對信息化建設項目中檔案管理系統建設的思考

洪源清

2002年8月，中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯合轉發了《國家信息化領導小組關于我國電子政務建設指導意見》，提出“業務分開、過程受控、全程在案、永久追溯”。電子政務建設作為今后一個時期我國信息化工作的重點，政府先行先試，帶動國民經濟和社會發展信息化。從中央到地方各部門各單位都在推進信息化建設項目，要通過信息化手段，重構或升級包括檔案管理系統在內的信息系統，加強本部門行政工作的管理水平和工作效率。如何在本單位信息化建設項目中做好檔案管理系統的建設工作，是各單位檔案工作人員都要直接面對的問題。

1 信息化建設項目中檔案管理系統建設存在的問題

現在單位要進行信息化項目建設，作為單位信息化建設項目中一個組織部分，檔案管理系統應當與其他系統同步重構或升級，才能保證各系統形成的電子文件材料符合歸檔要求。重構或升級的理由是因為很多單位原來使用的檔案管理系統都是基于C/S結構（客戶/服務器模式）設計研發的，無法適應電子檔案管理網絡化的要求，與單位其他新系統無法實現電子文檔在系統間的鏈接傳輸和有效控制管理，新的檔案管理系統將采用B/S結構（瀏覽器/服務器模式）。新系統與舊系統相比，增加了電子文檔保存格式自動轉換、元數據自動采集、電子文件封裝、跨庫查詢檢索以及全文檢索等功能。

由于信息化建設項目是個系統大工程，按照國家規定要進行招投標來確定承建單位的。這樣一來，就會產生這樣的情況：1、來參加招投標的檔案軟件公司因為規模太小或技術力量不夠強，不具備對信息化建設項目整體工程的規劃設計與研發能力（除了檔案管理系統部分）而無法中標，所以，最終中標的往往是信息技術力量較強、規模較大的上市公司。2、中標公司信息技術力量是強，但對檔案管理系統的規劃設計并不是專業性的，再加上中標公司具體負責檔案管理系統研發的技術人員對要建設研發的新檔案管理系統必須遵循的國家檔案技術標準、規定又不熟悉，在重新研制新檔案管理系統時就會是件很麻煩的事情。

2 對規劃設計完善檔案管理系統的思考

筆者參與省科技廳2015年初開始信息化建設項目總體規劃，進行新的省科技廳檔案管理系統的重新研發，目前該系統已進入試使用階段。在這個過程中個人認為要使新的檔案管理系統規劃設計進行得較為全面完善，可以從以下三個層面來逐步推進。

第一層面，要明確新的檔案管理系統應以國家或地方制定的標準、規范為基礎，并寫入承建合同中去。第一，新的檔案管理系統要具有管理文書、聲像、科技、專業等各門類電子檔案和輔助管理實體檔案資料的功能，且具備靈活的可擴展功能，包括檔案資料門類的擴展管理、適當的元數據方案擴展管理等。第二，檔案管理系統建設應基于開放檔案信息系統參考模型設計功能架構，能集成管理各門類數字檔案，具備元數據捕獲、分類、編目、存儲、檢索、利用、鑒定、統計、格式轉換、移交、備份、災難恢復、權限管理等基本功能，為電子檔案的真實、完整、可用和安全提供保障，并達到簡單易用的基本要求。在這一層面就是要由單位與中標公司訂立項目合同，在合同中將這些條件、要求逐條陳述清楚。這方面的相關條件要求可以參考《數字檔案室建設指南》、《電子文件管理系統通用功能要求》等。這些建設條件要求以合同形式定下來，這樣承建單位就要在研制中滿足這些基礎要求，使新的檔案管理系統達到相應的國家標準和技術水平。

