加強中學檔案管理的重要性及對策探討

崔鐿

摘 要：中學檔案中如實記錄了學校各方面的情況，能夠為學校今后的建設與發展提供重要依據。隨著學校規模的逐步擴大，中學檔案內容也更加復雜，涉及面更廣，需要學校領導提高重視，在檔案管理工作上提供更多支持與幫助。這樣才能最大限度發揮出中學檔案應有的價值，更好的為學校科學、教學和管理等工作服務。本文將簡述加強中學檔案管理的重要性，并深入分析了中學檔案管理中存在的問題，最后提出了行之有效的解決策略。

關鍵詞：中學檔案；重要性；管理

檔案管理是中學管理工作中的重要內容之一，能夠在一定程度上將學校管理水平反映出來。學校要想保證檔案管理工作的順利進行，避免出現各類問題，真正發揮出在教育教學、基礎建設及人事管理中的作用，需要在各級領導提高重視程度，在學校發展規劃與年度計劃中納入檔案管理工作。此外，學校還要在檔案管理中增加人力、物力及財力投入力度，督促相關人員履行盡職，讓檔案更好的服務于學校發展。

1 中學檔案管理的重要性

中學校要在管理工作中要將檔案管理放在首位，這是一項基礎性管理工作，對整個學校管理工作效率影響很大，從檔案的分類、歸納及保管上看，可以將學校整體管理水平反映出來。學校業務活動較多，每天都會形成大量的檔案，種類也很多，主要包括以下幾類：第一，一般類檔案管理，常見的有辦學條件、學校管理、教育教學等方面的資料，還有學生檔案等；第二，教師業務檔案；第三，基礎建設檔案；第四，會計檔案；第五，特殊載體檔案，如多媒體、照片以及實物等方面的檔案。因為中學檔案不僅種類較多，項目也很繁雜，所以對檔案管理工作提出了極其嚴格的要求，如何進一步提升中學檔案管理水平，是每個檔案管理人員需要深入思考的課題。中學領導與檔案管理者應該盡快轉變思想觀念，充分認識到檔案資料的特殊性與重要性，只要不斷提高重視程度，并增加投入，才能促進中學檔案管理效率與質量得到提升。

中學檔案中記錄了學校建設歷程、教師及學生等方面的信息，極具保存價值，加強檔案管理工作勢在必行，提升檔案管理水平也有著極其重要得到意義。在中學檔案管理過程中，主要對學生基本信息、教學工作記錄、教育教學經驗及日常工作記錄等檔案資料進行收集與整理，這些檔案在總結中學教學成果、分析教學規律、開展科研等工作上發揮出促進的作用[1]。因此我們要盡快采取各種有效的措施，不斷創新中學檔案管理的方法，做到不留死角，保證檔案資料的完整性、真實性，避免出現丟失與損壞等問題。此外檔案管理人員還要采取先進的管理經驗，加強中學檔案管理工作，從整體上促進檔案管理質量與水平不斷提升，為中學各項業務活動的開展提供高效、優質和便捷的服務。

2 中學檔案管理中存在的問題

中學檔案中記錄了學校各方面的活動的情況，也保持了各種學校文件材料。檔案管理是中學校教育管理中不可或缺的部分，能夠為學校領導制定決策、開展管理工作態度提供可靠依據。如通過打造教師檔案管理系統，能夠為今后的利用提供便利，提升信息查詢與檢索的速度，有利于更加充分發揮出檔案在學校中的作用。不過從以往中學檔案管理工作來看，還有很多急需解決的問題：第一，可以接觸檔案的人員很多，保密性不強。仍然采取人工方式對檔案資料進行管理，教師一般可以隨意進入檔案室，不需要得到檔案管理人員的同意，也可以直接帶走檔案。因為中學檔案所接觸檔案的主體很多，這樣就導致檔案保密性變得非常差，所以經常發生檔案遺漏的問題。第二，極易發生差錯，效率不高。因為采用人工的方法管理中學檔案，在需要文件的時候，面對著大量的文件很難入手，顯得極為不方便，檔案檢索過程非常繁瑣。這樣不僅增加了檔案管理人員的工作量，還影響了檔案的利用率，需要盡快進行改善。

3 加強中學檔案管理的對策

（一）做好管理工作，完善檔案管理制度

要在目標管理中納入中學檔案管理，做好管理工作，促進檔案管理工作發展的更加現代化、制度化、規范化以及科學化。學校要重視完善各項檔案管理制度，真正讓檔案管理工作有章可循，保證中學檔案收集、整理與利用更加順利開展[2]。學校各級領導也要提高重視程度，從學校實際情況出發，根據中學檔案管理各個環節，科學合理制定相應的管理制度，主要包括《中學檔案室管理制度》、《中學檔案利用制度》等，同時安排專人負責，提升檔案收集、分析、篩選、整理、立卷及歸檔等工作水平。此外，在填寫檔案資料的時候，也要保證真實、書寫清楚和格式規范。檔案制成材料要滿足規定，要使用耐久性較好的A4規格紙張，且字跡材料也要具備一定耐久性，對于不能滿足規定的，都要退回處理，合格后才能歸檔。

