辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理初探

摘 要：現階段，我國社會經濟發展的非常突出，促進了各個領域的發展，在社會不斷發展的過程中，我們發現辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理，對社會的發展有非常大的影響，此項工作的開展，逐漸的被重視起來。這就對相關的管理人員，提出了較高的要求。本文就辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理，進行簡單的論述。

關鍵詞：辦公室文書檔案；收集；歸檔工作；管理

文書檔案主要記錄的是社會發展的過程，其可以清晰有效的反映出社會各組織或團體，在發展中存在的問題，以及解決的方法和結果等。文書檔案管理是辦公室檔案管理的主要部分，檔案收集和歸檔管理，是重中之重，對于社會個單位的穩定發展有非常大的影響。由此來看提高辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的水平，保證文書檔案的服務質量，是非常有必要的。

1 辦公室中文書檔案的收集與歸檔工作管理的意義

實際上，在眾多的工作中，文書檔案收集與管理是我國事業單位最為基礎的工作內容，但是其卻起著關鍵的作用，是保證事業單位順利開展工作的前提。文書檔案中，清楚的記錄著事業單位的發展歷程，是單位未來發展和決策的主要參考依據，文書檔案中最為主要的資料包括，會議的具體記錄、各事件的請示以及審批情況、重大事項的決議等。換句話說，文書檔案管理，會直接影響單位未來的戰略方向，對于其的發展有非常積極的意義。

2 辦公室文書檔案收集

（一）文書檔案收集的涵義

收集工作實際上很好理解，就是將各個部門發展過程中，所產生的資料收集起來進行統一的整理，而文書檔案收集，就是相關人員，嚴格的按照制度規定，將散落在各機關、個人手中的資料收集起來，在辦公室檔案管理處，進行統一的、科學的管理。因此，檔案收集是貯存檔案信息資源的重要途徑；是實現檔案集中統一管理的重要手段；是檔案管理其他業務環節的基礎；是決定檔案存在和發放的前提條件。

（二）文書檔案收集工作的內容與要求

辦公室文書檔案收集的主要工作就是檔案室對本單位需要歸檔檔案的接收。在接收過程中，檔案人員應達到以下工作要求：豐富和優化檔案內容；加強檔案室外工作的調查和指導；確保入室檔案的標準化；歸檔檔案應當齊全、完整。只有在達成這幾項要求的基礎上，才能達到檔案收集工作的“數量充分、質量優化、結構合理、工作及時、體現特色”的總要求。

3 辦公室中文書檔案的收集與歸檔工作管理的現狀

（一）工作人員對文書檔案的管理意識較差

在以往的發展過程中，很多管理人員對于辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理是不重視的，管理的意識較差，在實際的工作中注意力不集中，崗位職責得不到有效的發揮，使文書檔案的收集和歸檔工作，很難落實。在實際的工作過程中，大部分的管理人員具有一個慣性思維，就是帶有紅頭的文件才是重要的，沒有紅頭表示的文件就是不重要的，在管理工作中，也就不重視，大大降低了文書檔案管理工作的質量和效率，導致經常出現檔案缺損、檔案失真以及檔案時間不連貫等現象。工作人員對文書檔案的管理意識缺失使得工作人員責任感低，增加了文書檔案管理和查閱的難度，從而使得文書檔案無法為單位的決策發揮作用，在一定程度上阻滯了單位的發展進程[1]。

（二）單位對文書檔案的收集和歸檔的重視力度較差，落實不到位

從目前，我國文書檔案收集和歸檔工作管理的現狀來看，檔案管理部門對此工作重視力度較差，管理落實不到位，是最為突出的現象。造成這種現象的原因主要有：管理方式的不合理，在信息技術高速發展的背景下，很多單位仍沒有落實電子文書檔案管理模式，仍采用文字檔案的管理形式，這就造成了管理工作落實不到位；文書檔案收集和歸檔的流程缺乏規范性，文件資料擺放雜亂，無法準確區分，造成歸檔不及時；文書檔案資料真實性較差，很多單位進行文書檔案管理只是為了應付上級部門的檢查，文書資料的真實性無法有效保證，歷史資料缺失嚴重；文書檔案缺乏連續性與完整性，如文件資料斷章、斷頁、缺單位落款公章、缺時間等。

