以創新推進檔案管理電子化

薛梅

摘 要：隨著計算機網絡技術的迅猛發展 ， 傳統的檔案 管理方式己越來越不適應新形勢發展的需要。改變傳統的管理手段，運用計算機等現代技術管理檔案，實現檔案管理電子化、網絡化、現代化，是檔案工作發展的必然趨勢。然而，受傳統檔案管理思維、手段、載體等因素的影響，全面推進檔案管理電子化仍然面臨許多挑戰，存在許多困難。為此，推進檔案管理電子化進程必須轉變觀念，創新管理模式，依托現代科技手段，實現檔案事業科學

1 思維創新，樹立現代檔案管理理念

當今世界已步入信息化時代，檔案工作也必然要進入數字化發展階段，以數字化采集技術為手段，以檔案業務管理系統為依托，向檔案電子化管理發展將是必然趨勢。要加強檔案的電子化管理，首先要提高認識，轉變長期以來以紙質檔案管理為基礎的傳統思維模式，建立以電子檔案為基礎的新型思維模式，增強做好電子檔案管理的責任感和緊迫感，站在歷史文獻的高度看待電子檔案管理的現實意義，全面提高電子檔案管理的質量和效果。

2 制度創新，建立電子檔案管理的制度體系

由上至下建立起統一的電子檔案管理制度，統一規范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內容，定期整理、分類歸檔、專人負責、妥善保管，避免因機構改革、崗位調整、計算機更迭、工作移交等引起電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料完整。一是制定體現各自特色的電子文件和電子檔案保管、保密和利用制度；二是將電子文件、檔案的歸檔管理及利用整合到網絡辦公信息一體化系統內，實現地區信息資源共享。三是加快電子文件的研究工作，一方面探討如何更好更快更安全地歸檔管理和利用好電子文件（檔案），另一方面研究傳統文檔的電子化和網絡信息化管理。

3 技術創新， 提高檔案管理電子化的質量和效率

及時做好硬件設備及應用程序的更新維護。由于計算機不斷地升級、更新、換代，對所有的電子檔案來講，它在形成時所依賴的技術，往往是已經過時的技術，這是科技進步所帶來的必然結果。因此，電子檔案也要不斷地“遷移”、“復制”，以適應新的系統及程序的要求，保證檔案的延續性。同時，還必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數等加以保存，或采用其它方法和技術加以轉換，防止新技術不能處理舊問題情況的發生。

4 管理創新， 提高電子檔案的安全水平

維護電子檔案的信息安全，是一項極其重要而復雜的工作。在管理過程中，要不斷創新管理手段和方式，充分考慮環境、設備、技術、人員及電子檔案的特點等綜合條件，制定穩妥的技術方案和嚴格的管理制度，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。

5 人才創新， 培養高素質檔案人才隊伍

推進檔案管理電子化的關鍵是人才。加強培養教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被廣泛關注。檔案管理電子化的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響電子化水平的提高。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規律，形成最佳人才結構。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構和人員的活力，例如引入競爭機制，對某些項目實行項目管理，在保證完成檔案建設的前提下，開展對社會的有償服務等等。同時，要加大教育投入，對與檔案管理工作有關的人員，進行比較系統的檔案管理基礎知識、計算機知識、數字通信技術培訓，使他們掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。

參考文獻

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