關于提高辦公室檔案管理工作效率的探討

馬荔

摘 要 隨著社會的進步，科技的發展，信息化技術不斷提高，在人們日常的學習和工作中越來越多的應用信息化技術。信息化的發展也推動了檔案管理工作的進步，提高了檔案管理工作效率，使辦公室檔案工作更加準確、有序。然而任何事物都不是完美的，都有它兩面性，檔案信息網絡化在提高工作效率的同時也帶來了一些問題，本文針對這些問題進行論述。

關鍵詞 檔案管理；工作效率

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 2095-6363（2017）17-0014-02

隨著時代的發展對辦公室檔案管理工作有了新的要求，當今社會是一個信息化時代，檔案管理工作要適應時代發展的需要，網絡信息化管理已經應用到各個領域，針對原有的辦公室檔案管理工作量大的實際情況，改變原有的舊的運行模式，通過高效信息化管理，提高辦公室檔案管理工作辦公效率，使辦公室檔案工作更加完善，跟上時代發展的步伐。

1 辦公室檔案管理的當前狀況

辦公室檔案管理工作的根本要求就是使檔案更加有秩、完整，更加方便利用者的工作，這也是檔案管理本身的目的。然而，目前的檔案管理還有很多欠缺地方，不夠完善，在辦公室檔案管理中有幾個問題比較常見。

1.1 管理意識不強，管理方式落后

管理意識不強，指的是目前我國辦公室檔案管理的大部分工作人員，他們很大一部分并非專職檔案人員，多是兼職人員，缺少較高的專業素質和工作技能，導致工作水平和工作效率很低，嚴重影響了檔案管理工作的完善，也阻礙了管理方式的提升。

1.2 檔案管理人員的專業水平偏低

第一，檔案管理人員的專業知識缺乏和專業水平不高，導致辦公室的檔案管理滯后于時代的發展，當務之急就是要對管理人員的素質全面提升。第二，傳統的檔案管理模式已經非常落后，難以滿足這個時代的發展要求，辦公室的檔案管理在信息化時代要求下，要實現檔案管理信息化，這無疑提高了對檔案工作人員的素質要求，只有把具有專業素質的工作人員與信息網絡化緊密結合在一起，才可以全面提高檔案工作管理效率，促進我國檔案管理工作向前邁進。

1.3 在檔案管理領域應用網絡信息化建設不夠全面

第一，目前許多應用網絡信息化的管理模式還沒有形成規模，還是在初步的探索階段，檔案管理模式缺乏專業化、系統化，所以，需要進一步研發檔案管理工作網絡信息化的管理模式，以推動檔案工作的開展。

第二，現階段網絡信息技術應用于檔案管理工作中僅是一個開始，還有很多地方有欠缺，不夠完善，使得現階段目紙質檔案與信息化檔案并存，這種情況同樣需要改善。

第三，要求辦公室的檔案管理人員，隨時整理好各個種類及各個時段的檔案，檔案管理人員若對傳統的檔案管理模式繼續應用，就難以與辦公室檔案管理的發展相適應。

2 提高檔案管理效率的有效途徑

由于辦公室的檔案工作比較繁瑣，工作量比較大，由于各單位的檔案種類不同，管理的檔案種類和數量較大區別，一個單位檔案管理好與壞體現了一個單位整體的管理水平，所以加強辦公室檔案管理工作的效率具有極其重要意義。現階段我們要從5個方面加以改進：

