國有企業兼職檔案人員如何做好檔案工作

艾瑞

隨著市場經濟體制的進一步完善，我國經濟運行速度加快，國有企業是推進國家現代化、保障人民共同利益的重要力量，是我們黨和國家事業發展的重要物質基礎和政治基礎。在國有企業改革工作中面臨著許多新情況新問題，國有企業檔案管理工作如何跟上大數據時代的步伐，找準檔案管理工作的關鍵點，是每個檔案工作者面臨的巨大挑戰，就如何做好這一項工作，筆者通過多年的工作經驗，對如何做好國有企業兼職檔案工作談幾點看法：

1 檔案管理在國有企業經營管理的重要性

國有企業檔案管理工作對企業健康發展起著至關重要的作用，主要體現在為企業管理層決策服務、為企業管理服務、為生產經營服務、為政策制定、經營方向、發展定位、長遠規劃提供依據。一個企業從創立到發展，涉及到前期審批、項目規劃、文件材料、財務報表、人事財料、工商稅務憑證、設計圖紙、研究成果等大量資料。它不僅是企業經營活動的原始記錄及憑證，記載著企業創辦的歷史及企業發展演變歷程，匯聚了國有企業所有的知識成果及社會價值。科學規范的管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度。在我國全新的經濟發展環境下，做好檔案管理工作，不斷的更新觀念，勇于探索新的管理手段，利用現代化計算機技術，通過網絡技術將單位的文件資源、人力資源、客戶資源、知識資源、經驗資源、硬件資源、制度資源、文化資源等匯集在一個平臺上進行管理使用，這對我們檔案管理工作提出了新的挑戰，要建立電子檔案大數據，及時更新數據庫管理。以全面、真實的反映企業發展狀況和經營成果。

2 國有企業兼職檔案員隊伍建設的重要性

（一）兼職檔案員進行部門檔案收集。兼職檔案員由各個部門的文件資料管理員或辦公室工作人員擔任，他們對本部門的工作內容和業務流程比較熟悉，有的工作人員本身就負責文檔的起草和管理工作，直接參與本部門的文件處理工作，對本部門其它事務的辦理程序也有一定的了解。因此，由兼職檔案員進行部門檔案管理的立卷、歸檔工作可以保證檔案材料的完整性、齊全性和準確性，而且可以提高歸檔效率和歸檔質量。

（二）兼職檔案員進行部門歸檔工作能方便利用。文件資料歸檔的最終目的是方便利用，服務于現行工作。兼職檔案員移交的檔案卷宗為所在部門的工作查找提供了便利條件。通過查找材料，兼職檔案員對本部門各項工作有了一個加深印象的機會，對本部門所產生的文件資料會更加熟悉和了解。當利用檔案資源服務本部門工作時，就會方便快捷地查詢到所需要的文件材料。

（三）兼職檔案員進行部門歸檔工作能夠促進檔案意識加強。在立卷歸檔工作中，文件材料的齊全性、完整性取決于檔案員的責任感。各部門人員有限，專職檔案員不可能對每個部門單位的工作非常的了解，各部門形成的文件材料具體情況也不是非常的清楚。這就要依靠兼職檔案員促進日常工作文件的收集和積累，并及時整理做好預立卷。

3 運用大數據時代做好檔案信息綜合服務能力

（一）電子文件管理分散，文件流失嚴重。目前大多數單位沒有制定電子文件管理規章制度，沒有專人負責電子文件的收集、歸檔和保存，電子文件屬于自生自滅的狀態，許多電子公文被暫存在文件起草者的計算機硬盤中，大量的電子郵件由收件人、發件人自行處置，大量的數碼照片、視頻文件、音頻文件、多媒體文件散存在各處，工作人員可以隨意更改、刪除、拷貝單位信息系統中的電子文件。由于電子文件沒有得到有效地管理和保存，許多文件材料丟失，人員調動，致使許多文件材料無法復原。

