初探檔案管理工作中計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用要點

馮明秋

【摘要】計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，為我國的社會發(fā)展以及各項工作帶來了非常有力的促進(jìn)作用，也為檔案管理中的基礎(chǔ)研究向廣泛、深入的宏觀研究提供了與整個社會信息系統(tǒng)密切相連的工作平臺。檔案管理工作是全部工作和項目開展的重要基礎(chǔ)條件，只有確保全部檔案資料的完整性和安全性，才能夠確保工作和項目的有效進(jìn)行，而且，全部工作人員的基本信息和資料也是通過檔案管理工作進(jìn)行的。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；計算機(jī)；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；運用

在信息時代中，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有著非常重要的地位，從目前來看，各行各業(yè)中都在對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行科學(xué)有效的運用。在進(jìn)行檔案管理工作的時候，傳統(tǒng)的管理方式效率比較低，而且實際管理工序也非常繁瑣和復(fù)雜，導(dǎo)致檔案管理工作的整體質(zhì)量非常差，而利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作的時候，就可以對傳統(tǒng)管理模式中的缺陷進(jìn)行有效的改善，從而提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。時代發(fā)展和社會進(jìn)步都要求檔案管理工作必須要加強現(xiàn)代化水平和信息化程度，這樣才能夠符合信息時代和大數(shù)據(jù)時代的基本要求。在現(xiàn)階段，很多企業(yè)和單位的檔案管理工作都針對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行了大力的運用，促使管理工作中的信息化程度逐漸提高，促進(jìn)檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展進(jìn)步。

一、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用

1.計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

檔案信息數(shù)字化以計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過軟硬件設(shè)備進(jìn)行加工、研制并創(chuàng)造出新的信息產(chǎn)品。與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞。檔案存儲數(shù)字化提高了檔案的利用率，降低了檔案管理的成本，并可超越時間、空間、機(jī)構(gòu)等因素，滿足社會各界利用者的需求。

2.普及使用計算機(jī)技術(shù)

在現(xiàn)階段，基本上全部的信息技術(shù)都是通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)體現(xiàn)出來的，而且計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展非常快，相關(guān)的技術(shù)領(lǐng)域不斷創(chuàng)新。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠針對大量的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行高效的處理和收集，同時也能夠針對大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行查找和辨別。其在檔案管理工作中的有效運用可以提高工作水平和效率，加快檔案信息的收集、記錄、查找、修改、傳送等具體工作的效率，從而使檔案管理工作的整體質(zhì)量都得到大幅的提升。

3.實現(xiàn)信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

在檔案管理工作中，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案信息資料搜索的時候，能夠改變過去的聯(lián)機(jī)搜索和脫機(jī)搜索的方式，使其成為智能搜索和網(wǎng)絡(luò)平臺搜索，從而提高了檔案資料的信息化程度，同時也可以對大量的檔案信息進(jìn)行共享。通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行檔案信息資料的搜索是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效應(yīng)用，從目前來看，社會中的信息量逐漸增多，而且信息的完整性和全面性也更加重要，人們的主要需求就是非常準(zhǔn)確的信息。而利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理工作就能夠滿足人們的實際需求。

二、在檔案信息管理中應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)格技術(shù)應(yīng)注意的環(huán)節(jié)

1.繼續(xù)做好紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體形式的檔案管理工作

在進(jìn)行檔案管理工作的過程中運用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行雖然能夠有效提高工作的效率和質(zhì)量，而且還能夠節(jié)約大量的人力、物力，但是，其也不能夠解決全部問題。因為目前的電子檔案自身具有一定的缺陷，比如說對于沒有加密的電子檔案資料來說，任何人都可以進(jìn)行刪除或修改，而且不會留下任何痕跡，導(dǎo)致原始檔案出現(xiàn)問題，影響檔案的保密性和完整性。針對這種情況就應(yīng)該采取紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的辦法，可以利用將紙質(zhì)檔案圖片化，并進(jìn)行良好的保存，這樣一來，就能夠?qū)υ紮n案資料進(jìn)行非常完整的保存，而且也不會被隨意修改，提高了檔案管理工作的安全性，加強檔案資料的原始性。

2.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用要注重檔案系統(tǒng)工程的建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程。由于各部門、各單位日常工作每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，因此應(yīng)采用雙服務(wù)器、磁盤陣列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳輸達(dá)到資源共享的目的。

3.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用要注重檔案人才隊伍建設(shè)

檔案管理工作中想要良好的運用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，就必須要保證相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)和能力符合相關(guān)要求，在進(jìn)行計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運用的過程中，會接觸到非常多的先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，這就需要相關(guān)工作人員一定要具有良好的專業(yè)知識和技能，而且還應(yīng)具備非常強的學(xué)習(xí)能力，對新事物和新技術(shù)的接受能力非常好，使檔案管理工作中的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用效果不斷提高。這個過程中就需要相關(guān)企業(yè)和單位針對檔案管理工作人員進(jìn)行高效的培訓(xùn)過工作，在培訓(xùn)的時候應(yīng)針對先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，并對在檔案管理工作中的具體應(yīng)用方面進(jìn)行了解，從而使全部檔案管理人員的綜合素質(zhì)符合計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)要求。

三、總結(jié)

伴隨信息時代的快速發(fā)展，促使在檔案管理工作中對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大力運用，而且計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展也非常迅速，這種情況有效加快了檔案管理工作的持續(xù)進(jìn)步。利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作的時候，能夠加強檔案管理工作的整體效率，并將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變成電子檔案，使檔案的保存和管理都更加簡便，同時查找和修改等工作也非常便捷，為檔案管理工作開辟了全新的紀(jì)元。通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效應(yīng)用，能夠?qū)n案信息進(jìn)行即時查找和傳送，這個過程節(jié)省了企業(yè)和單位的大量人力資源，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中的軟件就能夠完成，使檔案管理工作的水平大幅提高。