淺析當前檔案管理面臨的問題

秦國平

檔案作為一種歷史記錄，在當前的社會條件下，隨著國家經濟發展、社會和諧、科技進步，信息含量也迅速增大，面臨著前所未有的挑戰。在各項改革逐步完善和深入的今天，檔案不僅僅能影響一個國家、民族、單位穩定發展，更是一個群體能否實現作風建設和思想健全的關鍵。檔案管理人員從事的檔案管理是檔案工作中最為基礎的工作之一，并且在各行各業中體現出不可替代的作用。當前檔案工作的開展也對檔案管理人員提出更高的要求。

1 檔案管理面臨的問題

（一）管理手段落后

當前大多數檔案管理都是借助國外優秀經驗，以信息管理為例，其為檔案管理人員提高工作效率、保障檔案真實性提供了工具和手段。從管理上來講，檔案管理又是一種具有政治性和機密性的工作，因此在實際工作中要求要有專門的管理和單獨的資料保存方式。因此，在現實要求和條件下，當前大多數檔案管理的手段還不夠成熟、相對落后。

（二）信息把握程度不夠高

當前管理檔案面臨的最突出問題首先是檔案材料內容的把握。實踐中檔案材料存在著與現實內容不符合的現象，例如在人事檔案中記載人員的出生年月有公歷也有農歷記，不統一，年月記錄格式也不統一，對于入團或入黨時間記錄模糊不清、時間順序先后不合理等等。這些都集中體現了信息把握程度的不成熟、不準確。

（三） 檔案利用程度不高、面不夠廣

當前的檔案管理制度，特別是人事檔案管理制度相對不成熟，也使得檔案管理中檔案的利用程度不夠成熟、檔案的價值利用率普遍不高、檔案材料的利用面也不夠廣。而由于現實原因，有部分檔案管理工作還無法完全信息化。這對檔案的檢索和查閱造成了無法估量的影響。另一方面，檔案的作用價值宣傳也沒有完全實現推廣，這對檔案的利用率也造成不良的影響。換個角度看，整體社會對檔案使用的認識程度也不夠高，檔案管理人員在推廣工作上的精力也相對較少，這進一步加劇了上述問題的凸顯。

（四）管理人員素質因素

當前檔案管理人員的素質已經逐步影響并深入到檔案工作的各方面。主要體現在三方面：一是，人員缺乏專職專崗管理。當前，檔案管理人員相對較少，多數單位的檔案管理人員是兼職人員，而兼職的不穩定容易給檔案管理工作的持續性帶來不良影響，甚至影響工作效率。流動性強也使得當前部分檔案管理人員的工作責任心不強，服務意識相對薄弱，經驗也相對缺乏。這些也是上述其他原因的直接影響者，使得檔案材料歸檔不及時、利用程度不夠廣、檔案管理材料缺失；二是檔案管理制度和體系不完善。檔案管理制度與體系的建立需要各方面的支持，當前不少管理者對檔案管理的科學化和制度化還存在認識不足的情況，這也直接導致檔案管理體制建設的長期停滯不前。而制度與體系是影響檔案管理的根本所在，特別是監督管理機制，必須健全完善相應的檔案管理制度和體系，唯其如此才能將檔案管理工作做好；三是，檔案收集工作意識不強，導致檔案收集管理工作不夠完善。當前不少檔案收集工作還必須得依賴于個體自我收集再進行歸檔，這容易導致檔案無法及時歸檔。而究其原因是人思想意識的不充分。不少人認為歸檔的資料可歸檔可不歸檔。這種思想意識也使得制度建設、體系建設難度隨之加大。