（三）文書檔案的收集及歸檔不全面

在實際的發展過程中，有一非常普遍的現象，就是文書檔案資料的收集缺乏全面性。再加上，文書資料涉及的內容較多，來源復雜，參考價值較大，如果在收集的過程中，出現資料收集不全，遺留在其它部門的狀況，就會致使文件歸檔困難。此外，由于部分文書檔案管理人員為兼職人員，對文書檔案的整理及歸檔工作缺乏充足的時間、精力及經驗，或其他各種原因，最終導致文書檔案材料等無法及時有效的收集全面。

4 辦公室中文書檔案的收集與歸檔工作管理的改進措施

（一）強化文書檔案工作管理人員的意識和能力

在社會大環境的促進下，辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理逐漸的被重視起來，要想提高收集與歸檔管理的水平，我們首先需要做的就是提高相關人員的綜合素養，落實培訓工作，對管理人員的資料敏感度、專業性以及專業知識進行培訓，為文書檔案的收集與歸檔管理工作的順利開展，打下基礎。對于一些管理能力仍然不夠強的工作人員，要結合其自身的特點和劣勢，進行有針對性的技能培訓，不斷強化其自身對于文書檔案工作管理的整體意識，這樣不僅能夠提高文書檔案工作管理人員自身的整體素質，而且能夠保證文書檔案工作高效率、高質量、高水平開展[2]。

（二）完善和優化文書檔案相關工作管理制度

“沒有制度不成方圓”，要想保證辦公室文書檔案的收集與歸檔工作管理，科學合理，我們還需完善相關的管理制度，讓管理工作有制度可以依從，進而提高辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的規范性。首先要保證文書檔案的收集時間、保管期限、歸檔范圍以及相關注意事項等內容都進行有效核實，保證其自身的有效性和真實性。另外，根據企業單位實際情況，按照相關規章制度來進行責任分工制度，明確每一個管理人員的職責，保證文書檔案歸檔范圍的科學化、合理化。最后就是保證歸檔期限的確立，這樣能夠有利于對文書檔案進行統一保管，防止一些人員用于私用，這樣不僅能夠有效提高文件資料的整體收集效率，而且能夠保證文件資料的整體利用率[3]。

（三）創新文書檔案收集、歸檔工作模式

在社會高速發展的背景下，傳統的文書檔案收集和歸檔工作管理模式，已經不能滿足社會發展的需求，文件資料的不完整制約了社會的發展，因此，在社會高速發展的背景下，我們應對文書檔案收集和歸檔工作管理的模式進行創新和改革。提高文書檔案資料收集的主動性，首先相關人員需要加強與各個企業單位之間的聯系，定期對檔案資料進行收集和歸檔，對一些文件資料進行定時更新，保證文件資料的有效性和真實性。另外，對檔案管理過程中出現的一系列問題，及時進行有針對性的解決，保證檔案管理工作的順利展開和進行。最后就是利用現代信息技術來提高文書檔案的整體建立和完善，利用信息技術來輔助辦公室文書檔案的收集和歸檔，不僅能夠減少人為收集歸檔的誤差，而且能夠保證文書檔案的整體工作效率，將文書檔案自身的作用力充分發揮出來。

5 結束語

總之，辦公室文書檔案收集與歸檔管理工作，是行政管理的主要內容，是體現歷史發展情況的主要資料。本文對我國目前，辦公室文書檔案收集與歸檔管理的現狀進行分析，并提出了幾點優化管理模式的策略，從強化文書檔案工作管理人員的意識和能力，完善和優化文書檔案相關工作管理制度，創新文書檔案收集、歸檔工作模式等幾方面進行論述，希望可以提高文書檔案管理的水平，提高工作質量。

參考文獻

[1]周家興.淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業務，2014，（23）：57-58.

[2]瞿榮榮.淺析辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業務，2015，（22）：70.

[3]黎乃寧.芻議高校辦公室文書檔案管理工作[J].辦公室業務，2015，（19）：16-17.

作者簡介

劉輝，女，干部，館員，本科，山西省漳澤水庫管理局，研究方向：檔案管理。endprint