淺議如何實現對房地產檔案的精確化管理

陳子懿

摘 要：隨著市場經濟的飛速發展，城市化進程的逐漸加快，房地產行業也迎來了重要的發展時機，相伴隨的，房地產行業中的檔案管理工作也得到了很大發展。本文主要分析了目前房地產市場中檔案管理的現狀，以及開展檔案精確化管理的必要性，并且針對如何提高精確化管理水平提出了自己的一些看法。

關鍵詞：房地產市場；檔案管理；精確化

不容置疑，檔案管理對于房地產市場的進步產生重大影響，但是隨著房地產行業中產生的數據資料越來越多，加上檔案管理方式上存在的一些問題，從客觀上導致檔案管理的效率偏低，這就有必要改變傳統的檔案管理模式，采用更加精確化的檔案管理手段，來提高檔案管理的效率。如何做到檔案管理的精確化，是當前急需要解決的難題。

1 房地產檔案特征

1.1 為行政活動提供依據

房地產檔案是指國家職能部門在日常行政活動中，依照法律賦予的職權范圍以及程序形成的，體現出房地產市場變化情況以及國家職能部門的法定職責。房地產檔案可以明確權利人與房屋之間的真正關系，為房地產交易行為提供了充足法律依據。

1.2 動態性

房地產檔案具有動態變化的特性，究其原因主要有以下兩點：一是受到自然災害、人為原因等因素的影響，房地產性質自身發生了變化，比如房屋損毀、產權變更等；二是房屋外部條件發生了改變，要求檔案做出相應調整，包括門牌號變化、街巷變化等。由此可見動態性是房屋檔案的特點，這也意味著管理者需要通過動態化的管理方式，保證檔案內容與房屋真實產權相一致。

1.3 地區性

房地產管理遵循的是屬地管轄原則，即每個地區的房產管理部門對本地的房產進行管理，如果管理部門管理不規范或者缺乏統一標準，則直接影響到房地產檔案的質量，不利于當地房地產行業的發展。

1.4 利用率高

房地產檔案在實踐中利用率很高，一處房產就對應一份案卷檔案，由此可見房地產檔案數量十分龐大，這也無形中加大了檔案管理人員的工作壓力，要求管理者必須采取科學有效的檔案管理方式，規范檔案管理工作。

2 開展房地產精確化管理的必要性

目前很多地區政府部門都十分重視對房地產檔案的管理，認為認真做好檔案管理工作，才能推動房地產行業的迅速發展，同時也才能真正實現檔案服務于民的目標。雖然很多地區的房產管理部門針對檔案管理工作制定了相關的規章制度，規定了人員績效考核的方式，但是從實踐來看，這些規章制度并未真正落到實處，檔案的收集、整理、歸類等工作仍然未按照既定規范進行，導致檔案管理水平并不高。檔案管理工作強調的是對檔案的充分利用，實現檔案資源在多個部門之間的互通共享。如果管理者僅僅履行了檔案管理任務，而忽略了對檔案資源的開發利用，到頭來檔案資源也僅僅是一張廢紙。由此可見，運用精細化的管理模式開展對房地產檔案的管理工作，對促進房地產市場發展、服務于社會廣大群眾都有重要意義。

3 房地產檔案管理現存的問題分析

雖然各部門以及管理人員對房地產檔案管理工作的重視程度在不斷提升，但是整體而言房地產檔案管理仍然存在著許多的問題，最主要問題在于管理方式單一化。常見的檔案管理包括文字、圖片、視頻影像資料等，看似檔案儲存管理方式很多，但是隨著信息化時代的到來，這些管理方式已經無法滿足人員對檔案資源的需求。隨著計算機技術在房地產行業中的充分運用，許多管理部門嘗試利用信息化技術來取代傳統的手工管理模式，無紙化管理的目標有望實現，這也就是人們經常提到的電子檔案。電子檔案本身具備了數字化、電子化、與信息載體密不可分等諸多特征，也正是這些固有特征決定了要想長期完好保存電子檔案，對管理人員的技術要求較高。比如電子檔案儲存標準不同，則可能導致檔案無法在不同部門之間實現共享；對電子檔案缺乏統一的編號，則可能導致檔案管理的無序性等等，以上這些都是目前檔案管理面臨的難題。

4 提高房地產檔案精確化管理的途徑思考

提高對房地產檔案的精確化管理，可以有效解決檔案管理中的諸多問題，提高管理的質量，使檔案可以更好地為社會服務。

4.1 將房地產管理工作納入到工作日程中

房地產檔案是反映房屋產權的唯一依據，如果檔案丟失或者遺漏，則可能為行政相對人帶來不必要的損失。近幾年隨著房地產市場的迅速發展，各地方房產部門都開始重視對房產檔案的管理。作為職能部門，應當將房產檔案管理納入到日常的管理工作中，從思想上予以足夠重視。一是將房屋產權產籍的檔案管理工作納入到職能部門日常工作中，由部門主任負責統一的領導，承擔起管理的職責；二是認真做好檔案的歸檔工作，執行切實可行的檔案管理計劃，確保檔案管理工作可以有序進行；三是建立檔案管理的目標，以目標實現率來衡量管理工作的質量。通過這種責任分配、職責到人的管理方式，來督促管理部門各個成員積極履行自己的管理職責，提高檔案管理的精確化水平。

4.2 規范基礎檔案管理工作

提高檔案管理工作的規范性，為管理工作制定明確的標準，也是提高檔案管理精確化水平的重要途徑。每個房地產的產權和產籍檔案可以按照自然區域來進行劃分、編號以及分類，每幢房屋都有相應的案件，真實反映產權變化情況。管理人員在立卷、整理的過程中應當做到無遺漏，歸檔方式應當順應房地產市場的發展規律，保證每個檔案之間的關聯性。提高檔案管理的精確化水平，應當從立卷質量著手，尤其是檔案數量較大的時期，更應到保證立卷的效率和質量。每份檔案卷宗在經過專門人員檢查之后才能進入到倉庫，檔案借閱、保存、移出等手續應當及時做好記錄工作，保證記錄的實時性。

4.3 采用信息化技術開展檔案管理

隨著信息化技術的迅速發展，該項技術對于提升檔案管理精確化水平來說至關重要。信息化管理要求檔案管理工作實現信息化，將信息化技術充分應用到檔案管理的各個階段，提高管理的質量，實現檔案管理工作的自動化。目前雖然很多部門也嘗試著運用信息化技術開展檔案管理，但是更多情況下仍然是采用了紙質化的管理方式，這種管理模式需要花費大量時間、占據大量空間，不利于檔案的保存，更談不上充分利用檔案。因此各部門應當加大對信息化技術的利用頻率，將該技術滲透到檔案管理的各個環節中，提高檔案管理的質量。

4.4 明確房地產檔案管理的服務對象

檔案管理工作最終目的是為使用者提供便利，方便使用者查詢和利用檔案資源。因此作為檔案管理部門，要想提高檔案管理的精確化水平，必須要做好以下幾點：一是了解使用者需求，主動針對使用者各種需求來開展檔案管理工作，提高用戶滿意率；二是根據房地產檔案管理特點，做好檔案管理質量的分析工作，改進各項業務水平。

5 結束語

綜上所述，房地產檔案為房地產市場發展提供了重要參考，檔案管理質量也直接影響到市場發展水平。因此作為檔案管理工作者，應當不斷審視檔案管理工作中的不足，針對這些不足改進檔案管理方式，提高管理工作的精確性。

參考文獻

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