上級的文檔以及本級各單位的相關文件直接進入或轉換進入檔案數據庫，減少檔案人員的重復錄入工作，保證檔案信息的完整性。另一方而也可以實行聯機公共目錄查詢、也可以通過電子郵件等方式開展財務檔案信息咨詢。總之，網絡財務檔案的在線管理和使用功能，可以大大減少檔案在形成、調閱上的時空差，實現財務檔案管理山靜態管理向動態管理的跨越，整合財力資源、人力資源，提高財務檔案管理能力和質量。

3.4 設計可信的電子檔案安全管理系統

由于電子檔案對信息技術的依賴，安全、穩定的系統是防范風險發生的最有效的措施。因此就要求在設計系統之初，電子檔案管理人員必須參與到開發設計的工作中去，根據前端控制思想和全程控制思想，設計出滿足電子檔案保存功能需求的系統，尤其要注重系統在權限限制、身份證、安全警告、全程監控、保存遷移檔案、區分版本和自動保存日志等安全方面的功能。

4 結束語

我國財務檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使財務檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快財務檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，也是財務檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

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