“5S”管理方法在圖書館中的應用

陳秋萍

摘要：介紹了“5S”的涵義，圖書館實施“5S”活動的具體內容、方案、原則以及圖書館實施“5S”活動的誤區。

關鍵詞：圖書館；管理；5S；工作環境

1.“5S”的涵義

5S最早起源于日本，是日本工業成功的管理方法之一，是指對生產現場各生產要素（主要是物的要素）所處狀態不斷進行整理、整頓、清潔、清掃和提高素養的活動。由于整理（Seire）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）和素養（Shitsuke）這五個詞日本語中羅馬拼音的第一個字母都是“S”，所以簡稱“5S”。

2.圖書館實施“5S”管理方法的內容與步驟

2.1.整理（Seiri）：整理是徹底把需要與不需要的人、事、物分開，再將不需要的人、事、物加以處理。整理應包括兩方面的內容：一是工作人員辦公區（如書庫）的整理；二是讀者使用區（如大廳、閱覽室、儲存柜）的整理。把這兩個區的物品區分為必要和不必要，常用和不常用，工作現場留下必要和常用的。通過整理使圖書館閱覽室和工作場所空間得以擴大，寬敞明亮一目了然，從而也減少空間的浪費，節省借閱和整理圖書的時間，節省尋找物品的時間，提高工作效率。

2.2.整頓（Seiton）：整頓是把需要的人、事、物加以定量和定位。把物品和書刊進行科學合理的定位和擺放，定位要根據物品的使用頻率和使用便利性，并設有醒目的標志，以便在最快速的情況下取得所要之物。可以將所需物品及存放位置編成一覽表。在每一排書架上，統一標明藏書的起止分類號及相應圖書類目的名稱，方便讀者查找。也方便圖書館工作人員上架。

2.3.清掃（Seiso）：清掃是把工作場所打掃干凈，對出現異常的設備立刻進行修理（如掃描儀、監測儀等等），使之恢復正常。清掃過程是根據整理、整頓的結果，將不需要的部分清除掉，或者標示出來放在倉庫中，清掃活動的重點必須是按照具體情況決定清掃對象。如徹底清掃館內每個死角杜絕污染源，垃圾廢品及時處理，破損的圖書及時修補，損壞的設施進行維修等。通過清掃，培養館員凡事認真的良好習慣。

2.4.清潔（Seiketsu）：清潔是在整理、整頓、清掃之后，認真維護、保持完善和最佳狀態。清潔并不是單純從字面上進行理解，它是對前三項活動的堅持和深入，從而消除各種不安全的根源，創造一個良好的工作環境，使員工能愉快地工作。

2.5.素養（Shitsuke）：在圖書館中，素養是指館員應自覺遵守圖書館的各項規章制度，養成良好的職業道德和工作習慣，增強人人參與管理的意識，培養合作奉獻的精神。樹立為他人著想、為他人服務的理念，養成物品歸位放置的良好習慣，加強個人儀表、儀容整潔，言談舉止文明禮貌，保持良好的心情及精神面貌為讀者服務。

3. 圖書館實施“5S”活動的方案

3.1 建立“5S”監督機構

推行和實施“5S”管理的成功與否，很大程度上依賴于是否有一個強有力推進組織，因此，要推行“5S”就必須有一個組織即監督機構，作為核心力量，來推動“5S”的實施，監督機構由高層領導擔任負責人；并推選具備良好素質的館員擔任監督機構的成員；在各部門設置監督小組，并選出小組長，由負責人帶頭時常對各部門進行巡查，及時發現問題，糾正問題；另外小組還可以吸收讀者加入，聽取讀者的意見和建議，這樣做還可以帶動讀者維護工作環境的整潔和秩序。

3.2建立“5S”活動的標準

所謂標準， 是指人們為了更好地滿足各方面的共同需求和取得良好的社會效益，在先進的科學技術、管理和實踐經驗的基礎上，對具有多次重復性的事和物，在一定的范圍內所制定的，并經過一定程序批準以特定形式頒發、實施的統一規定。如辦理借、還書手續動作快捷、不拖泥帶水；解答咨詢作風嚴謹；圖書歸架快速準確；圖書編目快速、準確無誤；典藏分配圖書科學、合理等等。

