淺議編制學校“檔案匯編”的表述方式

顧義芳++王錦昌

【摘要】開發利用學校檔案信息資源，編制好學校“檔案匯編”是檔案為教育、教學服務的宗旨。《淺議編制學校“檔案匯編”的五種表述方式》一文分五個部分論述了編制學校“檔案匯編”的表述方式。第一部分是文字敘述式；第二部分是表格式；第三部分是圖文并茂式；第四部分是照片集中展示式。這四種編制“檔案匯編”的表述方式，對編制好學校“檔案匯編”起著重要意義。

【關鍵詞】編制；匯編；表述；方式

一、文字敘述式

文字敘述式是一種通常運用表述方式，我校的《學校管理手冊》《學校組織沿革》《學校規章制度》等“檔案匯編”就是運用這種表述方式編制而成的，它具有三個特點，一是條理清楚、段落分明；二是主題鮮明、結構嚴密；三是具體規范、莊重嚴肅。例如，《學校管理手冊》這本匯編就分了“章程篇”“職責篇”“制度篇”三個篇章，每個篇章都分列了具體的條款，在“職責篇”里，從校長的職責、到分管領導的職責、再到學校每個崗位人員的職責，十分明確。有干部、教職工的管理，有教育、教學工作管理，有學生工作管理，有總務工作管理，還有檔案工作管理，所有條款的管理都具體規范。這樣的匯編就顯現出文字敘述的優點。

二、表格式

采用“表格式”來編制的匯編，是我們學校匯編特色之一。2004年學校編制了1991-2003年學年度《學校班級概況》這本匯編，就是“表格式”匯編的第一次實踐，匯編通過設計“年級、學生數、班主任、學科、執教教師、平均分、優秀率、及格率、備注”九個欄目，將學校每個學年度的教學情況一清二楚的反映出來。匯編記錄了學校每年的教育事業發展情況和每個教師每年在教學過程中付出的辛勤汗水。這本“表格式”匯編得到了常熟市檔案局專家的肯定，2005年《學校班級概況》這本匯編在常熟市檔案局匯編評優中獲得三等獎。2014年學校又采取了“表格式”表述方式編制《優秀教師薈萃》匯編。這本匯編又選送參加了2014年度常熟市檔案局組織的檔案匯編的評獎。這種匯編具有查閱方便，利用率高，佐證力強的特點。

三、圖文并茂式

這種表述方式是我校在匯編編制中的一種創新實踐。隨著學校教育、教學現代化的不斷推進，教育、教學活動過程中運用錄象、拍照片來記錄活動的過程會越來越多，而且也越來越被領導在工作檢查中認可的有效活動記錄之一。因此，我校在編制《敬業愛崗的典范——朱麗霞》《學校大事記》《教師薈萃》匯編中作了大膽的嘗試。一改以前習慣運用文字敘述的方式。《敬業愛崗的典范——朱麗霞》這本匯編，就是采用這種表述方式編制而成的，匯編以敬業愛崗的教師為切入點，展示具有高度的責任感和強烈的事業心的朱麗霞老師形象，它以照片和文字的有機融合，展示了朱麗霞教師從教20多年來，在平凡的工作崗位上，盡職盡責，潛心鉆研業務，不斷掌握現代化教育技術，注重教法學法，兢兢業業，一絲不茍，對教育事業具有熱愛之心，奉獻之心，始終以學生為本，具有高尚的道德情操，精湛的教學業務水平，贏得學生和家長的信任和擁戴，以此作為學校敬業愛崗的典范，從而達到激勵學校老師敬業愛崗的目的。匯編在2012年度市檔案匯編評優中獲得了三等獎；學校《大事記》匯編的編制方法，也是采用“圖文并茂”的表述方式編制而成的，就是把學校大事活動的照片，有機插入文字的敘述之中，這樣翔實記錄了學校、教師在教育、教學過程中留下的光輝足跡。這樣編制的匯編形象、直觀，使讀者有身臨其境的感覺。2014年學校編制了跨度100多年的學校《大事記》，就是采用“圖文并茂式”，內容翔實、歷史資料豐碩、展現了100多年來學校發展的歷程。匯編在2014年度市檔案匯編評優中獲得三等獎。2015年此匯編榮獲蘇州市檔案文化精品獎。《教師風采》這本匯編同樣采用了“圖文并茂式”將常熟市大義中心小學市、鎮學術學科帶頭人、教學能手、從教滿30年、40年的老教師、近年來評選出的十佳教師、名師課堂、教師才藝、1989年以來榮獲鎮級、市級、地市級、省級乃至國家級表彰的教師和1994年實行機關、事業單位工作人員年度考核制以來榮獲年度考核“優秀”等級的教師、教師的文章獲獎發表情況等匯集在一起編制而成的。匯編分了十四個部分六個大類編制而成的，匯編清晰、直觀、全面展示了常熟市大義中心小學校教師的精神風貌，記錄了常熟市大義小學教師的昨天、今天、燦爛的明天……匯編同時體現出了檔案承載歷史延續文明，彰顯出了學校檔案文化的內涵。

四、照片集中展示式

照片集中展示式這種匯編的表述方式，是我校在匯編編制過程中的又一種創新嘗試。2011年，學校編制的《畢業學生紀念冊》就是運用了這種表述的方式，匯編分五個部分展示，一是校園風貌；二是班級學生集體合影；三是班主任及任課老師照片展示；四是班級活動剪影；五是每個學生學習精彩瞬間照片展示。這種匯編的特點是選材范圍小，以一個班級為一個整體。其次是展示面廣，把班級的每一個學生、任課老師都展示出來，再則是形象、直觀、完整。這種匯編抓住了學生年齡、愛好的特點，一本匯編就像一本影集，特別受到學生、家長的青睞，有著特別的紀念意義和保存價值。

探索與研究學校“檔案匯編”編制的表述方式，對提高“檔案匯編”的編研質量起著重要意義。

【參考文獻】

[1]于曉慶.企業事業單位檔案管理基礎[M].內蒙古人民出版社，2001，6.endprint