電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理

孫慧東+李靜

摘 要：當前的電子政務(wù)建設(shè)有了新的突破，在其不斷發(fā)展的過程中，檔案管理問題也受到了更多的重視。隨著技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的過程中還存在一些問題，因此面臨著巨大的挑戰(zhàn)。本文主要是結(jié)合電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的重要性進行分析，提出了目前檔案管理中的問題并且提出了相關(guān)的建議。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù)系統(tǒng)；檔案管理；重要性

在政府發(fā)展的過程中，除了各個部門主要負責的任務(wù)之外，也要重視電子政務(wù)的重要作用，電子政務(wù)主要是政府部門利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，，面向公眾或者是其他的政府部門提供一些政務(wù)信息以及公共服務(wù)的過程。電子政務(wù)發(fā)展過程中，檔案管理是一個重要的環(huán)節(jié)，為了適應(yīng)電子政府發(fā)展需求，需要進一步提高檔案管理的水平。

1 電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的重要性

電子政務(wù)檔案具有重要的作用，主要是負責保存一些重要的電子政務(wù)文件，同時也要負責對這些檔案進行整理和審查等工作。在進行電子政務(wù)檔案管理的過程中需要注意幾點問題，首先需要重視一些價值比較大的政府文件，除了基本的整理之外也要做好相應(yīng)的備案，尤其是需要注意檔案的“收”和“管”，這是最重要的兩個環(huán)節(jié)。而且當前的電子政務(wù)檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理有很大的區(qū)別，因為電子政務(wù)檔案管理的關(guān)鍵在于用檔案，特別是在處理一些問題的時候，需要盡快的找到相關(guān)的資料，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持以及信息的共享此時會發(fā)揮巨大的作用。其次，要注意電子政務(wù)檔案不是個體，而是需要建立一個統(tǒng)一的資源共享的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，便于檔案的隨時查找以及使用。第三，要注意電子政務(wù)檔案管理需要更加嚴謹，尤其是在保密管理審查的過程中比較嚴格，需要保守國家秘密，因此在所有環(huán)節(jié)的處理上必須有一定的科學性和專業(yè)性，注意文件的使用要有安全保證。隨著社會的不斷發(fā)展，電子政務(wù)檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)，因此相關(guān)部門需要不斷的加強內(nèi)部建設(shè)，此外也要積極進行實踐，探索更加科學高效的電子政務(wù)檔案管理方法，積極開展相關(guān)工作[1]。

2 電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理中存在的問題

（一）文件歸檔問題

在文件歸檔的過程中目前存在的問題主要是技術(shù)的障礙以及管理缺陷。由于電子政務(wù)系統(tǒng)的主要作用是處理業(yè)務(wù)，因此要求高效便捷，但是目前的系統(tǒng)主要問題是限制了可擴展性，而且如果出現(xiàn)了數(shù)據(jù)清除以及鏈接變動時，檔案部門在尋找檔案的過程中會有一定的阻礙，因此不利于檔案的正常維護。在管理的過程中，由于缺乏一定的管理權(quán)限，尤其是業(yè)務(wù)部門的權(quán)限要大于檔案部門，因此一些行為會受到限制。此外，沒有一個明確的責任主體，如果出現(xiàn)了一些變動或者是失誤，最終無法確定責任的歸屬問題，導(dǎo)致問題解決存在矛盾。

（二）整合共享方式不統(tǒng)一

電子檔案整合共享的概念比較模糊，因此在檔案整合共享的過程中存在很大的復(fù)雜性。而且整合共享的模式比較多，在檔案管理的過程中，可以利用分散共享或者是集中共享的方式，然而如果遇到不同的體制和要求，也會因為途經(jīng)多樣或者存在系統(tǒng)矛盾等，無法實現(xiàn)整個共享方式的統(tǒng)一[2]。

3 提高電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理水平的措施

（一）科學規(guī)整文件歸檔問題

隨著技術(shù)的不斷進步，對檔案管理的要求也越來越高，尤其是檔案管理受到了更多的重視。在文件歸檔的過程中，需要意識到文件的重要性，因此需要采用一些特殊的方式，比如在線為主，離線為輔的歸檔方式就比較有利，尤其是可以實現(xiàn)文檔的科學規(guī)整。規(guī)范文檔的過程中需要注意明確區(qū)分電子文檔和紙質(zhì)文檔的移交方式。此外，要注意明確各個檔案室的具體職責，確保檔案在移交的過程中不會出現(xiàn)破損以及丟失的情況。不斷完善移交的技術(shù)，可以快速實現(xiàn)科學規(guī)整檔案的目標。

（二）整合共享策略

在整個電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理的過程中，不僅涉及到檔案本身，還應(yīng)該考慮相關(guān)文件生成的背景以及環(huán)境等因素。所以需要實現(xiàn)檔案整合共享，需要明確整合共享的真實內(nèi)涵，注意在實踐的過程中不斷的實現(xiàn)信息共享，注意信息和實體的整合共享，形成一個一體化的共享模式。此外，基于分散式共享和集中共享方式的區(qū)別，也需要認識到不同共享方式的最終結(jié)果存在差異，因此在選擇共享方式的過程中不能只追求片面的統(tǒng)一，而是要明確的分析各自的優(yōu)勢劣勢，以及其使用過程中的特點和條件[3]。

4 結(jié)論

當前電子政務(wù)逐漸的深化和發(fā)展，為檔案管理提出了更高的要求。而且隨著政府部門的業(yè)務(wù)流程不斷的變化，一些檔案內(nèi)容以及檔案的形式都發(fā)生了改變。在目前的檔案管理過程中仍然存在較大的問題，因此為了促進電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理的順利發(fā)展，需要有針對性的解決現(xiàn)存的問題，并且要做好每一個環(huán)節(jié)的工作，不斷提高電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理的水平。

參考文獻

[1]陳永生，侯衡，蘇煥寧，楊茜茜.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理：文件歸檔[J].檔案學研究.2015（03）.

[2]李明娟，吳建華，沈芳.數(shù)字時代檔案資源整合的理論研究與實踐模式評析[J].檔案與建設(shè).2014（05）.

[3]劉麗，胡柳依.淺析基于云計算的電子檔案資源整合模式[J].湖北檔案.2014（03）.endprint