建筑施工企業工程檔案規范化管理探析

黃兵

摘 要：最近幾年，我國相關部門已經逐漸加大了建筑施工企業工程檔案管理的重視力度。可是，因受到多環節因素的影響，我國在建筑施工企業工程檔案管理上還存在著部分問題，進而影響了建筑施工企業工程檔案的整體質量。本文主要分析了我國建筑施工企業工程檔案收集和歸檔存在的一系列問題，提出了有效的措施，進而提升我國建筑施工企業工程檔案管理工作水平，保證質量。

關鍵詞：建筑施工企業；工程檔案管理規范化；存在的問題；對策分析

現階段，我國在建筑施工企業工程檔案管理工作方面始終存在著一系列問題，這些問題嚴重阻礙了工程檔案管理的進程。而法律意識淡薄、檔案整理工作不到位、部分單位檔案項目人員素質較低等，都影響了工程項目方案的整理。為了快速改變這一狀況，各個施工部門的領導人員必須正確認識這些問題，并且針對不同類型的問題制定出相應的解決措施。比如，施工單位要加強工程檔案管理工作的重視程度，不斷的進行創新和改進，完善管理制度，提升所有工程檔案管理工作人員的工作意識和責任心。

1 施工企業工程檔案規范化管理

1.1 含義

工程檔案本身對于工程建設全過程是一個動態的記錄，是一種歷史的記錄方法，記錄的內容主要包含施工單位、設計單位、監理單位以及工程建設過程中所涉及到的所有部門，圍繞工程建設而形成的文字、方案圖表等信息。因此，工程檔案管理信息化主要是指以上工程建設過程中所形成的相關檔案資料，利用現代信息技術和手段進行處理，使其成為電子檔案并且錄進管理系統中，便于企業存儲、調用、查閱等檔案信息的綜合管理和應用過程。

1.2 工程檔案管理信息化的意義

對于工程建設整體而言，保證工程質量等級是工程企業中最重要的環節，而施工檔案可以準確反映出工程施工的全過程，使其作為工程質量等級查驗和評定的主要依據，它同時也是后期工程進行擴建或者是修改的重要資料。待工程完工并且投入使用之后，可能會因為施工中存在的質量安全隱患或者施工單位后期養護工作不到位，使得工程使用質量下降，減少使用日期。為了解決這一問題，施工單位必須認真查閱施工檔案信息，工程設計人員和技術規劃人員也要按照施工檔案所記錄的信息了解整個工程的布局和走向等，進而制定出正確的方案，另外，檔案管理還能夠完整的反映出施工企業的管理水平?？墒窃趯嶋H施工中，依然還存在著著許多問題，比如企業檔案管理建設不完善、施工記錄不真實、不規范，使得檔案的參考價值下降；施工檔案信息的搜集和整理不及時，而且施工進度和施工資料脫離了聯系，無時效性；在進行原材料試驗實驗的時候，材料的選擇缺少代表性，施工資料的橫向和縱向關聯不密切；這都在很大程度上阻礙了施工企業的綜合性發展?，F階段，信息化技術的發展推動了檔案信息化的發展建設，為了有效提升施工企業的檔案管理水平，減少質量問題，延長工程使用期限，提升施工企業綜合管理水平，對此，企業必須高度重視檔案管理信息化建設，緊跟時代發展步伐，使得檔案管理信息化建設為工程管理發揮出最大的性能。

2 目前建筑工工程施工檔案管理工作中存在的問題

2.1 建筑工程施工難度提升，施工檔案數量增多

伴隨著社會經濟的不斷發展，對于建筑工程的要求逐漸升高，從一定程度上提升了建筑工程的施工難度，增加了工程項目的施工檔案數量。如果建筑企業沒有做好工程項目施工檔案管理準備工作，依然采取原有的施工檔案收集整理方案，必定會降低建筑工程施工檔案管理質量。建筑工程的施工檔案主要包含施工過程中形成的所有文檔資料，隨著工程建設難度的不斷增加，施工檔案的數量也在不斷增多，需要建筑企業根據實際施工方案的收集整理要求，采取有效措施，保證建筑工程檔案收集質量。建筑工程的規范化管理，隨著檔案數量的增多，檔案管理難度也有了一定增大。一些沒有保存價值的建設資料，也將被保存到施工方案中，而工程總結，后期完工等重要資料都沒有被完整的保存到施工檔案中去。

