面向J2EE的學校檔案系統(tǒng)構建策略

程安琪

摘要 為了建立統(tǒng)一的綜合性檔案管理平臺，學校應加快檔案綜合應用系統(tǒng)的開發(fā)與建設。本文提出了一種面向J2EE的學校檔案系統(tǒng)，旨在為學校提供統(tǒng)一、綜合性的管理平臺，提高檔案管理效率，實現(xiàn)學校教學機構的各類檔案信息的集成化管理，最大化地實現(xiàn)檔案資源共享。

關鍵詞 J2EE；學校檔案系統(tǒng)；構建

中圖分類號 TP2 文獻標識碼 A 文章編號 2095-6363（2016）14-0072-01

從架構而言，J2EE屬于一種分布式多層結構開發(fā)系統(tǒng)。J2EE借助于Struts框架、Hibernate、Ajax、Servlets、JSP、EJB等技術，加之JDBC數(shù)據(jù)庫技術、XML技術的支持，通過分層架構提供了系統(tǒng)開發(fā)框架，實現(xiàn)了不同層間的松耦合與各層間的靈活調(diào)用。

1系統(tǒng)需求分析

基于J2EE的學校檔案系統(tǒng)構建，旨在實現(xiàn)學校各類檔案資源的統(tǒng)一化管理與共享，為學校檔案管理工作提供更高效、智能化的支持。為實現(xiàn)該目標，所開發(fā)系統(tǒng)應提供檔案管理制度、類別、管理、歸檔、統(tǒng)計查詢、查閱記錄、系統(tǒng)管理、崗位職責等多重管理功能。

其中，檔案管理作為系統(tǒng)核心，為了實現(xiàn)該功能應明確管理數(shù)據(jù)對象，如檔案的名稱、類別、存儲日期等字段信息，并提供檔案信息的增刪、修改、模糊查詢等多項功能。為了實現(xiàn)歸檔管理功能，需要對檔案信息進行分析、處理，若數(shù)據(jù)量龐大，則需對各數(shù)據(jù)進行遍歷比對，因而會影響分析的及時性，需要將歷史久遠的檔案數(shù)據(jù)進行歸檔，如此可以顯著提高操作效率。對于類別管理而言，需要系統(tǒng)根據(jù)檔案性質(zhì)等進行歸類，如此便于提高管理效率。對于崗位職責管理，需要根據(jù)人員職責明確不同管理人員的職責，以便為檔案檢索、維護提供依據(jù)和保障。制度管理也十分關鍵，在系統(tǒng)開發(fā)中，為滿足檔案管理的科學化，需要提供完善的錄入管理及使用模式、完善制度，如管理、統(tǒng)計、查借閱、庫房管理、歸檔制度等，為檔案科學管理提供依據(jù)。

此外，為了確保系統(tǒng)安全，開發(fā)和設計中只允許授權用戶登錄，如此方可確保系統(tǒng)用戶的合法性，保證數(shù)據(jù)安全性、完整性、可靠性。為加強用戶動態(tài)管理，還需要提供用戶增刪、修改等功能，以及用戶快速查詢、定位、模糊查詢等功能，這樣輸入一定查詢條件，即可迅速、準確找到某用戶登錄及使用信息。

2系統(tǒng)總體結構的設計

本文采用Servlets實現(xiàn)前端控制，對用戶的登錄情況進行管理，并實現(xiàn)視圖的分發(fā)、獲取相關信息等目的。利用會話bean，實現(xiàn)了項目工作流，并以界面方式提供相應的服務，同時將應用程序業(yè)務邏輯加以封裝，其通過bean組件實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的操作處理過程，形成了一個松耦合的系統(tǒng)結構體系。系統(tǒng)總體結構主要包括四大模塊，即搜索查詢、用戶管理、檔案信息、檔案管理模塊。

管理員登錄該系統(tǒng)后可對其開閉情況進行設定，若設為開放狀態(tài)，則用戶可對自己的信息資料等進行增刪、查看、修改。若設為關閉，則用戶只可查看信息，無法進行內(nèi)容管理，若想對信息進行增刪、修改，需要聯(lián)系管理員進行操作。管理員登錄系統(tǒng)后具有最高權限，無論何時都可增刪、查詢、修改用戶檔案信息，還可對所有用戶權限進行設置、管理，搜索功能往往只對其開放，但管理員可以將其分配給某些教師用戶進行使用。