第二層面，要把握好檔案管理系統基本功能模塊的完善設置。檔案管理系統內的系統功能眾多，可以先行測試檔案管理系統中的基本功能模塊是否齊全、完善，如收集歸檔、整理、查詢利用、系統維護等模塊。無論檔案管理系統在單位信息化建設項目中是以嵌入式還是并列式的設計模式來進行建設，檔案管理系統所必備的這幾個基本功能模塊都是一樣的。可以以文書檔案整理全過程來測試，當一份電子文件在OA系統中形成電子文件后，傳輸到檔案管理系統中，經過中間庫，整理編目保存歸檔，打印目錄，查詢利用等一系列步驟流程能順利完成；或一份紙質文件通過數字化掃描，掛接上傳系統，在系統中查詢瀏覽打印等工作步驟能順利實現。這些都是系統基本模塊功能齊全完善的體現。此外，原來舊的檔案管理系統中電子數據的遷移工作，將舊系統中的電子數據順利、完整地“搬遷”到新系統中，并能實現查詢、利用、打印、保存等，這也是檢驗新系統基本功能模塊是否完善的方法之一。

第三層面，要逐項測試其他功能模塊及根據本單位業務新增加的使用功能模塊。即對其他功能模塊如統計、鑒定等模塊進行測試。根據本單位業務增加的使用功能模塊主要是指要滿足本單位業務工作而增加的功能模塊，科技計劃項目檔案的信息化建設涉及到檔案管理系統與科技計劃項目管理信息系統、科技獎勵管理信息系統等的接口鏈接。檔案管理系統不但要能管理以件為單位整理歸檔的文書檔案，而且還能管理以卷為單位整理歸檔的科技計劃項目檔案。此外，對于新系統中增加的電子文檔保存格式自動轉換、元數據自動采集、電子文件封裝以及檔案跨門類檢索、跨庫檢索、全文檢索等功能都要逐一進行測試，順利實現。

3 對信息化建設項目檔案管理系統建設的建議

檔案管理系統由單位檔案人員來進行規劃設計，對于綜合檔案館、專業檔案館來說無論

從人員、技術上都還能辦得到。但對于廣大機關企事業單位的檔案人員來說，有較大的難度，所以對于機關企事業單位在進行新的檔案管理系統的規劃與設計時，就要想方法、找幫手來解決問題，筆者有以下建議：

建議一：國家檔案部門可以在全國范圍內總結、推廣一套行之有效的檔案管理系統建設經驗或實例。這是筆者認為最好的方案。國家檔案部門可以將成功的典型實例以文件形式或者組織編輯書籍的形式在全國進行推廣，將檔案管理系統建設中的功能設置、注意事項等等都結合到實例中，進行有的放矢的傳授、指導。如果能這樣，就可以極大地推進全國檔案信息化建設的規范性和統一性。

建議二：單位的信息化建設項目在進行招投標時可以將各個系統建設分解成多個子項目進行分別招投標，檔案管理系統一部分的設計規范承建單位最好由國家相關部門認定的有資質的檔案軟件公司來承擔。為便于檔案管理系統的功能模塊的設計完善，技術較成熟的檔案管理系統公司要介入檔案管理系統子項目的招投標。在單位開始進行信息化建設項目前，單位檔案人員及時提出這種方案，實現由有資質的檔案軟件公司來承建單位的檔案管理系統。

建議三：在單位的信息化建設項目中可以采購產品化的檔案管理系統，然后委托中標承建單位信息化建設工程的公司去開發各業務管理系統和檔案管理系統的接口，也就是要在多個系統中建立一個橋梁，使單位各業務系統中需要歸檔的電子文件通過鏈接及時傳送到檔案管理系統中，在檔案管理系統中進行管理。這種方案就是把檔案管理系統建設與單位整體信息化工程建設分離開來，是否可行應根據單位的實際情況以及國家信息化工程建設方面的相關規定來決定。

建議四：可以通過先行選擇確定新的檔案管理系統日后維護單位（一般為檔案軟件公司）方法，可以試著讓負責新檔案管理系統日后維護的檔案軟件公司在單位新檔案管理系統建設時先行參與，這樣可以利用檔案軟件公司的專業性對單位檔案管理系統的建設提供一定幫助。對于單位檔案人少，檔案理論水平不高、檔案管理經驗少、計算機知識較缺乏的情況可以考慮這種方案，以確保單位檔案信息化建設的能夠順利進行。

參考文獻

[1]國家檔案局. 《數字檔案室建設指南》. 2014

[2]國家檔案局. 《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T29194-2012）endprint