關于加強人口和計劃生育檔案管理工作的實踐與思考

褚明超

摘 要：計生檔案對計生部門的各項工作有著重要的作用，必須給予高度重視，促使其充分發揮作用，并對其進行合理開發。實現檔案管理的規范化、制度化，更好地為計劃生育工作做出積極的貢獻。

關鍵詞：計劃生育；檔案管理；規范化

隨著人口和計劃生育政策的逐步調整完善，給計劃生育檔案管理工作提出了更高更細的要求，但受基礎條件、觀念體制、人力和經費等因素的制約和影響，人口計生檔案管理仍存在諸多問題和薄弱環節，進一步規范計生檔案管理，利用檔案資源為育齡群眾服務，對促進人口計生工作必將起到重要的推動作用。計生檔案對計生部門的各項工作有著重要的作用，必須給予高度重視，促使其充分發揮作用，并對其進行合理開發。實現檔案管理的規范化、制度化，更好地為計劃生育工作做出積極的貢獻。

一、當前人口計生檔案存在的問題

一是計生檔案管理工作意識淡薄。在實際工作中，有許多工作人員包括一些領導干部沒有認識到計生檔案管理工作重要性，加上個別計生檔案管理人員思想松懈，工作敷衍了事，檔案資料收集不全、歸檔不及時現象經常發生。由于實行計劃生育“一票否決”，有個別單位存在造假現象，嚴重損壞了計生檔案資料真實性。

二是檔案管理手段落后。基層人口計生檔案室普遍存在沒有制定嚴格的檔案管理規章制度；沒有添置必要的檔案保管設備，存在一房多用、辦公用品質量低等現象，由此造成檔案資料的污損、丟失等不可挽回的損失。

三是人員配備不足，整體素質不高。目前人口計生部門檔案管理人員整體狀況普遍存在學歷水平、理論知識、專業素質較低等問題，信息化管理經驗不足。在人口計生部門人才培養方面還存在不足，導致許多檔案管理人員管理水平仍然停留在傳統經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代發展，缺乏創新和活力。

二、實行標準化、規范化工作流程，提高檔案管理水平

一是職責明確化。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的之一。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

二是工作制度化。只有嚴格有關規章制度，才能確保檔案完整安全。根據多年工作的實踐經驗，筆者認為這些制度應包括以下幾個方面：對專兼職檔案員實行月初評、季考核、年獎懲制度，計生檔案收集、上報、整理、存檔應做到規范，要根據上級業務部門的統一要求，按照嚴格的標準進行操作；實行定期談話制度，專兼職檔案人員要定期向服務對象談話訪問，取得工作主動權；實行檔案收集整理時限制度，規定各業務歸口人員每天及時收集歸檔各類資料，每月上報一次檔案材料，等等。另外，還出臺一些輔助制度，依次保證上述各項制度的落實。

三是管理科學化。計生檔案工作人員要定期對收集來的檔案材料進行科學歸檔整理。為保證工作質量，達到檔案類目設置合理，組卷規范的目的，重點應抓好以下五個環節。一是合理設置類目體系，二是實行定期歸檔制度，三是實行計生檔案工作檢查制度，四是檔案工作人員要強化法制意識，嚴格貫徹落實檔案保管、利用等有關規章制度，確保檔案的完整安全。五是認真做好年度檔案收集整理和開發利用工作。

三、進一步加強人口計生檔案工作的幾點思考

一是力求工作程序規范化、標準化。若想提高檔案管理水平，必須確保程序和方法的標準化和規范化，需要在檔案進行收集、整理、檢定、保存和錄入等各個階段按照有序的方式方法開展工作。首先對檔案進行詳細普查。普通的計生檔案由于長時間沒有全面詳細的清查，在保管期限等方面含糊不清，很容易造成檔案多次重復或者失去考察價值，因此，需要周期性對這類文件進行清理和刪除，在使用計算機之后防止出現一份檔案重復工作的情況發生，不斷提高工作效率。其次對檔案進行分類管理，讓檔案分類更加合理化。對檔案進行重組的基本原則是保證兩者有關聯的文件組合在一起，在查找過程中提高了查詢效率。

二是重視對人才素質的培養。我們處在信息化發展的時代，在這階段的計生檔案特點是不但需要妥善管理檔案，而且要有熟練的計算機使用技術，并且具備一定的信息處理能力、知識體系結構完整等。因此，檔案管理人員的綜合素質的提高有助于計生檔案管理，吸納工作人員的管理能力、創新意識和頂尖技術，綜合其自身能力進行檔案管理。

三是對計生檔案管理人員進行在職培訓。積極組織和鼓勵在職工作人員進行更深層次的培訓和技術學習，不斷提高檔案管理人員的知識結構和技術水平，并重視對檔案信息觀念的培養和信息化服務的能力。在開展培訓教育的時候，應采取多種培訓方式，以多元化、立體性教學模式為主體，具有一定的針對性和實用性。不斷強化計生檔案管理人員的圖書官學和情報學等關聯學科，讓檔案管理人員可以積極參與到檔案界的研究活動當中，了解現如今檔案工作的發展趨勢，拓寬學習領域，更新知識體系結構。

（作者單位：山東能源新汶礦業集團公司 協莊煤礦）