淺析醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作

白永梅

摘 要：醫(yī)院文書(shū)檔案能夠?yàn)獒t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層決策提供重要依據(jù)。提高文書(shū)檔案管理水平，不僅關(guān)系到文書(shū)檔案信息本身能否得到高效完整的保存、調(diào)取和利用，還關(guān)系到醫(yī)院的信息利益和需求的滿(mǎn)足程度是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。本文從文書(shū)檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)、文書(shū)檔案管理機(jī)制、文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)以及文書(shū)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)等方面入手，分析了當(dāng)前醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題，提出了提高文書(shū)檔案管理水平的具體措施，為更好地實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益提供了參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書(shū)檔案；管理

1 概述

文書(shū)檔案是一種重要的信息資源，通常是指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人在各種社會(huì)活動(dòng)中不斷形成并被作為原始記錄保存起來(lái)以便查證利用的歷史記錄，可以從多角度、多側(cè)面、多層次記載一個(gè)部門(mén)或單位的所有情況，具有較強(qiáng)的客觀(guān)性，屬于檔案的一個(gè)重要構(gòu)成成分。其中，文書(shū)檔案管理工作是文書(shū)檔案工作的重中之重，具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性、服務(wù)性、保密性。

隨著社會(huì)發(fā)展，文書(shū)檔案作為醫(yī)院的重要信息資源，地位越來(lái)越重要，醫(yī)院的文書(shū)檔案管理水平是醫(yī)院管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化發(fā)展程度的重要標(biāo)志，對(duì)醫(yī)院自身建設(shè)和發(fā)展具有重要的作用。因此，加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平現(xiàn)代化建設(shè)是醫(yī)院適應(yīng)新的社會(huì)形勢(shì)，不斷提高醫(yī)院管理水平的需要，對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展具有十分重要的意義。

2 醫(yī)院文書(shū)檔案的特點(diǎn)

醫(yī)院文書(shū)檔案主要包括上級(jí)部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)的公文、醫(yī)院的重大事件和活動(dòng)記錄、醫(yī)院工作人員及病患信息等最原始的資料，是非常重要的信息資源，具有規(guī)范性、服務(wù)性以及保密性等特點(diǎn)。

（一）規(guī)范性

醫(yī)院文書(shū)檔案的規(guī)范性表現(xiàn)為各種公文、檔案的格式規(guī)范化、制式化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于醫(yī)院文書(shū)檔案的數(shù)量繁多，應(yīng)用價(jià)值較高，因此，規(guī)范性的文書(shū)檔案有助于文書(shū)檔案的統(tǒng)一管理，是做好醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作最基本的保障，同時(shí)也能提高文書(shū)檔案的利用率，方便查詢(xún)調(diào)閱。

（二）服務(wù)性

醫(yī)院文書(shū)檔案具有較高的實(shí)用價(jià)值，其最大作用是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)層，如根據(jù)文書(shū)檔案中相關(guān)資料進(jìn)行編研或統(tǒng)計(jì)等工作，促使文書(shū)檔案資源得到合理的利用。因此，醫(yī)院文書(shū)檔案具有較強(qiáng)的服務(wù)性。

（三）保密性

醫(yī)院文書(shū)檔案中包含很多重要且不易公開(kāi)的公文或資料，因此，保證文書(shū)檔案的安全非常重要。不論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書(shū)檔案還是電子文書(shū)檔案，保密工作都是醫(yī)院文書(shū)檔案管理的重要內(nèi)容。

3 醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案管理意識(shí)不夠強(qiáng)

在相當(dāng)一部分醫(yī)院中，存在領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)文書(shū)檔案工作認(rèn)識(shí)不全面、不透徹的現(xiàn)象。文書(shū)檔案工作投入的人力和物力大，但見(jiàn)效慢，沒(méi)有明顯的經(jīng)濟(jì)效益，因此部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作不夠重視，說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)卻次要，認(rèn)為文書(shū)檔案管理就是簡(jiǎn)單的收集、歸納、保存而已，只要求文書(shū)檔案保存好，在工作需要的時(shí)候能夠提供參考。在眾多職能科室中文書(shū)檔案工作的地位不高，文書(shū)檔案管理人員安排少，甚至兼顧其他工作，缺乏專(zhuān)職檔案員，這種錯(cuò)誤的觀(guān)點(diǎn)給醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的實(shí)施造成了重重阻礙，嚴(yán)重影響了醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平的提高。

