淺談圖書館檔案管理數字化建設中的問題和解決對策

趙靜

摘 要：圖書館檔案管理是圍繞于藏書、檔案等資料所進行的一系列綜合業務工作，也是應用科學的原則及方法為我國社會各項事業提高相關讀書服務的管理工作。隨著時代給予為我們提出的要求，建設圖書館檔案數字化管理將勢必成行。本文將就我國圖書館檔案管理數字化建設展開深入探討與分析。

關鍵詞：圖書館；檔案管理；數字化；建設

一、圖書館檔案的分類及歸檔管理

1.圖書館檔案的歸檔和保管

圖書館檔案管理工作是一個專業性非常強的過程，檔案庫的建立應首先完善其相關文件歸檔系統與制度。目前，我國諸多圖書館針對于檔案管理已經開發了一系列關于檔案管理的法規及責任制度，尤其是對部分珍貴圖書、文獻的管理加強完善了全引目錄、分類目錄、總清單目錄以及借閱登記制度等，而且為了更好地完善圖書館的檔案管理，還可以加大施行專柜、專室和專人保管等策略性措施。負責檔案管理人員也應具備高度的責任心，嚴謹認真地做好對檔案的防火、防光和放潮等防護工作，從而能夠最大程度地保護圖書、檔案，為我國文化建設提供更為優良的服務。

2.圖書館檔案的開發和利用

強化我國圖書館相關檔案管理其主要目的是在通過積極主動地開發與利用信息資源，以便為圖書館和社會上其他各項工作提供更多地服務，這樣才能夠為圖書館檔案賦予更好地生命力。因此，筆者據自身經驗來看，關于我國圖書館檔案的開發與利用，主要還是應該從以下三個方面開展工作：

（1）積極配合領導的決策，并及時準確為各項事業工作提供相應的信息資源，最快為領導的決策提供一些必要且有用的服務。這樣一來，領導們的決策、計劃以及總結將具有非常直觀且可靠的參考依據。圖書館檔案管理工作開展的不斷強化，一方面利于其檔案信息資源的不斷豐富與更進一步完善，另一個方面則是可以為領導的決策、計劃及總結滿足更多的需求，無疑這將會大大地促進我國圖書館檔案管理工作的有序運作；

（2）積極配合館單位內部的各項工作，提供檔案的信息資料，可以做到對檢索信息的便捷性、傳輸快捷性，從而為圖書館檔案管理工作打開一個新的局面起到十分積極的促進作用；

（3）完整的圖書館檔案管理制度體系將為圖書館單位爭創多種榮譽提供非常必要的參考保障。總而言之，加強圖書館檔案管理與利用利在千秋且功在當代，每一個不論是提供這種服務還是享受這種服務的公民都應該抓緊、抓好這項工作的開展。

二、圖書館檔案管理的數字化建設

1.管理數字化建設

圖書館檔案管理工作對于數字化信息與計算機網絡技術、數據庫技術以及各種多媒體技術的應用與發展是一個新型的檔案信息管理形式，它是舊運營商分散，以數字化形式進行相關存儲，網絡互連可以被用來實現全方位的資源共享。辦公自動化的權威文件管理機關和機構的數字化信息化建設和應用為導向的數據為基礎，其管理網絡平臺的建設要求積極引進新型技術，從而不斷提高各種應用程序和網絡的進一步應用與發展。當前，計算機技術的廣泛應用，使得大量的圖書館信息資源得以以檔案信息為載體而形成規模，這樣也有助于文件數字化管理。

2.圖書館檔案數字化管理的主要障礙

由于圖書館檔案數字化管理模式在我國仍然屬于新興事物，且由于目前我國各項生產力的水平明顯不高，科學技術相對不發達的條件也是事實，數字化的圖書館檔案管理工作的開展必然還存在諸多的問題，筆者認為主要具有四個方面的問題：

（1）資源浪費

電子文件和紙質文檔的“雙系統”保存，引致資源的浪費。保存的“雙系統”是具有相同內容的紙質文件和電子文件一齊保存。在一些單位，各部門辦公自動化的網絡管理平臺，在網上傳遞各種信息資源，大幅度提高了管理工作的效率。電子版的信息資源與紙質的檔案資料兩套文檔是相同的內容，而不同類型的并發文件勢必將造成的人力、物力和財力三方面的浪費，且會影響到圖書館檔案的廣泛應用進而影響到電子文件和檔案服務事業的進一步廣泛發展。

（2）電子文件歸檔困難

辦公自動化系統和文件管理系統是不相兼容的，分散性明顯就很難以電子文檔歸檔。經驗數據分析，許多大公司都在使用計算機和網絡技術的辦公自動化系統，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統則是檔案行政管理部門為使檔案現代化管理標準化、規范化、實現資源共享而推廣的檔案現代化管理軟件。由于這兩套系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數據的收集和錄人造成了一定的困難。

（3）數字化檔案的利用率不高

辦公自動化系統實施了一段時間，但許多單位和電子文件管理作為一項緊迫的工作任務還在于提高更多地認識，人們依然相信傳統的理念和管理模式，由人工來完成的整個文件檢索過程中有限的文本輸入，編輯和打印的應用，只能看到有限的覆蓋范圍的文件，而忽略網絡的形式傳遞的信息的巨大寶庫，使得電子文檔沒有得到合理地開發與利用。

3.相關建議

（1）伴隨著大眾對于的檔案管理的認識意識不斷地增強，全館工作人員應將更加重視檔案工作，認真做好如收集與使用檔案資料的管理工作。反之，檔案意識薄弱，不了解檔案的用處，即使有檔案也不知道使用，勢必影響檔案作用的發揮。目前，我館檔案工作已步入了良性發展的軌道。

（2）提高了系統的基礎檔案工作的規范化管理。按照檔案工作目標管理的要求，建立和完善了一整套的文件管理系統，安全存儲的文件，奠定科學利用圖書館檔案工作規范，高效地開展了一個制度保障良好的基礎。

三、結束語

一般來將，圖書館檔案的原始性和真實性是一個圖書館提供全方位服務最具說服力的保障。建設數字化的圖書館檔案管理模式將為相互促進圖書館服務工作不斷改進與完善提供一個縱向發展的渠道，它會使得服務人群能夠更加具體地、生動地享有圖書館服務功能。筆者撰寫本篇論文意在希望在今后我國圖書館事業的不斷發展進程中更好地得到總結和升華。

參考文獻

[1]劉艷.做好圖書館檔案工作重在服務[J].浙江檔案，1999（12）.

（作者單位：曹縣圖書館）