加強(qiáng)對業(yè)務(wù)招待費及相關(guān)經(jīng)費的控制

朱虹

針對我國很多企業(yè)在生產(chǎn)、銷售以及管理產(chǎn)品的過程中沒有全面落實對業(yè)務(wù)招待費全面控制的問題，最終導(dǎo)致超支現(xiàn)象出現(xiàn)的后果，提出提高對企業(yè)業(yè)務(wù)招待費管理是極為必要的論點。基于此，在論述企業(yè)業(yè)務(wù)招待費概念、分析現(xiàn)階段企業(yè)業(yè)務(wù)招待費存在問題以后，探索提升業(yè)務(wù)招待費及相關(guān)經(jīng)費管理效率的措施。

業(yè)務(wù)招待費通常是指企業(yè)因為經(jīng)營管理活動的需要而支出的經(jīng)費，例如用于來賓接待、產(chǎn)品宣傳營銷以及公關(guān)交往等環(huán)節(jié)。通常來講，業(yè)務(wù)招待費用的支出能夠協(xié)助企業(yè)塑造優(yōu)質(zhì)的品牌形象，幫助其在社會中獲得良好的口碑。但是近幾年在我國企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益逐步提升的進(jìn)程中，業(yè)務(wù)招待費用的管理工作卻沒有落實到位，超支與浪費現(xiàn)象屢見不鮮。因此強(qiáng)化對業(yè)務(wù)招待費及相關(guān)經(jīng)費控制的力度是極為必要的，故此本文對相關(guān)對策進(jìn)行分析與探討。

企業(yè)業(yè)務(wù)招待費的內(nèi)涵

業(yè)務(wù)招待費作為企業(yè)費用管理體系中的重要組成成分，一般是指企業(yè)為了進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系、產(chǎn)品促銷或者會議接待、商務(wù)洽談、對外聯(lián)絡(luò)等社會關(guān)系而形成的費用。其在企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)經(jīng)營中是真實存在的，作為必要的開支項目，等同于企業(yè)事業(yè)正常營運的一類成本費用。在提升企業(yè)產(chǎn)品形象、強(qiáng)化企業(yè)在經(jīng)濟(jì)市場的競爭實力方面發(fā)揮了不容忽視的作用，當(dāng)然對企業(yè)自身管理水平的升級發(fā)揮了巨大的功效也是毋庸置疑的事實。

列舉企業(yè)業(yè)務(wù)招待費用管理過程中存在的問題

攀比之風(fēng)興起。在市場經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的局勢中，企業(yè)發(fā)展與運行的壓力不斷加大，很多企業(yè)在招待賓客之時，不斷的升級宴請、娛樂等的層次，造成招待費用與日俱增的場面。有的企業(yè)在攀比的過程中，為了打造從宴席、游玩、娛樂至紀(jì)念品“一條龍式服務(wù)”，甚至出現(xiàn)了濫用公款進(jìn)行消費的行為方式，擴(kuò)大了企業(yè)招待費用支出規(guī)模的同時，也產(chǎn)生了不良的企業(yè)風(fēng)氣，不利于企業(yè)文化的建設(shè)。

企業(yè)招待費用的范圍日益擴(kuò)大。具體是指有些企業(yè)人員把請客送禮的費用納入到招待費用中；購物費、娛樂費、名煙名酒費等被變相的列入進(jìn)招待費用開支體系中。

企業(yè)內(nèi)部的管理機(jī)制滯后性極為顯著。這種財務(wù)機(jī)制的應(yīng)用不能夠達(dá)到對費用支出有效管理的目標(biāo)，存在較多的缺陷。虛報、造假以及多開等現(xiàn)象在發(fā)票報銷的環(huán)節(jié)頻頻出現(xiàn)，這在很大程度上將企業(yè)經(jīng)費管理體制中的問題披露出來。此外，發(fā)票互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在部分地區(qū)的企業(yè)應(yīng)用缺乏完善性，這也是致使企業(yè)各項經(jīng)費得不到有效管理的又一大誘因。

控制業(yè)務(wù)招待費與相關(guān)經(jīng)費的對策

建立健全業(yè)務(wù)招待費控制的整體原則。企業(yè)業(yè)務(wù)招待費控制的整體原則應(yīng)該涵蓋以下幾方面內(nèi)容：一是總額優(yōu)先控制；二是預(yù)算工作全面落實；三是進(jìn)度管理與權(quán)職責(zé)明確化；四是獎懲待遇適度化。

