完善社會保險檔案管理促進保險事業發展

張婷婷

摘 要：隨著我國社會經濟不斷發展和人們物質生活水平的不斷提高，人們對于保險的重視程度也越來越高，在這樣的環境之下，我國保險事業得到了更好的發展，社會保險檔案的數量也快速的增長著，這對于檔案管理人員來說，是一個不小的工作挑戰。本文首先指出當前社會保險檔案管理工作中存在的一些問題，在此基礎之上，提出幾點完善社會保險檔案管理的辦法，旨在不斷促進保險事業的發展，為我國人民的生活帶來更好的保障。

關鍵詞：社會保險；檔案管理；問題；發展；完善

引言：

社會保險檔案作為國家檔案中十分重要的組成部分，承載著我國各個機關和團體中員工的社會保險、醫療保險、失業救濟保險等保險項目辦理過程中形成的各種數據。如繳費金額、保險時長、保險統籌關系變動等。做好社會保險檔案的管理工作，能夠保證相關查考工作開展的更加順利和高效，建設更加和諧、有序的社會。

一、當前社會保險檔案管理工作中存在的問題

首先，當前我國社會保險檔案的管理制度沒能做到規范化、統一化，很少有社會保險機構能夠按照國家發布的檔案管理相關規定進行工作，而統一的社會保險檔案管理辦法又尚未出臺，這直接導致了不同地區的不同社會保險機構在檔案的保存與管理上存在著相當大的差異，缺少必要的統一性。

其次，許多社會保險經辦機構對于檔案管理的認識不深、意識不強，沒有將社會保險檔案的管理工作作為社會保險工作中的重要組成部分，將大部分精力都放在了資金的投入和社會保險工作的領導上，而缺少對檔案管理工作的必要資金投入與技術支持。這直接導致了當前我國社會保險檔案管理工作效率的低下。

再次，社會保險檔案缺少專門的管理地點，社會保險經辦機構中大量的保險檔案基本上只能由經辦人自己保管。這樣分散化、隨意化的管理辦法不僅不能構建起體系更加完善的社會保險管理結構，更是存在著相當多的潛在危險，給日常經辦工作造成了許多的苦難。不僅如此，社會保險檔案的管理也缺少專門的管理人員，社會保險經辦機構大多選擇機構內其他部門的員工進行檔案的管理，即使招聘專職人員做管理工作，也很少有經歷過系統培訓的專業人員，幾乎都是非專業人員，社會保險檔案管理的效果自然也就大打折扣。

最后，雖然互聯網技術飛速發展，當前我國大部分企業都已近進入了電子辦公化時代，但是在社會保險檔案管理部門中，由于缺少資金以及技術人員等客觀條件的限制，到目前為止仍然沒能完全實現檔案管理的信息化，對于紙質材料的管理仍然是檔案管理的核心。而與經過信息化處理的電子檔案不同，紙質檔案在查詢和訪問中難度更大，而且在長期的保存與使用中更容易發生損壞和丟失的情況，不利于我國保險事業的長久發展。

二、完善社會保險檔案管理的辦法

首先，社會保險業務工作量很大，需要接觸的人很多，涉及的專業知識十分廣泛，因此，要建設其完善而科學的社會保險檔案管理體系，發布一系列規章制度，實現社會保險檔案管理的規范化和統一化。在規范化和統一化的社會保險檔案管理制度之下，一方面，要激發當前社會一保險檔案管理人員的工作潛能，工作的標準要落實到具體部門甚至部門中的個人身上，設立科學的獎懲制度，并制定工作目標，有條不紊的展開工作，促使每名管理人員都能夠以更加認真負責的態度對待工作。另一方面，要建立標準化的工作流程，打造更加規范的工作環境。具體來說，可以建立包括檔案查閱、檔案接收等登記制度以及檔案室工作制度等，在此基礎之上更好的對社會保險工作的整體功效效率進行完善與提升。

其次，應當加大對于社會保險檔案管理工作的投入。一方面，應當加大經濟方面的投入，購置更多現代化、信息化的檔案管理設備，并設立專門的管理部門，聘用更多在檔案管理方面具有充足經驗，或者具有相當專業水平的高素質人才。對于現有的檔案管理隊伍，也應當定期邀請檔案管理方面的專家對他們進行培訓，不斷完善檔案管理隊伍的整體工作水平；另一方面，應當加大精力方面的投入，真正認識到社會保險檔案管理的重要性，著手對當前的工作制度、工作環境進行整改，構建更加科學的社會保險檔案管理體系，探索更加高效的社會保險檔案管理模式。

再次，對于紙質檔案的管理，應當聘用專業的專利人員根據檔案本身的類型、特點以及形成規律等特征劃分歸檔范圍，并按照年度順序、保管期限等分類方法進行有序的整理，保證紙質檔案存放的規整性，防止出現檔案的丟失和損壞現象，在需要查詢和訪問時，快速地將相關檔案調出，節約工作時間。

最后，在當前這個信息技術高速發展的時代，社會保險檔案管理領域必須與時俱進，對現有的管理辦法進行改革，引入更多相關技術人才參與進改革之中，逐漸實現檔案管理的電子化。在電子檔案的管理方面，應當按照門類進行歸納整理，規范入檔，并及時保存備份，定期對相關系統進行維護。值得一提的是，電子檔案的出現并不代表紙質檔案消亡，在做好電子檔案管理工作的同時，也應當做好紙質檔案的管理工作，不能專注于一方面的管理，而忽視另一方面的管理。紙質檔案和電子檔案各有所長，彼此之間應當相互配合，這樣才能夠真正實現電子化辦公的意義。

結語：

近些年來，我國的社會保險覆蓋范圍越來越大，使得相應的社會保險檔案數量急劇增加，給社會保險檔案管理工作帶來一定的挑戰。因此，做好社會保險檔案管理工作，是我國保險事業取得更好發展的必要環節，是保證社會保險工作有序開展的重要舉措。當前我國社會保險工作者應當意識到這一點，不斷提升自身的專業技術水平，不斷地對社會保險檔案管理工作進行與時俱進的革新與完善，加強基礎設施建設，建立科學的社會保險檔案管理規劃，從而促進社會的和諧穩定，以及保險事業的快速發展。

參考文獻：

[1]王洪春.日本勞動與社會保障專業的職業資格考試及其啟示[J].中國社會保障，2014，09：25-26

[2]鄭秀華.社保檔案現代化管理探究[J].中國管理信息化，2015，18（24）：203-204.

[3]王占偉.社會保險檔案管理存在的問題與對策[J].檔案管理，2015（4）：88-89.

[4]王彥英. 淺談社會保險檔案管理存在的問題及其解決方法[J]. 現代商業. 2012（32） ：96-98

[5]趙艷萍，伍明慧. 做好新形勢下社會保險檔案管理工作的思考[J]. 哈爾濱職業技術學院學報. 203（03）：16-18endprint