（二）文書(shū)檔案管理制度不完善

當(dāng)前很多醫(yī)院都存在文書(shū)檔案管理制度缺失或不完善的問(wèn)題，這與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)文書(shū)檔案管理工作不夠重視密切相關(guān)，文書(shū)檔案管理制度缺失或不完善直接導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作混亂，文書(shū)檔案的規(guī)范程度低，檢索效率不高。

（三） 文書(shū)工作與檔案工作銜接不緊密

文書(shū)與檔案管理工作既相互獨(dú)立又相互聯(lián)系，二者是相輔相成的關(guān)系。而在實(shí)際工作中，文書(shū)和檔案往往分塊管理，拉大了文書(shū)工作和檔案工作的距離，這種體制在某種程度上使得文書(shū)工作與檔案工作脫節(jié)，文書(shū)人員缺乏檔案意識(shí)，檔案人員不懂文秘工作，文書(shū)工作和檔案工作的銜接存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象，公文的格式和處理辦法不恰當(dāng)。例如，裝訂不規(guī)范，用紙不達(dá)標(biāo)，附件不規(guī)范，版記不全，原稿不全，編號(hào)不規(guī)范，程序辦理不規(guī)范，使用文種不當(dāng)?shù)鹊取?/p>

（四）文書(shū)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不夠高

一些醫(yī)院的文書(shū)檔案管理人員，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，專(zhuān)業(yè)水平與文書(shū)檔案管理要求有一定的差距，或者經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)但是很少參加繼續(xù)教育培訓(xùn)，專(zhuān)業(yè)知識(shí)陳舊，嚴(yán)重影響了醫(yī)院的文書(shū)檔案管理水平。

（五）各部門(mén)配合不夠

從醫(yī)院各部門(mén)收集文件資料，是醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的重要一環(huán)，但在操作過(guò)程中卻困難重重，有些部門(mén)為自己工作方便不愿把需要?dú)w檔的文件資料送到檔案員處進(jìn)行統(tǒng)一保管，而檔案員由于得不到有關(guān)職能部門(mén)的配合與支持，在工作中也常常心有余而力不足。這樣就會(huì)導(dǎo)致一些重要的文件資料散失，造成嚴(yán)重后果。

（六）文書(shū)檔案檢索效率不足

手工檢索與計(jì)算機(jī)檢索是文書(shū)檔案檢索的重要方式。一直以來(lái)，手工檢索被廣泛應(yīng)用。在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作中，手工檢索方式應(yīng)用范圍較大。部分文書(shū)檔案管理人員為了完成手工檢索工作，花費(fèi)大量時(shí)間與精力，且開(kāi)發(fā)了許多樣式的檢索工具。但手工檢索的質(zhì)量一直不高，影響了文書(shū)檔案管理價(jià)值的發(fā)揮。文書(shū)檔案檢索效率不足，在關(guān)鍵時(shí)刻會(huì)影響醫(yī)院決策。

4 提高文書(shū)檔案管理水平的措施

（一）提升醫(yī)院決策層重視程度

作為文書(shū)檔案管理人員，應(yīng)積極主動(dòng)匯報(bào)和宣傳文書(shū)檔案工作，采取多種活動(dòng)形式，向醫(yī)院決策層宣傳檔案工作的法律法規(guī)，提高決策層對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，爭(zhēng)取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的支持，使文書(shū)檔案管理工作納入醫(yī)院工作重點(diǎn)，從而改善文書(shū)檔案管理的硬件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化，促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在實(shí)際工作中，充分發(fā)揮文書(shū)檔案資料的作用。切實(shí)讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)體會(huì)到文書(shū)檔案工作的重要性。

（二）完善管理機(jī)制

建立健全相關(guān)規(guī)章制度，并強(qiáng)化執(zhí)行力。辦理公文按照規(guī)章制度，進(jìn)一步優(yōu)化、細(xì)化檔案管理的程序和規(guī)定，使檔案管理制度簡(jiǎn)潔明了，可操作性強(qiáng)。文書(shū)檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公文規(guī)定、嚴(yán)格審核、嚴(yán)格簽發(fā)，杜絕濫發(fā)文件現(xiàn)象，認(rèn)真審核簽發(fā)手續(xù)、附件是否完善，審查文件格式是否規(guī)范，按照程序復(fù)審需要修改的內(nèi)容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行，制定文件的發(fā)文范圍，嚴(yán)格控制文件件數(shù)，禁止隨意抄送。endprint