要長期堅持“5S”活動的最好方法就是建立“5S”活動的標準，通過“5S”標準化，可以在日常的工作中發現異常問題，及時采取措施加以改善，并運用標準化的方法改善成果、加以鞏固。

3.3 建立“5S”活動崗位責任制

這是“5S”活動中最重要的一個環節，它將影響到推行活動能否順利進行，要明確制定出每個館員的工作崗位與責任區域，規范館員的工作基準，并且由推行辦公室將其形成文字，發放到各部室和每個館員的手中，作為工作約束與行為規范，經過推行辦公室和監督小組的督察工作，其結果可以張榜公布并與獎金掛鉤。

3.4 建立合理的“5S”活動獎懲制度

應注意建立合理、公平的獎懲制度，制定評獎機制和懲治方法，與監督機制相結合，加強執行的力度。

4. “5S”管理的原則

4.1.自我管理的原則

良好的工作環境不能指望別人來創造，要自己動手創造一個整齊、清潔、方便、安全的工作環境，自我管理，全員參與。

4.2.勤儉節約的原則

開展“5S”管理活動，是要從工作環境中清理出無用的物品，有的只是在現場無用，但可用于其它地方，有的雖然是廢物，但應本著廢物利用、變廢為寶的精神，該利用的要千方百計的利用，如破損圖書要進行修補、裝訂再利用，需要報廢的應按報廢手續辦理。廢紙要變賣后作為館內收入，不要當作垃圾一扔了之。

4.3.持之以恒的原則

“5S”管理開展起來比較容易，可以搞得轟轟烈烈，在短時間內取得明顯的效果。但要持之以恒，不斷優化就不太容易。因為素養的提高不是一朝一夕就能夠做到的。是靠整理、整頓、清掃、清潔長期堅持下去，使我們養成良好的習慣后逐步提高的。

4.4.真誠溝通的原則

充分利用會議、工作日志等進行有效的溝通，讓員工明白實施“5S”的目的，關注“5S”實施的效果，參與制訂實施“5S”的計劃，人人參與，和諧共處。endprint

5. “5S”管理的誤區

圖書館開始實施“5S”管理，有人也許認為“5S”無非就整天掃地、整理物品以及將物品進行定位。在這種想法的作用下，認為“5S”管理圖書館為了領導進行參觀、視察的時候打掃一下，給外界留下一個良好的形象而已。主要有以下誤區：

5.1. “5S”就是大掃除

認為5S活動僅僅是一種大掃除，只是為了改善圖書館形象所開展的活動。實際上，“5S”不僅能夠使整個圖書館保持清潔，更重要的是通過持續不斷的改善活動，使工作環境達到一定的高度，促使員工養成良好的工作習慣，提高員工的素養。“5S”活動與大掃除的根本區別在于：“5S”是持續的活動，大掃除是臨時性活動。二者過程不同，目標也不同，結果更不同。

5.2.“5S”活動只是服務部門要推行的

流通部門是圖書館的窗口，他的服務質量的好壞直接影響到圖書館的形象。要推行“5S”活動，也許有人認為這只是流通部要進行的活動，與己無關，圖書館領導要讓每一個人都認識到“5S”活動的意義，積極地參與，并使每一件事情都有嚴格的標準和良好的合作氛圍，充分調動員工的積極性來形成強大的推動力與凝聚力。

5.3.“5S”活動是形式主義

有人認為整理、整頓、清潔和素養等5S活動過于注重形式，缺少實質性的內容，因而對“5S”活動的實施效果始終保持懷疑的態度，一般來說“5S”活動的實施確實需要一些形式，如標準、宣傳等。但是“5S”活動的目的是為了使員工通過不斷的重復，養成良好的工作習慣。因此“5S”活動是形式主義的觀點是錯誤的。

總之，“5S”管理是圖書館管理和改善的基礎和有效工具，只要長期堅持下去，認真嚴格地做好檢查、評比、考核和獎懲等工作，才能從根本上提升館員的品質修養，并且注意帶動和影響讀者，進而提升讀者的道德品質修養，盡力去實現雙方的共同理想。

參考文獻：

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[3]周勝杰，李憲榮編著.共好5S：推行5S的最高境界[M].廣州：廣東經濟出版社，2003.11endprint