關于電算化模式對會計檔案管理的影響研究

趙敏

摘 要：伴隨著計算機應用技術的發(fā)展，會計檔案的管理工作也逐步向電算化模式相轉(zhuǎn)變，這在很大程度上的發(fā)展提高了檔案管理工作的效率與質(zhì)量。本文首先闡述了目前電算化會計檔案的主要特點，然后就其實際影響進行了系統(tǒng)性的分析，以備參考。

關鍵詞：電算化模式；會計檔案管理；影響

引言：時代發(fā)展的腳步不斷加快，計算機網(wǎng)絡技術已經(jīng)得到了世界性的廣泛的應用與普及，在會計檔案管理工作中應用電算化模式有效控制和降低了傳統(tǒng)管理工作存在的風險與漏洞問題， 全面發(fā)揮出新型管理模式的突出性作用，大大提高了會計檔案管理工作的積極影響，促進了我國各企業(yè)與單位更加規(guī)范性的發(fā)展。

1.電算化會計檔案的特點分析

由于電算化會計檔案管理工作需要通過計算機操作實現(xiàn)，所以這種方式賦予該項工作一些新特點。首先電算化檔案實現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的云儲存以及光盤等磁性介質(zhì)的儲存，在傳統(tǒng)基礎上拓展了信息的儲存范圍。其次，數(shù)據(jù)的處理需要通過計算機端口進行，這就固定了其操作的環(huán)境。再次，電算化的會計檔案管理方式容易使信息受到破壞，信息質(zhì)量也會受到載體質(zhì)量以及存放條件等因素的影響，因此對檔案材料的完整性和安全性方便有著更高的要求。最后，隨著電算化檔案管理工作推行時間的推移，計算機應用系統(tǒng)中所儲存的軟件種類也就隨著增加，這就對計算機軟件的日常管理提出了更高的要求。

2.電算化模式對會計檔案管理的影響分析

2.1對歸檔范圍的影響。會計檔案管理的傳統(tǒng)操作都是通過人工來實現(xiàn)的，對于相關信息的保存具有很強的篩選性。普及電算化后工作人員首先要對計算機可以識別的程序文件進行設置，之后才可以通過計算機完成財務核算以及處理，所以程序文件的數(shù)據(jù)及代碼不但是電算化信息系統(tǒng)得以有效運行的條件，更是系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)及維護和信息查詢工作而對保證。以上操作雖然并非是財務核算的成果，可是若是離開了它們的支持，那么后續(xù)的財務管理工作都將無法正常進行，因此應將其進行特殊存儲[1]。

電算化會計檔案工作要在特定的系統(tǒng)條件下才能進行，可現(xiàn)階段有很多由于沒有針對相關軟件以及對應系統(tǒng)進行有效保存而造成軟件升級受損，影響檔案信息的調(diào)用。所以要對電算化會計檔案和其應用系統(tǒng)的版本予以充分注意以保持二者的的一致性。受到經(jīng)濟以及其他相關因素的制約，很多單位尚未落實激光打印機以及噴墨打印機的配備，無法保證傳統(tǒng)打印機輸出的紙質(zhì)材料達到使用標準。還有一些部門沒有注意磁盤介質(zhì)的選擇以及材料備份問題，最終使數(shù)據(jù)信息的儲存質(zhì)量受到影響甚至丟失，所以在進行會計檔案管理工作時，財務軟件的版本及軟件系統(tǒng)要作為會計檔案的必要部分進行歸檔，從而為電算化會計檔案的完整性與有效性提供可靠保障。

