企業(yè)改制過程中檔案管理存在的問題及解決措施

摘 要：在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案是記錄企業(yè)管理、生產(chǎn)、人事變動、重大決策以及經(jīng)營內(nèi)容等歷史性資料，不僅記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，更為企業(yè)制定以及調(diào)整經(jīng)營戰(zhàn)略、發(fā)展目標(biāo)具有指導(dǎo)作用。本文通過對企業(yè)改制過程中檔案管理存在的問題以及解決措施進(jìn)行分析，旨在為當(dāng)今企業(yè)更好的發(fā)展提供理論參考資料。

關(guān)鍵詞：企業(yè)改制；檔案管理；問題；措施

隨著我國經(jīng)濟(jì)與社會的不斷發(fā)展，加之國外先進(jìn)的管理模式傳入我國，促使當(dāng)前企業(yè)管理面臨改制這一現(xiàn)實問題，而伴隨企業(yè)改制的深入發(fā)展，在檔案管理中存在的問題逐漸凸顯，對企業(yè)良性改制形成一定阻礙，嚴(yán)重影響企業(yè)改制效率。因此，為了使我國企業(yè)改制工作以及實踐過程可以更加順利，分析當(dāng)前改制過程中檔案管理存在的問題以及提出合理的解決措施顯得尤為重要。

1 概述企業(yè)改制與檔案管理的關(guān)聯(lián)

所謂企業(yè)改制是指基于企業(yè)發(fā)展需求，并在國家相關(guān)法律規(guī)范下對企業(yè)固有經(jīng)濟(jì)管理模式、管理體制、資本結(jié)構(gòu)以及組織形式進(jìn)行改變的理念，促使企業(yè)在客觀上更適應(yīng)社會發(fā)展進(jìn)程，從而創(chuàng)造更高經(jīng)濟(jì)價值。其中，整體改制以及部分改制是企業(yè)改制中較為常見的內(nèi)容，而個人獨資企業(yè)、合伙企業(yè)以及公司制企業(yè)是企業(yè)改制主要方向。無論何種企業(yè)在發(fā)展過程中均會形成一些文字資料，這些資料則是有關(guān)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展、人事管理、社會保險業(yè)務(wù)以及機(jī)關(guān)文書等其他與企業(yè)相關(guān)資料，而對這些資料進(jìn)行分析、搜集、統(tǒng)計、整理以及存檔的過程，就是對施行企業(yè)檔案管理的過程，可見檔案管理內(nèi)容均與企業(yè)日常運行息息相關(guān)，因此可作為企業(yè)改制重要參考資料。

2 企業(yè)改制過程中檔案管理存在的問題

首先，在企業(yè)改制過程中檔案較多且對空間需求較大。由于當(dāng)今市場經(jīng)濟(jì)競爭態(tài)勢越發(fā)激烈，致使有些企業(yè)不得不進(jìn)行改制而謀求長遠(yuǎn)發(fā)展，其中以資源性集體企業(yè)改制現(xiàn)象較為普遍。這些需要改制的企業(yè)絕大多數(shù)是由于經(jīng)營不善而被迫進(jìn)行改制，致使檔案管理在改制企業(yè)消極環(huán)境中存儲情況相當(dāng)雜亂，加之管理不善，導(dǎo)致有些檔案內(nèi)容并不全面，而部分檔案卻出現(xiàn)庫滿為患、堆積如山的現(xiàn)象。

其次，企業(yè)改制過程中的檔案管理設(shè)施不夠完善。經(jīng)濟(jì)效益一直是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中最為關(guān)注的內(nèi)容，而由于檔案管理并無法直接為企業(yè)產(chǎn)生利潤，致使有些改制過程中的企業(yè)將更多人力、物力以及財力放在了經(jīng)濟(jì)活動相關(guān)環(huán)節(jié)，并不希望在檔案管理中投入過多管理設(shè)施，例如建設(shè)檔案館、設(shè)立檔案管理部門、構(gòu)建信息化檔案管理網(wǎng)絡(luò)以及聘請專業(yè)檔案管理人員等，導(dǎo)致本就千瘡百孔的檔案管理現(xiàn)況，客觀管理環(huán)境更加惡劣，并無法發(fā)揮檔案管理的積極作用。

再次，缺乏規(guī)范的檔案管理制度。雖然，為了使當(dāng)前企業(yè)改制過程中檔案管理可以發(fā)揮積極作用，國家頒布了相關(guān)法規(guī)規(guī)范企業(yè)檔案管理相關(guān)工作，但是受企業(yè)檔案管理意識較為薄弱、經(jīng)營能力有限以及缺乏專業(yè)管理人才等因素影響，致使當(dāng)今企業(yè)面對檔案管理工作只是應(yīng)付心理，并沒有針對自身發(fā)展情況而科學(xué)設(shè)定管理制度，導(dǎo)致在改制過程中的企業(yè)檔案管理仍然流于形式，且呈現(xiàn)自由整理狀態(tài)，嚴(yán)重影響企業(yè)檔案管理水平的提高。

最后，在企業(yè)改制規(guī)程中存在大量檔案流失的現(xiàn)象。由于改制企業(yè)缺乏檔案管理意識，并不愿在檔案管理中投入過多，加之缺乏行之有效管理制度，導(dǎo)致在改制企業(yè)中任何人都可隨意拿取檔案，而經(jīng)由許多人傳閱的檔案也無法保證其內(nèi)容的正確性，最終造成檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)象。在企業(yè)改制過程中企業(yè)要解決的問題千頭萬緒，并無暇顧及檔案管理，使得企業(yè)在想應(yīng)用某方面的檔案時，并無法及時獲取，甚至對丟失檔案無法追查，嚴(yán)重影響企業(yè)檔案的完整性。

