淺析檔案管理的電子化建設

李炳

摘 要：目前，隨著我國信息技術的不斷發展，傳統的檔案管理模式已經不能滿足社會經濟發展的需求。通常情況下，傳統的檔案管理只是對紙質資料進行簡單的處理和保管工作，在管理水平上一直得不到有效的提升，從而導致檔案資料的使用價值受到了一定的限制。如今，信息技術在檔案管理工作中得到了非常廣泛的使用，但是因為操作不當造成在使用的過程中還存在一些問題。本文主要對檔案管理的電子化建設進行了分析，并針對其中存在的問題提出了一些有效的解決措施，希望能為相關的檔案管理人員提供一定的參考依據。

關鍵詞：檔案管理；信息技術；電子化建設

檔案管理電子化指的就是以檔案文件為主要的管理對象，然后通過計算機技術對檔案進行掃描、錄入、存檔以及查閱等，這樣就可以將檔案轉化為二次資料信息提供給人們利用。電子檔案管理與傳統的管理方式相比存在著非常明顯的差異，目前，將電子圖像文件集合的介質主要包括了磁盤、磁帶以及光盤等。

1 檔案管理電子化的優點

結合目前的實際情況可以了解到，將信息技術應用于檔案管理中與傳統的管理方式相比可以發揮出非常明顯的優勢，具體主要體現在以下幾個方面：第一，可以將計算機的作用充分的發揮出來，從而可以不斷提高檔案資料的利用效率；第二，減少了二次文獻在加工過程中所花費的時間從而使檔案信息管理的時效性得到有效的提高；第三，通過實行電子化管理，可以將資料信息進行有效的拷貝，這樣有利于將拷貝成果及時匯報給各個部分的領導，可以在社會上形成一定的影響力，這樣檔案部門的重要性也就得到了明顯的提升；第四，通過建設檔案管理電子化，可以使檔案信息與先進管理技術之間實現有效的結合。

2 電子檔案管理中容易出現的問題

因為電子檔案的內容與形式兩者之間是相對的，這就造成在內容方面存在著一定的不穩定性，也很難實現一定的固定形式，當檔案管理部門在對電子檔案進行檢查工作的過程中，就很難對電子檔案的安全性與可靠性進行準確的判定。結合實際的應用結果可以了解到，電子檔案在管理的過程中其問題主要體現在了以下幾個方面。

2.1 原始性問題

在對電子檔案的原始性進行判定的過程中會存在一定的難度。主要是因為電子檔案所形成的資料屬于虛擬文件，并且在轉換過程中的特點與輸送以及接收的特點沒有特別明顯的差異，通常情況下，電子檔案表現出的狀態不只是原始文件，其中也有部分復制內容。

2.2 真實性問題

電子檔案在管理的過程中，其真實性經常會受到一定的影響。在將紙質文件轉化為電子文件的過程中，可能會因為操作失誤會對檔案信息的真實性造成一定的損壞。與傳統檔案管理方式相比，電子檔案管理中出錯的概率是非常高的，另外電子檔案也可以被外界進行復制，或者是被篡改之后也很難發現更改的痕跡。

2.3 完整性問題

電子檔案在進行管理的過程中，其檔案內容的完整性一直得不到有效的保障。主要是因為電子文件的狀態是不穩定的，在管理的過程中如果對檔案內容沒有及時的進行抓取，這樣就會導致部分信息內容缺失。

2.4 安全性問題

因為電子檔案具有一定的易操作性，這就導致在管理的過程中可能會經常出現一些非法操作。比如經常會存在部分檔案管理人員為了自身的利益擅自對檔案信息進行修改，這將會對檔案檔案的安全性以及單位部門的效益造成非常嚴重的影響。