2 提高檔案管理人員的必備素質

隨著科技發展，檔案作為歷史記錄的信息來源和知識載體成為經濟發展、社會進步的重要資源。因此結合實際工作經驗對檔案管理人員素質的提高提出一些建議。

（一）政治思想素質的提高

檔案管理作為一種服務性工作，服務性也是檔案工作發展進步的基礎。作為與其他工作緊密聯系在一起的檔案管理工作，必須要求檔案管理人員有強烈的責任意識和過硬的政治素養。此處的政治素養主要包括：一是要有較強的工作信念和正確的職業理想，并且有一定的政治敏銳性和嚴正的政治紀律性；二是能夠有良好團隊精神和協作能力；三是必須有愛國敬業、淡薄名利、無私奉獻的道德品質。這些體現在實踐中主要有：愛崗敬業，忠于職守；擁有嚴謹、嚴格的科學態度和務實的做事風格；具有一定的保密觀念和良好的保密作風；能夠鉆研業務，能夠全面提高個人素質，在工作中應用自己的理論知識。提高檔案人員政治素質，必須在實踐中不斷地自我學習，單位和組織應當適當開展相應的政治素養培訓和學習。當然，前者重于后者。自我教育、自我凈化能力是考驗政治思想素質的關鍵所在，也是保持政治思想素質的根本，只有通過自我修養才能全面扎實全面提高自己的政治思想素質。

（二）專業實踐能力的提高

隨著社會的發展和相關管理理念的更新，檔案管理工作必須能夠有新理論、新思想、新知識和新技術。相關管理人員必須在完成本職工作的前提下，繼續系統地學習相關的新檔案知識。上級主管部門在可行的情況下可以加強檔案管理的崗位培訓以及繼續教育，鼓勵檔案管理相關人員不斷探索新技術的實踐，積極開展探索檔案管理領域的相關學習。特別是當前計算機網絡技術的應用，注重計算機技術和其他相關的網絡信息化技術的學習是全面提高檔案管理的關鍵之一，因此在可行的前提下可以通過定期的學習進修和新技術的專題培訓，特別注重崗位的培訓和技能的實訓。在實踐中逐步形成合理的檔案收集、整合與利用的能力培訓體系。

當前，信息化已經成為各行各業發展的重要支撐，因此，提高檔案管理人員的信息管理能力也成為當前檔案管理人員素質提高的重要組成部分。計算機作為檔案管理工作的重要工具，在提高檔案管理工作效率以及方便檔案管理工作上的作用越來越凸顯。檔案管理人員是否能夠及時獲取信息和資源甚至取決于信息技術能力。因此可以針對地開展對信息網絡技術培訓，并定期更新相應的培訓教程以適應發展迅速的信息大環境，從而實現檔案管理人員熟練利用信息、獲取有用的檔案信息。檔案管理人員也可以利用互聯網進行學習，通過提高自身的信息知識水平適應檔案信息化的發展潮流。

（三）檔案管理創新能力

當前，創新成為各行各業發展的重大動力。檔案管理工作要想發展就不能安于現狀，不能故步自封。這要求檔案管理者必須有創新精神、實事求是。解放思想是檔案管理綜合素質提高的關鍵之一。在當前檔案管理工作中主要可以從以下幾方面開展：一是技術創新。隨著虛擬檔案的發展，網絡技術對檔案管理人員的要求更高，檔案管理人員的角色由原來的簡單收集、歸類、保管和提供查閱服務轉變為現在的文檔標準制定以及軟件編制等更高技術含量要求的角色；二是服務創新。檔案管理者的工作是面向社會、面向單位、面向工作提供服務，因此在實際工作上要適當宣傳檔案工作，增強服務者的檔案意識。通過拓展檔案展覽、檔案宣傳手冊的印發等方式宣傳檔案工作。通過拓展檔案的服務范圍獲取檔案工作的最大社會效益。這也是一種服務角色的轉變，使得檔案管理工作由原來的被動服務轉變為主動服務；三是思想創新。這是創新能力提高的核心，也是檔案管理人員綜合素質提高的關鍵之一。檔案管理人員必須在思想上認識到創新的必要性。創新是進步的前提也是發展的根本。

隨著經濟社會的發展，檔案管理工作作為當前各行各業必須依賴的一個重要資源工作，在科技進步的大環境下也與其他工作一樣在不斷地進步和發展。檔案工作的開展不僅僅需要大量的復合型人才，更需要提高檔案管理人員的整體素質。唯其如此，才能從根本上推動檔案管理工作的進步，才能促使檔案的資源價值最大化。endprint