（三）規(guī)范銜接文書(shū)工作和檔案工作。

文件是檔案管理的基礎(chǔ)，文件質(zhì)量直接影響檔案的質(zhì)量，要提高檔案的質(zhì)量必須有高質(zhì)量的文件作基礎(chǔ)，文書(shū)規(guī)范化處理文件是檔案規(guī)范管理的前提。文書(shū)人員要切實(shí)做好文書(shū)材料的立卷歸檔，提高檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)和檔案工作系統(tǒng)化，文書(shū)人員重視紙張的大小、文字的格式、文件標(biāo)準(zhǔn)等文件材料的質(zhì)量。例如，嚴(yán)禁使用紅墨水、圓珠筆、鉛筆等修改和批閱文件材料。處理文件要準(zhǔn)確及時(shí)，收發(fā)文件要登記，發(fā)現(xiàn)文件缺少，要及時(shí)查找。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的講話(huà)、外出開(kāi)會(huì)的記錄等帳外資料，及時(shí)收集處理，確保文件材料的完整。

（四）提高文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)

信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案工作人員提出了更高的要求，檔案人員要堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生學(xué)習(xí)的理念，學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識(shí)，確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)和任務(wù)，學(xué)習(xí)信息技術(shù)和現(xiàn)代管理知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等新型文書(shū)檔案管理手段，熟練運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高管理水平，堅(jiān)持“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”，形成終身教育機(jī)制；建立文書(shū)檔案管理人員的學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，培養(yǎng)管理型、技術(shù)型、復(fù)合型文書(shū)檔案管理人才。

（五）加強(qiáng)部門(mén)合作，做好收集工作

文書(shū)檔案管理人員要主動(dòng)了解業(yè)務(wù)部門(mén)的工作，加強(qiáng)交流，及時(shí)獲得信息，確保資料收集工作的順利開(kāi)展。另外，在收集資料的過(guò)程中要分清重點(diǎn)，關(guān)注能夠展示醫(yī)院歷史、現(xiàn)狀、未來(lái)發(fā)展的資料，為研究服務(wù)，為決策層提供有價(jià)值的證據(jù)。收集資料是文書(shū)檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)，文書(shū)檔案管理人員要善于收集有用的文件資料，做好鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)工作。整理醫(yī)院在活動(dòng)中形成的反應(yīng)細(xì)節(jié)的檔案資料，篩選研究，綜合分析，認(rèn)真整合，發(fā)揮檔案信息功能，豐富檔案資源，明確醫(yī)院工作在不同時(shí)期的重點(diǎn)，服務(wù)大局。

（六）加強(qiáng)文書(shū)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

用現(xiàn)代信息技術(shù)更新文書(shū)檔案管理工作，是新時(shí)期做好文書(shū)檔案管理工作的重中之重。計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，給文書(shū)檔案管理工作提供了新的改革思路。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在文書(shū)檔案管理工作中的應(yīng)用，能夠促進(jìn)文字型的文書(shū)檔案資料轉(zhuǎn)變成為電子資料，并與醫(yī)院的自動(dòng)化辦公模式有機(jī)結(jié)合在一起，大大提高了文書(shū)檔案資料的檢索利用效率。新時(shí)期的文書(shū)檔案資料管理者要積極起草與修改原始文書(shū)檔案資料，利用相關(guān)軟件，建立醫(yī)院內(nèi)部的文書(shū)檔案信息系統(tǒng)，更好地應(yīng)用與掌握文書(shū)檔案資料。每一位文書(shū)檔案管理者都要結(jié)合自身崗位的實(shí)際需求，一邊學(xué)習(xí)新的技術(shù)，一邊開(kāi)發(fā)全新的文書(shū)檔案管理方法，提高文書(shū)檔案管理工作的信息化水平。用信息技術(shù)提高文書(shū)檔案管理工作效率，是實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理現(xiàn)代化變革的重要標(biāo)志。

5 結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院文書(shū)檔案能夠?yàn)獒t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層決策提供重要的依據(jù)。提高文書(shū)檔案管理工作水平，不僅關(guān)系到文書(shū)檔案信息本身能否得到高效完整的保存、調(diào)取和利用，還關(guān)系醫(yī)院信息利益和需求的滿(mǎn)足程度是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。只有切實(shí)認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要性，建立健全文書(shū)檔案管理機(jī)制，提高文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，更新文書(shū)檔案的管理理念，才能不斷提高管理標(biāo)準(zhǔn)，不斷改進(jìn)管理技術(shù)，更好地實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。endprint