信息時代檔案資源的開發與管理分析

趙倩

【摘要】隨著我國信息技術的發展，檔案資源的開發與管理也更加現代化、簡便化。目前信息技術已經被廣泛應用在檔案工作中。本文就此展開了討論，詳細分析了如何充分發揮信息技術的優勢，改變傳統的檔案資源開發與管理方式，從而提升檔案工作效率。

【關鍵詞】信息時代；檔案資源；開發；管理

檔案資源的開發與管理是社會資源管理工作的重要組成部分。而信息技術不僅改變了人們的生活方式，還極大地促進了各個行業的改革。在檔案資源開發與管理中亦是如此。也正因為如此，如何利用信息技術，更好地提升檔案資源開發與管理工作水平，也成為諸多業界人士關注的焦點。

一、檔案資源開發的重要性

檔案是還原、保存社會資源信息的重要文件。但是作為信息資源，檔案如果只保存而不開發利用，處于封閉狀態，那它與一堆廢紙無異，無法體現出保存的意義。另外，如果信息的傳播、共享受到阻礙，也會造成信息資源的價值折損。顯然，在檔案資源管理的同時，也要積極開發檔案資源。只有這樣才能更好地提升檔案資源服務工作質量。

在信息時代下，信息的傳播、存儲、共享等工作都發生了非常大變化。為了適應時代要求，滿足人們對信息資源的需求，檔案管理部門也要積極探索檔案資源的開發、管理新方法，從而改變傳統的工作模式，提升檔案資源的利用價值。

二、信息時代檔案資源的開發與管理途徑

1.轉變觀念

在信息時代，檔案管理者要積極轉變工作理念，對傳統的工作方法加以改革，并檔案管理工作的服務性，從而滿足時代發展要求。

首先，為了能夠更好地做好檔案資源開發工作，為社會提供良好的資源服務，檔案管理部門要加強對檔案管理人員的法制觀念培訓，使其能夠規范開展檔案管理剛給你做。其次，若要做好檔案資源的開發與利用，檔案管理人員就要具備足夠的專業知識。在一些基層單位中，有可能存在著檔案管理人員不了解檔案資源服務工作重要性的問題。對此，相關部門要積極開展宣傳教育工作。尤其是要重點提升檔案管理人員的服務意識，使其能夠為群眾提供更好的服務工作。再者，在信息時代下，檔案管理部門要努力創設信息化管理環境，加快管理人員的意識轉變。如改變檔案信息資源服務手段，并開設信息管理系統和咨詢服務平臺，不斷拓寬檔案資源的開發、管理方式。最后，檔案管理人員還應當重視不斷加強自身的思想文化建設，能夠保持良好的工作態度，處理好每項工作，從而提升檔案資源的開發與管理工作水平。

2.加快資源整合

做好資源整合工作，才能建立現代化的檔案資源開發與管理模式，才能構建完善、規范的信息化服務平臺，從而真正提升檔案資源的開發與管理工作水平。

首先，為了實現對檔案信息資源的集中管理，管理部門應當積極構建一站式服務平臺，充分做好信息錄入、存儲、搜索、查詢、利用等工作，徹底改變傳統的資源共享方式，從源頭上真正解決檔案資源的開發利用問題。另外，還應當加強社會各部門的聯合，建立更為完善、強大的檔案資源信息庫，從而讓整個社會的檔案資源得到充分利用。同時，還可以借助公共平臺，改檔案信息資源的共享方式。其次，隨著我國時代的發展，檔案資源管理工作也逐漸被分離。雖然這樣使檔案管理工作更加精細，但是卻造成了嚴重的檔案資源分離問題。為此，在信息時代，資源共享、存儲更為方便的情況下，應當加強各活動主體間的聯系，保證各檔案管理部門既能相互協作，也能相互獨立，從而實現檔案資源的最大化利用。最后，應當處理好檔案信息資源的利用和保密工作之間的關系，選擇適當地為需求者公開相關檔案信息資源。如建立智能化檔案信息管理系統，實現智能檢索，并利用先進的加密技術，確保網絡信息安全。

3.拓寬檔案信息資源的編制渠道

檔案信息資源的編制是開發、管理檔案信息資源的基礎。因而，要規范、有序地開展檔案信息資源編制工作，全面、系統將社會資源價值體現與檔案信息資源編制聯系在一起，從而確保更多的檔案資源能夠服務于社會，服務于經濟。

