建設工程檔案歸檔管理創新路徑研究

邢月鵬

摘 要：建設工程檔案管理工作，對于建設工程投資控制、質量控制工作的影響均非常大。同時，還會對竣工后的使用情況、改造等構成直接的影響。為此，需給予建設工程檔案歸檔管理工作更多的重視，結合實際管理中的問題進行分析，進而制定針對性的處理措施予以完善和創新，促使我國建設工程檔案歸檔管理工作的順利實施。

關鍵詞：建設工程；檔案歸檔；管理

隨著社會經濟的快速發展，使得我國建設工程的市場也更加成熟，建設工程的數量越來越多。同時，人們對于建設工程的要求也更高[1]。因為建設工程系統較為龐大，所以在任何環節出現問題后，均會對工程的施工進度、施工質量構成不良影響。為此，應做好建設工程檔案管理工作，以便確保檔案資料更加完整、細化、規范，更好的落實各項工作。

1 建設工程檔案歸檔管理的重要性

建設工程的所有部門，均需秉持對國家、黨、人民的高度負責理念，做好建設工程檔案歸檔管理工作。這就需要給予建設工程檔案歸檔管理工作更多的重視，并對建設工程檔案管理工作重視起來。然后，實際實行檔案歸檔管理的時候，和建設施工企業、監理企業、驗收企業相互配合，構建并移交完善的工程檔案的職責。做好建立檔案、管理檔案的建設工作，完善管理部門的館藏工作，為建設規劃、更好的開展管理工作奠定良好基礎，進而推動我國社會經濟的良好發展。

2 建設工程檔案歸檔管理中存在的不足

（一）管理人員的認識問題

較多的建設工程企業管理人員，對于建設工程檔案管理的認識比較匱乏，主要的表現：不能給予建設工程檔案管理工作重視，這時工程檔案管理工作無專業人員進行管理。而非專業人員在實行收集資料、整理資料的時候，因為其管理意識比較薄弱，無法合理的運用自身的專業進行管理。與此同時，建設工程所使用資料后，被隨意丟棄。這樣一來，資料無法很好的儲存，導致后期不能很好的利用，進而導致原始記錄資料遺失

（二）建設工程的歸檔管理規范問題

部分建設檔案管理人員的綜合素質較低，業務能力較弱。因為自身專業所致，導致其在實行檔案收集、檔案范圍、檔案類型等工作中，存在較大的誤區，進而促使其不能根據檔案的具體規定實行各項分類和整理工作[2]。而檔期實行檔案資料收集工作，對檔案流程不熟悉的時候，就會被動接收建設工程的文件、資料，而不能仔細做好整理工作，合理的利用接收資料。

（三）建設工程檔案歸檔管理問題

因為建設工程的檔案歸檔、管理工作，沒有專業的人員和部門執行。長時間處于比較懶散的管理情況下，使得建設工程檔案歸檔管理工作無具體的機構實施。此外，建設工程的工作較多，如施工、監理、驗收等，而建設企業對工程資料保管比較分散，這樣的情況下就會很難較好的做好檔案管理完善工作、系統建設管理工作。

（四）建設工程檔案管理措施問題

建設工程沒有獲得檔案管理部門對工程的支持，如建設工程場所、建設經費。同時，部分檔案管理企業無完善的系統設施、條件，不能對工程資料實行有效的保管。對于部分縣鎮城建檔案管理組織，會受到經濟、辦公場所等因素限制，導致檔案管理工作的影像設備不能很好的完善，同時和具體的要求有較大差異。這時，就會從根本上對建設工程檔案歸檔管理工作開展情況，構成嚴重的阻礙[3]。

3 建設工程檔案歸檔管理的創新路徑研究

（一）做好建設工程驗收后的備案管理工作

備案機關對建設工程提出的建議、城建檔案對建設工程的意見，有著重要的意義。為此，建設工程做好驗收備案工作非常必要。需給予檔案驗收工作、備案工作更多的重視，進而提高建設工程檔案管理的職能，以及檔案管理的質量。