2.1 建立健全辦公室檔案管理制度

要想有序協調地開展檔案管理工作，就應該全面重視及檔案管理工作，并對其不斷進行完善。在檔案管理過程中，必須做到3點：

第一，在檔案管理工作領域中不能忽視監督工作，要由兩個人同時開展這項工作，這樣既可以互相監督又建立了團隊合作精神，使檔案的安全性得以保證，并不斷完善檔案管理制度。

第二，通過分類管理的方法，處理檔案管理工作由于檔案種類繁多導致的無秩序情況，從而方便以后的查找與使用。

第三，對重要文件實行保密處理，以保證檔案的安全性。對保密等級不同的文件實施不同的保密手段，從而更加有效、更加徹底開展檔案保密工作。

2.2 提升檔案管理人員的專業能力

檔案管理人員的專業素質非常重要，他直接影響辦公室的檔案管理工作開展水平，若檔案管理人員缺乏較高的專業能力，跟不上時代發展的步伐，就不利于開展辦公室的檔案管理工作。

2.3 強化檔案管理意識

目前檔案管理工作之所以沒有明顯的進展，主要原因就是相關單位缺乏足夠的管理意識，缺乏對其重視程度。為了使檔案管理工作有序正常的開展，各單位一定要加強對檔案管理工作的重視程度，提高對檔案管理工作的重要性認識，有關單位要改進檔案管理方式，提高檔案管理意識，管理防范與管理理念及時更新，與時俱進等，確保檔案管理工作有顯著提升。

2.4 檔案管理工作要緊密結合網絡信息化技術

在檔案管理工作中全面應用計算機，使其與網絡信息化結合，徹底改變低效率的紙質管理模式，快速有序地開展檔案管理工作，有效提升檔案管理效率。檔案管理工作通過應用網絡信息化，會更加快捷，更加方便，使檔案管理工作更加有序，準確，快捷。

2.5 加強檔案收集

檔案收集工作缺乏全面性，導致難以有序開展檔案管理工作。因此，辦公室的檔案收集工作必須加強，整理收集可以從時間或類別等不同角度進行，對檔案通過計算機實施有效的管理。

3 結論

加強辦公室檔案管理工作，無疑會利于單位其他工作的開展，具有輔助性作用。因此，要不斷完善管理制度，加強管理人員的管理意識，實現信息化管理。通過全面應用網絡信息化，努力提高單位工作效率，提升檔案管理效率，推動檔案事業向現代化檔案管理邁進。

參考文獻

[1]裴友泉，張學輝.固守還是轉身？——國家檔案管理模式改革專題研究[J].檔案學通訊，2012（4）：4-7.

[2]劉開穎，胡海波.2001-2010年我國檔案管理模式研究成果綜述[J].商業經濟，2011（13）：80-81.

[3]丁越飛.全省企業檔案信息化建設暨登記備份前處理座談會會議紀要[J].浙江檔案，2010（1）：10-11.

[4]倪冬波.市場經濟條件下人事檔案管理模式初探[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2012（14）：107.

[5]吳錦芳.淺析《政府信息公開條例》對檔案開放利用工作的影響[J].云南檔案，2008（6）：23-24.

[6]李揚新.政府信息公開立法啟示下的檔案開放制度設計[J].檔案與建設，2007（1）：11-13.

[7]程愷.在機關辦公室檔案管理工作中堅持“四性”推動單位可持續發展——淺析四川省煤田地質局機關辦公室檔案管理工作[J].辦公室業務，2013（7）.

[8]劉淑仙.關于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人才資源開發，2015（24）：158.

[9]喻之瓊.淺談如何提高辦公室檔案管理工作的效率[J].辦公室業務，2015（13）.

[10]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業務，2014（5）：171-172.

[11]李娜.拓展醫院辦公室檔案管理人員職業視野的路徑思考[J].現代企業文化，2015（36）：120-121.

[12]單艷梨，SHAN Yan-li.淺談檔案管理的網絡化及其保護[J].企業技術開發（學術版），2011，30（1）：

112-113.

[13]朱春嫻.如何提高辦公室檔案的收集整理效率[J].科技資訊，2017，15（1）：110-111.

[14]侯晉麗.淺談如何做好辦公室文件的檔案管理工作[J].辦公室業務，2017（1）：71.

[15]劉志剛.論如何改進辦公室檔案管理工作提高工作效率[J].企業文化（下旬刊），2015（3）.endprint