在信息時代下，傳統的編制工作方式已經無法檔案管理工作的需求。為此，管理人員要積極嘗試新方法，提升檔案資源信息的收集、處理效率。同時，檔案管理工作人員應當注意不斷地通過收集、加工、整理，改變檔案信息資源的封閉性，充分體現出檔案信息資源的社會價值。其次，創新檔案編纂方式，改變傳統的封閉式編纂工作方法。如根據社會各界的需求，開展針對性的決策、專題等服務課題研究，并全面實現運用信息技術實現信息的存儲、檢索、查詢等。最后，檔案資源的開發工作質量決定了檔案信息資源的利用價值。而能否確保檔案資源的開發工作質量則主要取決于管理人員。因而，在檔案信息編制中，要確保信息質量，并積極深入工作實際，不斷優化檔案資源編制工作，從而實現更深層次地檔案資源開發，最終為群眾提供更好地檔案資源服務工作。

4.完善網絡環境建設

為了更好地實現檔案信息資源的共享，檔案管理部門應當積極完善網絡環境建設，從而創建出一種全新的服務、管理方式，實現檔案信息開發與管理的信息化。

在傳統的檔案管理工作中，經常會出現“信息孤島”現象。而積極構建完善的網絡環境能有效解決這一問題。為此，檔案信息管理部門要積極利用信息技術。首先，檔案管理要結合工作實際，研制出實用性強的檔案管理程序。同時，積極利用計算機技術、網絡技術、加密技術等構建出保密性高、服務性好的網絡工作體系。其次，針對檔案管理工作實際，要大膽創新管理體系。如建立數據更新、數據共享、日常應用等工作機制，確保既能為用戶提供最新、最準確的數據，也能實現檔案信息的科學共享。或者還可以建立日常的信息交換機制，公共信息資源必須全面共享，專用信息資源必須在一定范圍內共享，用嚴格的制度來避免各單位信息封鎖、難以互通的現象發生。并鼓勵各檔案部門用新的手段來研究問題、處理工作，要深入推廣網上作業、無紙化辦公、智能化管理等工作方式，使檔案信息資源開發利用工作在實際應用中，不斷完善，良性發展。最后，應當加大網絡環境建設的資金投入，確保信息技術能夠被充分應用在檔案資源開發與管理工作中。如建設檔案部門的內網、外網、專網，構建檔案網絡應用平臺，建設一個易擴充、升級、管理和使用的計算機應用系統，以適應檔案事業的發展；同時，不斷積極引進新設備，做好檔案信息管理工作的軟硬件建設。另外，檔案管理部門還應當加大對信息技術人員的培訓投入，確保能夠開展檔案信息服務工作。總的來說，若要充分利用信息技術，做好檔案資源的開發與管理，就要積極構建網絡環境，營造出良好的信息技術應用氛圍。

5.充分利用現代化傳播、共享途徑

檔案管理部門是通過檔案資源收集、整理、存儲、共享來實現價值的社會服務機構。而檔案作為文化知識的載體，在傳播過程中也會不斷促使文化知識增值。在現代化背景下，信息的傳播、共享機制也發生了非常大的變化，依靠傳統的檔案資源傳播方式是無法滿足時代需求。為此，檔案管理部門應大力創新檔案資源的傳播、共享途徑。

首先，應積極利用最新的信息傳播方式。檔案信息的種類非常多，在傳統工作模式中，檔案資源整合后很容很出現孤島現象。為了改變這種現象，檔案管理部門應嘗試大膽嘗試新方法。比如開辦檔案閱覽室，或者是開展各種檔案資源服務活動，亦或利用現有的各種社交媒體，創設網絡檔案信息共享機制，從而加強檔案管理部門與社會之間的聯系。其次，應加快檔案資源網絡的建設，提高檔案資源的利用率。如按照用戶需求，對檔案資源進行分類整理、編輯，并實現各檔案管理部門信息的整合，結合現代化的信息共享機制，實現檔案資源的快速傳播、共享。最后，檔案管理部門可以建立專門的網站，實現檔案資源的信息化管理。這樣能打破空間、時間的限制，拓寬檔案資源服務工作的范圍，真正提升檔案資源的傳播、共享效率。總的來說，在信息時代，檔案管理部門應與時俱進，積極利用各種知識傳播、共享渠道，改變傳統的檔案資源服務模式，從而創造出更加便捷、高效地傳播、共享模式。

綜上所述，檔案資源的開發與管理是一項比較復雜的管理工作。為此，在信息化進程不斷加快的背景下，要積極創設檔案資源的信息化工作模式，并結合檔案管理實際從多個方面入手，完善檔案資源的開發與管理工作體系，從而更好地發揮出檔案資源的潛在價值。

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