淺議高校行政秘書應具備的職業素質

趙淼

摘 要：高校行政秘書工作具有政治性與參謀性、事務性與專業性、被動性與主動性的特點，要求他們要具備較高的思想政治素質、較好的業務知識能力、較高的綜合能力與素質、優秀的心理素質等，需要他們在各方面不斷提升自我，才能更好地勝任并完善工作。

關鍵詞：行政秘書；高校管理；角色定位；素質要求

一、高校行政秘書的工作性質

政治性與參謀性。高校作為教書育人之地，是對學生進行思想政治教育的陣地，立德樹人更是對每一個高校教師的基本要求。作為高校的行政秘書，首先要嚴格要求自我，擁有堅定的政治信念和立場，堅持正確鮮明的政治導向；其次更要關心國家時事政治，了解國家教育改革發展的動向，熟悉高等教育的政策法規，自覺遵守學校的各項規章制度。用一個先進黨員模范的標準要求自己，不做損害國家利益的事情，不做所有損害學校形象和利益的事情。

事務性與專業性。高校行政秘書事務性工作非常多，表現在：第一，服務于學校的文字工作，包含對內文件的校對、對外學校性公文的起草、各種文件的上傳下達。第二，各種會議的保障性工作，如校內校外會議的協調安排、各種活動的公務接待、應急事件處理等。第三，領導的輔助性工作，如為領導出謀劃策，落實任務，需要與學校辦公室、組織部、人事處、教務處、學生處、財務處、資產處、保衛處、工會等學校職能部門之間的協調聯絡。

服務性與管理性。相對于高校教學一線的專任老師，行政秘書的絕大多數工作內容屬于服務性質，服務的對象既包括學校領導，也包括二級院系以及普通老師和學生。繁雜的服務性工作和廣泛的服務群體，決定了行政秘書必須具有較好的管理能力。他們既要協助辦公室主任做好日常事務性工作，同時更要跳出工作，站在更高的位置多去思考，不斷優化辦事流程，完善工作制度，規范內部管理，提高工作效率和服務水平。

二、高校行政秘書應具備的職業素質

高校行政秘書的工作內容和工作性質對其提出了較高的能力和素質要求。一般而言，對高校行政秘書的能力與素質主要體現在以下幾個方面：一是較高的思想政治素質。高校是教書育人的地方，思想政治素質是高校行政秘書最重要的素質，也是素質教育的靈魂，更是高校行政管理的靈魂。毛澤東思想和中國特色社會主義理論體系是我黨制定一系列方針、政策的理論基礎，也是我們觀察問題、分析問題和處理問題以及解決問題的有力思想武器。高校機關行政秘書重要工作內容之一便是協助組織全校學習黨的先進理論知識并貫徹執行，所以思想政治素質對于機關行政秘書而言至關重要。基于高校工作環境的特殊性，行政秘書日常工作在工作環節中可能會遇到各種問題，高校行政秘書必須具備較高的思想政治素質，謹言慎行，在不違反法律法規和學校規定的前提下，在維護黨和學校的基礎上，靈活處理問題。因此，高校行政秘書需要在繁忙的日常工作之余，積極學習黨的理論知識，提升理論素養；并學習法律法規等知識，對存在的安全隱患及時處理上報，不斷提高處理緊急事件和安全突發事件的能力。二是較好的業務知識能力。高校行政秘書要堅持與時俱進，努力提升個人知識水平。第一，扎實掌握秘書學類知識。如不斷加強公文寫作能力，保持對文字較高的敏感性；提高自己的理論水平，能夠有效地協助領導制訂工作計劃；第二，努力學習管理學之類的知識。通過掌握先進的管理理念和技術、方法，促進管理工作科學高效規范化，擁有較高的管理能力與組織協調能力。第三，掌握必要的教育學和心理學知識。高校的發展目標是培養高水平和高專業層次人才的地方，在這個大的背景下，再結合高校行政秘書服務對象的多元化，決定了他們只有掌握較好的教育學和心理學知識，才能將工作做得游刃有余。第四，積極學習信息技術知識。近年來，高校行政管理的信息化程度不斷提高，網絡化程度快速加強。因此，高校行政秘書須加強辦公室自動化（如投影儀、掃描儀、復印機、辦公軟件、電腦設備等）方面的使用及維護能力，主動掌握運用網絡技術手段和方法，培養對信息敏銳的感受力、注意力和判斷力，積極搜集和主動挖掘有助于領導決策管理和決策的信息，將自己打造成為“多面手”。第五，儲備檔案學等相關知識。檔案管理是行政秘書的常規重要工作，因此，檔案學的相關知識是行政秘書必須要熟練掌握的知識，要及時做好對日常材料的及時歸檔、分類保管和管理的規范化，保證和維護學校信息的安全。三是較高的綜合能力與素質。綜合素質是指一個人的知識水平、道德修養以及各種能力等方面的綜合素養。高校行政秘書的工作涉及方方面面，且都至關重要，所以需要較高的綜合素質，除業務知識能力外，還集中體現在：第一，較高的人際交往能力。行政秘書負責行政事務的各項日常管理工作，服務對象眾多，需要做好二級學院與學校各職能部門的交流與溝通，且在任何場合、任何情況下也都代表學校形象，因而要具備良好的表達能力、協調和交際能力、應變能力等，使自己處于一個和諧的人際關系中。第二，較好的抗壓能力和學習能力。作為高校行政秘書，要面對多元化的服務群體，且工作時刻處于緊張的節奏和不容出錯的狀態中，加班加點更是工作常態，他們需要具有良好的抗壓能力。不僅如此，還要在工作中保持較好的學習能力，時刻注意自我的修煉，讓自己走在學校的前列，儲備更多更新的知識，隨機應對工作中的各種突發情況。第三，協同創新的能力。在信息化的今天，高校行政管理人員務必要走在時代的前列，需要開闊視野，多方學習和借鑒國內外優秀高校管理的先進技術和經驗。

三、結束語

目前，社會的發展對高校提升內部管理水平、提高辦學效益提出了更高的要求。高校行政秘書隊伍作為高校行政管理隊伍中的一支重要力量，在貫徹落實學校中心工作、保證各二級學院工作的正常運轉等環節中發揮著至關重要的作用。高校行政秘書需充分認識到工作的性質和要求，努力提升自身的能力與素質。高校行政秘書隊伍是高校行政管理隊伍中的重要力量，其工作具有政治性與參謀性、事務性與專業性、被動性與主動性等特點，要做好高校行政管理工作需要努力從思想政治、業務能力和綜合素質等方面不斷提升自我。

參考文獻

[1]梁丹丹.現代高校建設中的行政秘書職業分析[J].西部素質教育.2016（15）

[2]柏賀達.新時期下獨立學院行政秘書應具備能力探析[J].中小企業管理與科技（中旬刊）.2014（02）

（作者單位：沈陽工程學院）