對高校財務報銷工作的幾點思考

俞茜

長期以來，高校財務的報銷工作令廣大教職工感到麻煩。規(guī)章制度繁瑣、手續(xù)復雜、報銷過程時間長等問題普遍存在。經(jīng)過多年的探索，我院財務部門投入大量人力物力完善報賬體系，目前以初見成效。

1.無現(xiàn)金報銷

無現(xiàn)金報銷是指將所報銷的款項直接轉入報銷人指定的銀行卡的一種報銷方式。具體操作只需在報銷時，報銷人員在匯總單上填上自己的銀行卡卡號，手續(xù)完成后即可離開，錢會直接到賬。運用無現(xiàn)金報賬的方式能夠減少報銷排隊現(xiàn)象，提高工作效率，降低現(xiàn)金周轉風險，同時保障全校師生在財務報銷中對現(xiàn)金的需求量。

2.網(wǎng)上預約報銷

2015年，我院推出網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)。教職工可通過該系統(tǒng)，實現(xiàn)預約報銷，提前將報銷信息錄入系統(tǒng)，然后將預約單和相關原始憑證交到財務部即可持回執(zhí)離開，后續(xù)的審核、復核、銀行轉賬等工作都由財務人員處理，實現(xiàn)無縫對接，省去了報銷人排隊的麻煩。經(jīng)復核人員復核無誤后，出納將直接支付報賬金額到報賬人指定的銀行賬戶上。

3.叫號機與信息查詢機

長期以來，由于報銷大廳業(yè)務繁雜，經(jīng)常出現(xiàn)排隊等候人數(shù)過多，前擁后擠的現(xiàn)象。尤其是臨近年關期末，有時很多老師排隊在一小時以上甚至更久，等輪到時又因為資料不全導致報銷不成功，極大地影響了報銷效率，也不利于財務部門的形象。為了解決師生勞累、樹立良好形象，創(chuàng)造人性化的服務環(huán)境，我院財務部設置了叫號機與信息查詢機，真正創(chuàng)造舒適、公平、友好的等候環(huán)境。先辦好業(yè)務的窗口先叫號，科學排隊，也徹底解決了有時因為前面的老師報銷單據(jù)過多而導致?lián)矶碌默F(xiàn)象，智能排隊系統(tǒng)的建設大大提高服務信息化水平，將窗口服務提升到一個新的高度。

提供了以上服務以后，教職工對于報銷流方面的抱怨少了很多，但是在很多其他方面還是偶爾存在誤解。尤其是在以下幾方面：一、報銷政策變動大、時間短，教職工無法有效學習最新的報銷政策；二、各部門溝通不順，導致對審核把關口徑不一致；三、一年中報銷繁忙時間段較集中，期末年末人流量劇增。對于這些問題，提出以下幾點思考：

1.加大各分院的宣傳力度，利用網(wǎng)絡多元化宣傳

隨著財務制度的不斷更新完善，財務制度的學習難度不斷加大。分院的師生平時忙于科研教學，很難抽出專門的時間學習報銷業(yè)務。為了讓師生能夠更及時了解最新的財務制度，財務部在官網(wǎng)第一時間發(fā)布制度消息，并陸續(xù)組織核算辦公室成員到各個分院組織專題講座。重點講解報賬知識，如：各類經(jīng)費的報賬原則、如何辨別真假發(fā)票、各種單據(jù)的填寫要求等。當教職工了解基本報賬規(guī)則后，能大大減少問詢和返工率，緩解報賬難現(xiàn)象。后期，財務部門應將培訓資料上傳至官網(wǎng)以便教職工下載學習。

2.不斷提升財務人員的職業(yè)素養(yǎng)，增強高效和諧的服務意識

報銷手續(xù)較為繁瑣，已讓教職工頗有怨言，若是財務人員工作態(tài)度不好，則會激化矛盾。因此，首先，財務人員應該具備較強的服務意識，將自己定位于為師生服務的人員，當報銷人手續(xù)不齊時，應耐心將不齊之處告知，解釋清楚，盡量讓師生只跑一次。其次，財務制度每年都在變化，財務人員自己應當樹立學習意識，熟悉每條政策，口徑一致地為師生解答疑惑。

3.配足人手，職責分明

以我院為例，我院師生共一萬多名，可是財務部門人員才15人，平均一位工作人員要服務700人。財務人員偏少直接導致分工不明，服務無法細化。并且存在著新近員工邊學習邊上崗的現(xiàn)象，導致錯誤率增加。因此，配足人手，職責分明能夠讓報銷工作更專業(yè)。

4.優(yōu)化財務報賬流程與步驟，提醒師生不要擠在期末年末報銷

由于學校的寒暑假機制，高校的報銷工作總是在期末和年末的時候最為繁忙，每月工作量分布不均。因此，財務人員應引導師生及時處理票據(jù)，及時報銷，盡量減少高峰期的工作量。同時，擴大網(wǎng)上預約報銷的宣傳力度，分散報賬時間。另外，根據(jù)最新的財務政策，優(yōu)化報賬流程與步驟，簡化不必要的手續(xù)，盡量做到高效有序地為師生服務。endprint