（二）嚴格執行相關的規章制度

通過加強執法部門對于建設工程檔案歸檔管理監督機制，監理檔案的評價系統。不同地區城鄉建設主管部門，應將工程檔案歸檔管理的內容，納入執法檢查的項目中，積極獲得城建檔案部門的支持，進而依法檢查并整頓建設工程檔案歸檔工作中的問題、管理工作中的問題。其次，應將建設企業、施工企業的工程檔案、管理、移交的情況，納入到建設工程項目建設中、誠信體系建設中。針對沒有按照具體規定記錄而移交的工程檔案企業，不列入誠信評價系統中，以充分發揮監督的機制[4]。

（三）做好建設工程的后續工作、工程歸檔工作

以往，建設工程檔案歸檔管理的時候，建設企業應辦理建設工程竣工的檔案認可書，再到建設工程備案機關做好相關材料的辦理工作。將材料、認可書上交到建設工程檔案部門，做好相關建設工程檔案歸檔處理。然而，上述流程中存在較多的紕漏，如：一些建設工程辦理竣工檔案后，工程檔案沒有被嚴格監管，這時建設工程檔案長期不能歸檔。為處理這一問題，相關的企業需結合實際工作、建設工程的具體要求進行處理和完善。相關部門在建設工程檔案辦理人員實行竣工檔案認可書時，做好檔案移交工作、檔案辦理工作，這樣能夠節省掉了較長時間的歸檔問題。與此同時，這種處理方式還能夠保證建設工程檔案預驗收得到認可，并和建設工程檔案歸檔在同時實施。這樣一來，企業實行預驗收認可的時候，即便檔案不能及時做好歸檔工作，也可對負責人員進行承諾，具體明確負責人員竣工驗收后60天內實行檔案移交，若不能按照承諾書的內容落實工作，將不對下一個建設工程竣工檔案給予認可。以此，對沒有實行建設工程檔案歸檔的企業予以警告。

（四）做好建設工程檔案管理和各部門的配合工作

由于建設工程檔案管理工作需要已許多建設企業的部門保持較為密切的關系，為此，就需要檔案管理部門和其他部門做好配合，以便獲得施工部門、建設部門、監理部門等支持，構建高效協作的管理體系[5]。首先，檔案管理部門需加強對各部門工程信息的了解，以便及時和其他部門聯系，實行業務指導，提供創新的服務模式，制定針對性服務。其次，需制定具體的規范，明確各部門的建檔工作、報送工作、移交工作等要求，確保檔案的完整和真實性。確保檔案編制工作和建設同步實施，對工程建設情況進行真實反應，以確保檔案的真實和有效，加強對工程質量、進展的監督，進而促使建設企業、紀檢監察部門、投資審評等各部門工作能有效開展。

4 結語

建設工程檔案管理工作，屬于動態變化管理的過程。當前，隨著社會經濟不斷的發展，使得建設工程在新形勢下的工作任務越來越多，面對的挑戰也更大。為此，建設工程需要做好管理創新工作，以便促使建設工程檔案管理工作能更好的開展，并從根本上提高管理的效率。

參考文獻

[1]任躍芝.建設工程檔案歸檔管理創新路徑[J].城建檔案，2017（1）：64-65.

[2]熊英.促進高職檔案管理工作創新途徑研究[J].改革與開放，2016（24）：126-127.

[3]毛娟.事業單位檔案管理的創新路徑研究[J].辦公室業務，2016（21）：102-102.

[4]王倩.淺析新形勢下創新水利工程檔案管理的途徑[J].工程技術：引文版，2016（12）：00047-00047.

[5]郭亞軍，王穎，王彥斌等.新常態下的大型審計項目檔案歸檔模式創新研究[J].北京檔案，2016（1）：26-29.