（二）更新觀念，認識電子文件管理的重要性

電子文件管理的落后，首先是意識落后，認識不到位。長期以來，國有企業工作人員法治觀念不強、政治意識薄弱，大多數人認為將電子文件打印成紙質文件就可以使之具有證據效力，但是人們沒有意識到像電子郵件、電子訂單打印成紙質文件后，由于許多附于計算機的元據的缺失，造成信息不完整，不具有法律效力。許多部門屬于業務部門，它和檔案部門的職責不同，利益不同，工作人員很難兼顧檔案人員對電子文件真實性、可靠性、完整性與可用性的專業要求，相互之間嚴重的脫節和管理空白現象，這就需要我們各部門兼職檔案員結合行業法與檔案法，整合文件資源，準確的判斷文件材料的存檔價值，使電子檔案管理規范化，合理化。

（三）大數據時代兼職檔案員如何做好電子檔案歸檔工作。應對大數據時代的電子檔案歸檔工作，首先要做好現階段電子文件歸檔系統與辦公系統的融合，加強電子公文流轉系統的全程控制，按照公文起草、簽發、擬辦的過程存儲形成的電子檔案，確保公文類電子檔案內容齊全。兼職檔案管理員要及進收集部門內形成的電子文件，郵件往來建立登記臺帳，月底負責整理收集電子文件，保證電子文件的真實性、完整性、可靠性，服務于部門運行管理。

4 國有企業檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員的保密意識不強。隨著信息化社會的高速發展，檔案信息共享程度呈指數化上升，促進檔案信息向開發化發展，能夠進一步發揮企業經濟效益。隨之而來，全面開放的檔案信息也存在一些隱患，并且對重要檔案信息也形成一定威脅。由于有些檔案管理人員存在重使用輕保密的傳統思想，保密意識談薄，責任心，事業心不強，對保密工作的重要性認識不到位、不理解、不深刻，也沒有接受過正規、系統的保密知識培訓，導致檔案信息的保密工作存在一些隱患，一量發生檔案信息泄漏事件，對國家、集體和個人利益造成的危害將無法估量。

（二）國有企業檔案管理制度不健全。雖然大部分單位都建立了檔案管理制度，但還需要根據實際情況制定符合工作實際的管理制度，為使檔案信息資源不流失，要建立和完善檔案信息化管理制度，有了規章制度的規范和約束，才能保障檔案信息化的實施和開展。將檔案管理制度納入企業管理制度，依據制度對各部門檔案管理進行匯集和調控，有利于文件材料的形成、積累、管理和歸檔有序進行。檔案管理人員職責范圍實行崗位責任制，“誰管理誰負責”的原則，驗收各項工作的同時檢查，驗收檔案工作。在我們日常工作中，普遍發現缺少會議記錄、表彰獎勵、培訓進修等方面的材料，主要是由于缺乏規檔意識以及檔案員的認識不足，許多職工并不清楚什么材料應該歸檔，參加完活動以后材料并沒有移交檔案員。因此，建立科學有效的檔案管理制度不僅可以加強檔案管理的規范性，還讓職工建立歸檔意識，營造良好的建檔環境。

（三）加強培訓，提高檔案管理隊伍的建設。檔案工作是一項專門性、科學性、技術性很強的工作，在檔案的分類、整理、索引等方面有許多具體的要求，只有掌握了檔案工作的相關理論知識和業務技能，才能在國有企業檔案管理隊伍在專業化水平上己經有了很大的提高，絕大多數檔案管理人員均接受過專業教育。但是，絕大多數檔案管理人員均是從紙質檔案時代過來的，己經適應了紙質檔案的管理模式，對是信息技術方面的掌握程度有限，現在己經進入大數據時代，電子文件的產生被視為電子政務、電子商務和其化各類電子化業務的基本工具，人們對電子文件還未達到應有的認知的重視，尚未建立科學、高效的電子文件管理體系，信息化平臺的檔案管理系統難以駕馭。這些因素阻礙了國有企業當案管理隊伍的建設。

隨著科學技術的不斷提高，經濟高速發展的今天，國有企業也在改變和發展，檔案管理水平也不斷面臨新的挑戰，我們只有努力學習、善于總結思考才能與時俱進，才能更加高效地管理檔案，使檔案管理工作能為社會的發展實現自身價值。endprint