2.2 施工檔案資料缺少有效性保證

施工檔案的收集、整理和保存工作是一項系統性工作，具備很強的周期性，在實際工程建設中，建筑工程的檔案資料因為復印份數少或者保管措施不到位，施工檔案管理資料沒有得大有效的管理，無法保證其有效性，建筑施工期間，因為某些項目的負責人員并非每天在施工現場，對于一些重要的資料填寫，都會發生代簽現象，難以保證施工檔案的有效性。再加上施工檔案管理人員的檔案意識淡薄，沒有及時將施工檔案轉交給業主，或者是在完成施工檔案轉交之后，沒有及時整理檔案，錯失了檔案交付最佳整理日期，進而為建筑施工檔案造成了一定的損失。在檔案利用期間，有的建筑單位沒有正確認識到施工檔案的重要性，對于施工檔案的利用，也僅僅限制于工程驗收證書、工程最終預算等方面的檢驗，其它價值性能更高的技術文檔并沒有得到有效應用，從而影響了施工。

2.3 檔案收集整理不及時，沒有完善的體系

在工程建設過程中，必須注重檔案的收集整理工作，形成完善的體系，保證工程檔案的收集整理效果。建筑企業在實際的檔案管理過程中，還存在著對施工檔案沒有及時收集整理的問題，影響了檔案的系統性，使其無法發揮出作用。施工檔案的收集整理受建筑企業多方面因素影響，有的建筑企業在工程建設中主要以經濟利益為目標，對建筑工程施工檔案收集整理的重要性認識不足，影響了檔案收集整理工作在企業建筑施工過程中的具體實施。建筑工程在施工后期，工程建設人員不斷撤離施工現場，帶走了部分的專業施工技術檔案，使得建筑工程后期施工檔案分散，阻礙了建筑工程施工檔案的收集整理工作。檔案整理人員對施工技術檔案等專業性高的資料把握程度不足，在整理過程中難以形成完善體系，嚴重影響了建筑工程施工項目的檔案整理工作。

3 加強建筑施工檔案管理工作的措施

3.1 規范管理，提升效率

在開展檔案管理工作中，要對相關的檔案管理行為進行規范化操作，通過制定統一的標準來執行，進而提升管理效率，實現規范化的檔案管理。一般而言，建筑施工企業的分類主要包含文書檔案管理、聲像檔案管理、會計檔案整理以及科技檔案整理等。對于不同的檔案整理類型，要按照經營管理、行政管理。生產技術等不同類別進行管理，并且做好分類保存工作。同時，還要制定相關的保密、查閱條例，并且嚴格遵循，從而提升整個檔案管理工作的規范性和使用效率。檔案管理人員要確定企業檔案管理資料范圍，制定企業檔案管理方面的規章制度，編寫相應的檢索目錄。

3.2 構建平臺，加強信息化建設

企業檔案管理工作的開展，需要緊跟時代發展趨勢，進行創新，引進信息化技術，實現檔案管理信息化是現階段企業發展的必然趨勢。檔案信息是企業技術進步和發展的重要信息資源，也是提升企業綜合實力的關鍵。通過應用信息化技術，構建一個合理的檔案信息管理平臺，可以實現對信息的全面利用，并且高質量、高效率的對檔案信息進行管理，從而提升了檔案服務水平。此外，在檔案信息的管理上，要不斷對檔案保管條件進行提升，并且對檔案信息的保管設備及時檢查和更新，防止檔案信息遭到破壞。檔案信息的使用中，要做好相關的審批工作，在遵循制度的基礎上，提升管理效率，高效利用檔案信息。

4 結語

合理應用建筑施工檔案，能夠推動建筑企業的發展，為社會經濟的進步貢獻一份力量，對此，加強施工檔案管理工作很重要。

參考文獻

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