首先要全面落實總額控制工作，該額度是與企業(yè)運行規(guī)模、戰(zhàn)略目標(biāo)以及企業(yè)文化是息息相關(guān)的，業(yè)務(wù)招待費能夠為企業(yè)的發(fā)展提供基礎(chǔ)性的服務(wù)。在總額確定的基礎(chǔ)上，通過對企業(yè)歷年招待費分部門、分口徑實施統(tǒng)合與細(xì)化的策略，才能使總額控制目標(biāo)得以編制。再者，預(yù)算管理，即預(yù)算管理模式，相關(guān)實踐證明零基預(yù)算與減量預(yù)算形式的應(yīng)用所取得的效果是較為理想的。預(yù)算過程中最忌諱的就是“一刀切”，因為企業(yè)部分部門的業(yè)務(wù)性質(zhì)使它們招待支出所用的費用處于較高的水平；因為業(yè)務(wù)招待費針對的對象是企業(yè)業(yè)務(wù)，所以最好不要細(xì)分到個人，而是采用分層量化的預(yù)算方法，將對業(yè)務(wù)招待費用的管理工作由部門管理。再者對預(yù)算體制進(jìn)行編制之時，為了落實杜絕例外的原則，一定要控制好活動余地，對部分事項的開支可以另開渠道，但要對核銷手續(xù)進(jìn)行嚴(yán)格的審查。

啟用嚴(yán)格管理的模式，推動其規(guī)范化運作的進(jìn)程。具體是指完善招待審批機(jī)制。將招待費融入進(jìn)本級部門預(yù)算體系中，嚴(yán)格依照政府財務(wù)部門編制的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則對企業(yè)招待費用進(jìn)行全面的管理。與此同時，建立健全并推行企業(yè)內(nèi)部“一支筆”審批機(jī)制，此時招待費的審批程序，企業(yè)在對招待費進(jìn)行安排之時，是建立在有關(guān)部門提交申請書基礎(chǔ)上的，負(fù)責(zé)招待的經(jīng)辦人需要填寫《業(yè)務(wù)招待費使用審批單》，只有得到主管招待費負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，才能招待。并且在顧客離開以后，負(fù)責(zé)招待的領(lǐng)導(dǎo)及經(jīng)辦人員應(yīng)該在第一時間對招待費用明細(xì)表進(jìn)行審核，確定無誤后簽字，以示負(fù)責(zé)。另外，業(yè)務(wù)招待費要達(dá)到報銷的目的，審批單等手續(xù)必須齊全，否則財務(wù)部門不予報銷。

制定并實施嚴(yán)格財經(jīng)紀(jì)律，推行責(zé)任機(jī)制。對于企業(yè)來說，它們一切招待活動均不能應(yīng)該資金來源渠道匱乏而造成混亂開支的局面，也不能擅自利用專項資金，更不能打破預(yù)期指標(biāo)。其外，企業(yè)切忌在公務(wù)招待費上動手腳、制作假賬。當(dāng)然，若沒有充分而合理的理由就違背了財政標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定，勢必就導(dǎo)致招待費超過控制總額或規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)局面的產(chǎn)生。企業(yè)也不可以招待為借口開展宴請、旅游觀光或者是組織各種高消費娛樂活動，杜絕以任何借口挪用公款互相請客。一旦企業(yè)人員違背上述制度準(zhǔn)則，相關(guān)審計部分以及行政管理、財務(wù)管理部門有權(quán)對相關(guān)責(zé)任人的幾率責(zé)任進(jìn)行追究，一切費用均有責(zé)任人自行負(fù)責(zé)，同時給予其降職或者是減薪的處分。

由全文的論述我們認(rèn)識到招待費有效管理實現(xiàn)的價值與意義，同時也了解到目前企業(yè)產(chǎn)品在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中招待費以及其他經(jīng)費的管控工作存在諸多的問題，因此企業(yè)應(yīng)該積極建立健全相關(guān)財務(wù)制度，明確定業(yè)務(wù)招待費控制的整體原則，加強(qiáng)對各項經(jīng)費監(jiān)督的力度，使招待費用的范圍具體化、明確化，為其規(guī)范化運轉(zhuǎn)奠定基礎(chǔ)，此外對企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行嚴(yán)格的管理，推行責(zé)任制度也是極為可行的。上述對策的實施為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展注入活力。