3 解決企業(yè)改制中檔案管理存在問題的措施

3.1 加強國家立法的約束

我國作為法制國家，依法治國作為立國之本，指導(dǎo)并監(jiān)管著社會上各行各業(yè)的合理發(fā)展，對企業(yè)改制過程中檔案管理相關(guān)工作亦是如此。因此，國家在區(qū)別改制性質(zhì)基礎(chǔ)上，制定具有針對性的法律內(nèi)容，促使法律對檔案管理的約束力更強，有利于為企業(yè)改制提供高效的檔案資料支持。此外，國家在相關(guān)法律法規(guī)中，不僅應(yīng)明確改制企業(yè)中檔案管理應(yīng)遵守的條款，還應(yīng)對違反檔案管理的企業(yè)給予一定的處罰，對造成檔案管理重大損失者追究其法律責(zé)任，使改制企業(yè)得以加強對檔案管理重要性的認(rèn)知，為改制中發(fā)揮檔案積極作用奠定基礎(chǔ)[1]。

3.2 加強對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

在改制企業(yè)中，企業(yè)要面對的事情非常復(fù)雜，這時只有將檔案建設(shè)做到井井有條，才可為企業(yè)改制提供參考意見，為企業(yè)規(guī)劃長遠(yuǎn)發(fā)展以及戰(zhàn)略目標(biāo)提供行之有效的資料基礎(chǔ)。因此，無論企業(yè)面對怎樣的改制現(xiàn)況，都應(yīng)按照國家法律規(guī)定落實科學(xué)高效的檔案管理工作。首先，企業(yè)應(yīng)針對改制現(xiàn)況，將檔案管理分為兩個方面：一是常規(guī)管理，只針對不涉及變更、銷毀、合并、留檔等需求的檔案，如社會保險業(yè)務(wù)等檔案資料；二是應(yīng)急管理，是指針對需要配合改制工作，而被隨時調(diào)用的檔案資料，其中包括企業(yè)日常經(jīng)營資料、人事檔案、職工檔案以及一些機(jī)關(guān)文書等檔案資料。其次，設(shè)立檔案管理部門或建設(shè)檔案管理室。檔案是對企業(yè)過期發(fā)展的總結(jié)性資料，更關(guān)系到企業(yè)在未來的發(fā)展，因此企業(yè)應(yīng)針對自身檔案資源具體情況，建設(shè)檔案室或設(shè)立檔案管理部門，確立檔案管理專屬組織與人員，促使企業(yè)在改制過程中不會出現(xiàn)流失檔案、檔案異常銷毀等消極現(xiàn)象；最后，企業(yè)應(yīng)結(jié)合信息技術(shù)，設(shè)立現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，將改制企業(yè)龐雜的檔案利用信息技術(shù)形式進(jìn)行分析、編制以及歸檔，并根據(jù)檔案內(nèi)容與作用，設(shè)置機(jī)密性與公開性，針對不可共享的檔案采用專人密碼管理，使檔案管理工作更加高效[2]。

3.3 完善檔案管理制度

檔案管理制度作為貫徹落實在檔案管理中，對檔案管理施行監(jiān)管，并具有全面性、科學(xué)性以及高效性。首先，在改制企業(yè)中檔案管理制度應(yīng)監(jiān)管企業(yè)將檔案分門別類，確保檔案可以隨時調(diào)用，并發(fā)揮積極作用；其次，在企業(yè)改制過程中應(yīng)將借出檔案及時追回，為了使檔案索要更加高效，可以利用借閱手續(xù)、傳閱記錄等形式將檔案追回，從而確保企業(yè)檔案的完整性；最后，在移交檔案時應(yīng)簽訂協(xié)議書。受我國《檔案法》相關(guān)內(nèi)容規(guī)定，針對移交檔案，檔案移交方具有優(yōu)先使用權(quán)，而檔案館或新單位應(yīng)遵守檔案移交方對部分檔案限制利用、不予公開的規(guī)定。為了使檔案管理制度更加完善，存在檔案移交需求的改制企業(yè)應(yīng)與檔案館簽署相關(guān)協(xié)議，對檔案數(shù)量、使用限制、權(quán)利義務(wù)、報關(guān)費用、保存期限以及保存形式均做好明確規(guī)定，避免出現(xiàn)紕漏而影響檔案管理有效性。

3.4 加強檔案管理重要性的宣傳教育

國家除了應(yīng)加強《檔案法》的宣傳工作，促使改制企業(yè)認(rèn)清檔案管理重要性，還要利用媒體、報刊、廣告以及構(gòu)建咨詢平臺等形式，加強檔案管理重要性的宣傳，并給予引導(dǎo)、幫扶以及跟蹤落實等服務(wù)，從而為改制企業(yè)檔案管理營建良好的客觀環(huán)境。

4 結(jié)語

綜上所述，在改制企業(yè)中檔案管理可以為企業(yè)制定戰(zhàn)略目標(biāo)、明確發(fā)展方向提供有效依據(jù)，因此應(yīng)受到改制企業(yè)的關(guān)注與重視。為了使檔案管理可以發(fā)揮積極作用，改制企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》相關(guān)規(guī)定，并設(shè)立專門檔案管理部門，制定符合企業(yè)改制需求的檔案管理制度，促使企業(yè)在改制過程中的檔案管理不僅可以發(fā)揮積極作用，而且可以為社會提供更好的檔案管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]譚鑫.論我國企業(yè)改制后的人事檔案管理和存放問題[J].商場現(xiàn)代化，2015（8）：125-125.

[2]陳玲玲.改制企業(yè)檔案管理工作亟待加強[J].浙江檔案，2014（12）：64-64.

作者簡介

陳靜（1979-），男，漢族，四川眉山人，大學(xué)本科。