3 電子檔案管理的對策以及建議

3.1 重視歸檔電子文件的技術處理

在對新型文件材料進行歸檔的過程中，管理人員一定要落實到實際的檔案管理工作當中，然后對檔案文件的傳輸、接受以及儲存等工作進行有效的監督，從而為電子檔案信息的原始性提供一定的保障，對與的檔案信息整合的具體操作流程進行全面的掌握。在實際的電子檔案管理工作當中，可以通過技術處理的方式，然后將已經儲存的文件轉化為：“只讀性”文件，這種文件在查閱的過程中只支持閱讀，但是不可以進行改寫，這樣就可以有效的保證電子檔案信息的原始狀態，使電子檔案的可靠性實現非常明顯的提升。

3.2 解決好電子文件的保存問題

電子檔案是在化學磁性基礎上來實現對文件的保存工作的，如果是站在理論的角度上來看電子檔案可以實現永久性保存，原因是因為在對電子檔案進行讀取的過程中可以不與實物進行接觸，在這中間不會出現損壞現象。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在保護層之內，這樣就不會受到外界因素的影響。但是，通常情況下電子文件可以在很快的時間內形成，在一定程度上缺少了實際的儲存安全驗證，因此，相關的電子檔案研究人員還需要對文件信息的長期保存問題實行進一步的探究，針對其中存在的問題進行不斷修復，避免在保存的過程中出現信息丟失等現象。

3.3 及時更新電子檔案的文件結構

在對操作系統進行更新的過程中，也需要對檔案管理軟件的更新引起重視，并在電子檔案系統完整以及完全的基礎上，對電子檔案的文件結構進行及時的更新，這樣才能對全新的儲存環境進行及時的適應，從而為電子檔案的長期性保存提供良好的保障。

3.4 加強電子檔案的保管

在對電子檔案文件進行儲存的過程中經常會發生一定的變化，主要是因為存儲介質經常受到溫度以及濕度等外界因素的影響，再加上電子文件本身可能也會受到網絡技術的影響，這就需要結合實際情況建立出相應的檔案機房，并對檔案機房進行合理的安全性設計，可以選擇專門的檔案柜來實現電子檔案的有效存儲。

3.5 做好電子檔案數據備份恢復

在對電子檔案進行管理的過程中通過采取備份技術，這對于電子檔案的安全管理有著十分重要的意義。因為網絡在使用的過程中具有一定的不安全性，檔案文件通過信息化管理可能會對資料的完整性造成一定的影響，所以，建立科學的數據備份以及恢復系統是十分必要的，這樣電子檔案資料的完善性在受到破壞時可以在最快的時間內進行修復。

3.6 完善檔案人員的知識結構

隨著我國信息技術的不斷發展，要想在檔案管理工作中將信息技術的作用充分的發揮出來，其中非常重要的一點就是必須提高檔案管理人員自身知識結構以及綜合素養。電子檔案在進行操作和管理的過程中比較容易出現失誤，這將會對檔案信息的真實性造成非常嚴重的影響。因此，檔案管理人員在工作的過程中一定要嚴格落實自己的職責，檔案部門可以在規定的時間內開展一些相應的培訓課程，通過學習使管理人員自身的專業技能以及管理水平可以得到明顯的提升，加強對檔案機房的安全管理工作，全面掌握先進的檔案信息管理技術，在目前知識結構的基礎上進行不斷的完善和優化，從而在之后的電子檔案管理工作才能嚴格落實自己的職責，將檔案信息化建設的作用充分的發揮出來。

4 結語

綜上所述，隨著我國信息技術的不斷發展，信息技術在我國的檔案管理工作中得到了非常廣泛的使用，導致檔案管理工作在內容上發生了很大的轉變，這也就給檔案管理人員的工作帶來了更大的挑戰。因此，相關人員一定要加強對電子檔案管理的研究力度，針對目前管理中存在的問題進行深入的分析，通過采取有效的措施對影響因素進行解決，同時，還應該逐漸引進一些先進的檔案管理技術與方法，在目前檔案信息管理技術的基礎上實現不斷的完善，從而才能滿足檔案信息化建設的相關需求。

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