2.2對會計檔案利用方式的影響。在傳統(tǒng)檔案儲存室的基礎上開展數(shù)字化的檔案材料管理，實際上就是通過專項數(shù)據(jù)庫的建立類實現(xiàn)對具體檔案內(nèi)容的分類，同時生成檔案原始憑證、財務賬簿、指標文件以及工作資料等系統(tǒng)性的完整記錄。完成數(shù)據(jù)庫的構建之后就應在第一時間著手數(shù)據(jù)錄入工作，以盡快實現(xiàn)相關資源的共享[2]。同時還應升級和完善會計檔案信息網(wǎng)絡，方便把本級不同部門的各種文件和業(yè)務上級的一些文檔進行直接轉(zhuǎn)換并納入數(shù)據(jù)庫，進一步降低管理人員的工作量，同時還提高了信息傳輸與保存的完整性。此外也可以實行聯(lián)機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，以MSN及電子郵件等形式進行專項信息的咨詢活動。總的來講，通過數(shù)字化會計檔案的的管理工作在很大程度上對檔案在形成、調(diào)閱上的時空差進行了控制和調(diào)節(jié)，很好的挖成了會計檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代管理方式的轉(zhuǎn)變，有利于人力以及資源資源的進一步整合，促進會計檔案管理工作效率的提升。

2.3對會計檔案載體多樣性的影響。傳統(tǒng)的會計檔案管理工作中，所有操作都是通過人力手工進行的，不但增加了員工工作量，同時財務數(shù)據(jù)的準確性也無法得到保證。電算化模式下的會計檔案管理只要將原始數(shù)據(jù)進行準確錄入即可，然后系統(tǒng)就會通過專業(yè)軟件進行審核、修改、確認以及打印輸出等相關一系列的操作，包括借貸平衡及項目匯總等，在很大意義上減少了員工的工作量，更加避免了計算失誤問題的出現(xiàn)。電算化會計檔案基本都要利用硬盤進行存儲和備份，由于數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的物理特性，在將檔案生成記錄的同時應采取雙套制歸檔形式，并對每份文檔進行生成時間和操作員姓名等信息的標注，貼上保護字樣，將其分別保存于不同地點，避免所有材料同時受到火災以及地震等意外事故的影響而導致整個電算化會計檔案系統(tǒng)受損甚至無法恢復的毀滅[3]。硬盤的放置位置一定要遠離磁場，并且注意文檔硬盤的防熱、防潮、防折以及防塵等，并對其進行定期檢查與復制工作，避免因為磁性介質(zhì)受損而導致相關檔案信息丟失的問題，最終對會計的工作造成不良影響，為企業(yè)帶來嚴重的損失。

硬盤、外在軟盤等相關磁性介質(zhì)接收和存儲數(shù)據(jù)都是通過磁信號實現(xiàn)的，一旦數(shù)據(jù)被私自篡改也不會留下一點痕跡，因此相關工作人員應全面落實整個計算機系統(tǒng)的穩(wěn)定性與安全性的保障工作，包括計算機系統(tǒng)的病毒防范等。按照我國企業(yè)報表管理制度以及賬務系統(tǒng)管理制度中的相關規(guī)定，企業(yè)賬務信息與相關數(shù)據(jù)的備份要由專門的數(shù)據(jù)管理員來構建，并且至少每三十天就要進行一次數(shù)據(jù)信息備，并且備份工作應由專門的數(shù)據(jù)管理人員為其辦理存檔手續(xù)，然后在軟盤上進行特殊標注，再用封條或者印章簽封，備份軟盤應裝在保護封條和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進行轉(zhuǎn)貯。雙備份下的兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。

結(jié)語：時代發(fā)展的腳步不斷加快，計算機網(wǎng)絡技術已經(jīng)得到了世界性的廣泛的應用與普及，在會計檔案管理工作中應用電算化模式有效控制和降低了傳統(tǒng)管理工作存在的風險與漏洞問題， 全面發(fā)揮出新型管理模式的突出性作用，大大提高了會計檔案管理工作的積極影響，促進了我國各企業(yè)與單位更加規(guī)范性的發(fā)展。

參考文獻：

[1]劉曉紅. 電算化模式對會計檔案管理的影響[J]. 黑龍江史志，2014，（18）：72. [2017-08-14].

[2]孫濤. 電算化模式對會計檔案管理的影響[J]. 黑龍江檔案，2011，（02）：93. [2017-08-14].

[3]王紅. 會計電算化對會計檔案管理的影響[J]. 經(jīng)營管理者，2010，（03）：239. [2017-08-14].endprint