2.1系統(tǒng)登錄及操作功能的設計

在使用系統(tǒng)不同功能模塊前，需要先登錄，登錄過程需要借助于數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)等所提供的登錄方式，且要求在安全性能要求較高的系統(tǒng)中使用，根據(jù)本文所開發(fā)系統(tǒng)的特點，采用的是基于軟件的登錄方式，如此不僅提高了登錄效率，還提供了多樣化的設置，便于系統(tǒng)當年資源的管理。在登錄中，若用戶輸入用戶名、密碼存在問題，將出現(xiàn)不同提示。若用戶名出錯，會提示該用戶名不存在或用戶名有誤的提示，若密碼有誤，則會提出您輸入的密碼有誤，請在檢查大小寫后重新輸入。只有用戶名、密碼都正確，才能完成登錄過程。

2.2檔案信息管理功能的設計

本系統(tǒng)模塊、業(yè)務流程涉及到檔案信息的收集、鑒定、整理等模塊。對于檔案信息收集模塊而言，其主要是利用系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)端，并對數(shù)據(jù)展開初步地處理，該數(shù)據(jù)源自于不同單位的檔案文件信息。對于檔案信息鑒定模塊而言，主要負責為有關管理人員提供歸類、組卷等服務，根據(jù)時間、期限、性質(zhì)等，對組卷方式加以區(qū)別，并根據(jù)要求進行增刪處理。就檔案信息整理模塊而言，負責對檔案進行分類、索引等，根據(jù)檔案文件卷屬性，將其更新錄入系統(tǒng)目錄，通過查詢目錄在索引中設置相應的檔案。

2.3檔案管理功能的設計

該模塊設計包括如下子模塊：1）錄入子模塊。負責搭建起檔案部門向管理部門的信息錄入途徑，管理部門負責檔案的接收，并實現(xiàn)該模塊同其它子模塊之間的信息傳輸、轉換等；2）采集子模塊。該模塊負責完成錄入、管理等部門對電子檔案文件的采集工作，其負責收集系統(tǒng)中不同電子格式的檔案文件，并建立其同歸檔入庫文件之間相應的映射關系，如將學校教務管理部門所生成文件格式通過掃描形成相應的電子格式檔案文件，并利用條形碼的打印，構建起該文件和預歸檔文件之間的映射關系；3）預計歸檔文件錄入及管理模塊。該模塊負責提供預計歸檔文件的錄入、管理工作，包括目錄信息的生成、輸入、更新、存儲、接口功能等；4）整理與歸檔模塊。負責提供檔案信息的整理、歸檔等，學習各管理部門之間利用該模塊可實現(xiàn)檔案資料的整理、歸檔，并提供了更新之后的整理、歸檔規(guī)則，可對文件、檔案信息的映射關系進行自定義；5）案卷級檔案的錄入與管理模塊。負責將案卷級檔案逐級錄入到系統(tǒng)中，并提供各門類檔案信息的輸入、保管、維護、存儲等多項管理及批量化處理功能；6）文件級檔案錄入及管理模塊。該模塊負責對檔案進行逐級目錄管理，如目錄信息的自動生成、錄入、批量處理等，還負責實現(xiàn)此類文件信息、輸入、維護、存儲管理；7）全宗管理模塊。該模塊負責對全宗檔案信息進行處理，如全宗號的錄入、顯示、查詢、維護、存儲等；8）入庫、鑒定、銷毀管理子模塊。該模塊負責對已經(jīng)歸檔的檔案進行管理，并幫助用戶對其現(xiàn)實作用、歷史價值進行分析，并提供數(shù)據(jù)銷毀、記錄清除等功能。

2.4檔案搜索查詢、統(tǒng)計分析功能的設計

搜索查詢功能包括搜索查詢、借閱記錄查詢、銷毀清冊、文件查詢、存放情況查詢等模塊。是對檔案數(shù)量、利用狀況的全面統(tǒng)計，利用這一模塊可實現(xiàn)各檔案及其使用情況的統(tǒng)計，并對學校各二級單位檔案統(tǒng)計信息加以匯總、報送。而統(tǒng)計分析功能包括檔案統(tǒng)計、數(shù)據(jù)分析模塊。前者負責將查詢結果依據(jù)所設定條件加以統(tǒng)計，如學生信息、成績信息、獎懲信息等，提供給教師作為參考。后者負責對所提供統(tǒng)計結果加以分析，通過數(shù)據(jù)自動化分析，提供給管理人員，便于學生管理。

3結論

總而言之，本文所設計的面向J2EE的學校檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)了計算機應用技術與檔案管理技術的融合，通過系統(tǒng)設計滿足了不同情況下的檔案管理需求，提高了檔案管理效率和數(shù)據(jù)安全性，實現(xiàn)了學校所有檔案信息的共享，保障了檔案管理的高效化、智能化。endprint