（二）提升中學檔案管理服務水平

第一，服務于領導決策。中學檔案材料中不僅要各時期國家方針政策記錄，還可以反映出全體教職工工作、活動等情況，能夠將學校事業發展歷程體現出來。通過對中學檔案資料的開發，既能夠讓學校改革與發展有可靠理論支持，還可以了解發展趨勢，促進中學教育教學的深化改革，提升內部管理效果與辦學效益，同時還讓領導制定決策、開展科研工作及處理重大問題是有足夠參考資料。第二，服務于教學科研。中學檔案信息具備分享性特點，有利于讓教學科研信息資源得到共享，尤其是在信息革命背景下，利用現代信息技術，深層次開發教學科研檔案，這樣人們可以在不同時間、地點共享一樣的教學檔案信息，從而實現了教學檔案信息服務功能的提升。第三，服務于各類咨詢查證。利用中學檔案的權威性特點，遵循對歷史、學校及全體教職工負責的原則，在不超出管理要求范圍的基礎上，對有關文件、記錄、圖紙、票據、照片、錄音及錄像等資料的查詢，讓全校師生享受到良好的服務。如可以查詢教職工業務資料、考核狀況、畢業生學籍資料以及校園活動資料等。

（三）加快中學檔案管理信息化建設步伐

要提升檔案管理的現代化水平，確保更好的發揮出檔案服務功能，為學校制度改革與發展創造良好的條件，同時也滿足社會對檔案信息的需求。為充分發揮出中學檔案的作用，需要在檔案管理工作中應用先進的科學技術，這樣不僅可以提升工作效率，還能讓檔案壽命得到延長[3]。第一，在中學檔案管理工作重要，要注重提升信息管理的時效性，保證信息傳輸的及時與準確。第二，要利用計算機管理中學檔案，通過掃描儀、計算機等各種現代設備與技術，在計算機內輸入整理好的檔案資料，在借助一定技術處理后，讓文字、圖片和聲像等資料轉變為數據資料，同時進行檔案紙質和數據格式保存。第三，將計算機網絡技術利用起來，不斷創新檔案管理工作，在網絡的支持下，將不在保密范圍內的中學檔案信息公布出來，為全校師生提供優質、高效的檔案信息服務，讓檔案信息資源得到充分共享。endprint

（四）加強中學檔案信息的開發利用

檔案中記載了中學各個方面的工作情況，是一種極具保持價值的信息資源，提升這些資源的利用率，可以為學校工作帶來更多的便利。第一，注重對中學檔案信息資源的深層次開發。在中學檔案管理工作中，檔案管理人員尤其是要注意教育教學科研、實驗、調查報告、數據分析、管理模式、經驗教訓以及規章制度等方面的資料，通風合理的開發利用，促進學校教學質量不斷提升。并把檔案掃描到計算機中，應用現代電子技術與通訊設備，制作成光盤收藏與專題網頁，利用校園網供教職工或社會各界利用。第二，做好檔案編研工作，促使編研材料檔次提升。編研是高層次的信息開發工作，只有加大挖掘深度，才能將更加優質的服務提供給教職員工，也讓學校領導決策的制定有可靠的信息。對此檔案管理人員應盡快轉變編研思路，主要編研和教育教學相關的、具備較高保存價值的材料。第三，做好檔案信息資源、數據庫及網絡建設，檔案室是保存中學檔案的主要場所之一，是學校信息系統建設的一個關鍵部分，檔案管理人員應盡快轉變方法，從以往的檔案室分類與編目逐步轉變為利用標準機讀目錄，打造相應的室藏檢索系統，并建立具有自身特色的數據庫。此外，要全面考慮和網絡技術的兼容、連接，在具備一定條件以后，可以進入校園網與局域網，為教職工乃至社會提供有學校特色的檔案信息，這樣可以進一步促進中學檔案信息資源的共享。

（五）增強檔案人員綜合素質

為提升中學檔案管理工作的成效，檔案管理人員需要掌握較強的檔案管理現代化技術，可以深入開展對檔案信息分析與研究工作，不斷提升檔案信息服務層次，這樣中學檔案信息服務和咨詢環節才能保持協調。對此學校應加強對檔案管理人員的培訓教育工作，豐富他們的知識結構，讓他們學習并掌握更多的檔案管理技能。學校要通過以老帶新、以強帶弱以及互幫互學等方式，從整體上促使檔案管理人員素質與能力提升，為中學檔案管理工作的順利開展創造良好的條件[4]。對檔案管理人員而言，需要認清形勢的要求，主動加強學習，爭取做一名優秀的檔案管理人才。尤其是在當前信息化時代下，檔案管理人員還要轉變自己的思想觀念，認真學習先進的技術，引進科學的管理方法，轉變以往的檔案管理模式，能夠熟練操作各種現代化設備。這樣才能讓中學檔案管理工作從以往的手工方式解脫出來，不斷提升檔案管理工作的效率與水平，更好的為學校的科研、教學、管理等工作服務。

4 結語

總之，在教育體制改革深入推進的過程中，為中學管理工作帶來了巨大的考驗，同時也面臨著良好的發展機遇。檔案管理工作作為中學教育事業中的重要內容之一，需要各級領導提高重視程度，盡快建立起完善的管理制度，增加自己投入力度，培養更多素質高、能力強的檔案管理人員。這樣才能保證學校檔案管理工作成效得到提升，真正發揮出中學檔案資料的作用，為學校的進一步發展奠定堅實的基礎。

參考文獻

[1]田鳳華.淺議初級中學檔案管理工作[J].檔案天地，2017，（06）：57-58.

[2]孫翠云.中學檔案管理信息化建設探討[J].電子世界，2016，（21）：40-42.

[3]何偉華.關于中學檔案管理工作的相關思考[J].東方企業文化，2015，（19）：183.

[4]黃粵.中學檔案管理工作的現狀和對策分析[J].辦公室業務，2014，（15）：100-107.endprint