淺談如何改善院系圖書資料室的現狀

張春花

【摘 要】本文闡述了院系圖書資料室的基本功能，并就其管理制度、管理人員的素質及管理方法中所存在的問題進行了相關分析，并在此基礎上提出了對應的三個方面的對策建議，希望對高校院系圖書資料室更好的發揮有借鑒作用。

【關鍵詞】院系圖書資料室；管理制度；管理人員；管理方法

0 引言

隨著時代的發展，信息資源的獲取已變得多樣化，高校的圖書資料系統作為高校師生獲取知識的一個重要的渠道，其業務的技術含量也在不斷的增加。高校圖書資料系統一般分為兩類，分別是校級圖書館和院系資料室，其傳統的圖書管理主要分為圖書的收集采購、分類編排、借閱登記和整理收藏等幾個部分[1]，而筆者作為一名院系資料室管理員，在閱讀大量文獻以及結合自身工作經驗上來探討普通高校院系圖書資料室的發展問題。

1 院系圖書資料室的作用與現狀

隨著高等教育規模的不斷擴大和高等教育改革的不斷深化，高校學生的學習方式相較于中學階段更為主動，而相對于綜合型的校級圖書館，院系圖書資料室不僅具有服務人員更加明確化，文獻資料更加專業化等特征，還具有文獻更新快，精、多等多方面的優勢，有利于學生的自主學習，能加深學生對所學課程的理解，特別是對研究生而言，院系圖書資料室提供的信息更為專業，能有效減少搜素相關文獻的時間和精力[2]。因此，院系資料室作為專門為院系科研教學提供信息資源服務的機構，其是校級圖書館的重要延伸和補充。

1.1 院系圖書資料室的功能定位

院系圖書資料室的功能主要分為兩點：專業書籍的收藏和借閱。這就要求院系圖書資料室均為圍繞該院系專業課程的相關紙質書籍和電子信息資源，定期購買并收藏與該專業密切相關的基礎理論課必備課本，院系內部資料以及各種實時更新的期刊雜志等，其目的是為師生提供該領域已有的研究成果，以拓展視野并掌握最新的學術動態[1]。此外，因為研究生和教師是院系圖書資料室的主要借閱人員，為方便于讀者，院系圖書資料室多設置于各個院系的研究生自習區，以便廣大師生可以就近查詢。而借閱者的反饋意見亦能被院系圖書資料室管理員及時接受，從而滿足讀者的需求，有利于保證文獻資料的專業性和更新及時性。

1.2 院系圖書資料室的現狀分析

院系圖書資料室的功能不容置喙，但根據筆者的觀察，發現其在實際運作上存在多種問題。

（1）領導管理的模糊化

據《普通高等學校圖書館規程》所示，院系圖書資料室由校級圖書館進行業務上的指導和協調，而在實際的行政管理上，是由院系領導負責的[2]。但由于院系領導并非專業的圖書管理人員，這就導致責任分工的不明確，管理中存在一些模糊地帶，而管理人員的混亂會產生諸如相同書籍反復的購買，期刊雜志更新慢以書籍分類混亂等多種問題，且在圖書館和院系的“雙重領導”下各院系圖書資料室之間也存在難以溝通交流的問題，最終使得院系圖書資料室難以發揮全部的作用。

（2）管理人員的非專業化

由于院系圖書資料室的規模相對較少，其原則上是每個資料室配備2名管理人員，但由于資金不足以及教學輔助崗位人員控制嚴格等現實問題，導致許多院系圖書資料室僅有1名管理人員[3]。而管理員主要分為兩類，一類屬于臨聘人員，為節省資源不少院系會調用其他崗位人員或招聘臨時工以擔任院系資料室管理人員，這類人員的工作時間和精力不穩定，且其流動性大，不利于資料室的穩定發展。另一類則屬于職工家屬，一些高校為了吸引高層次人才會對其隨遷家屬安排工作，而這些隨遷家屬的整體學歷也一般不高。

而在高速發展的知識經濟時代，各種交叉學科以及新型學科的不斷出現，這就要求院系資料是管理人員必須同時具備圖書情報知識和學科專業領域知識，以便協助師生進行專題文獻的檢索。

（3） 管理手段的落后化

目前大多高校的院系圖書資料室的文獻書籍仍采用傳統的手工操作，即圖書的采購，分類及借閱等仍需管理員親手操作，管理模式簡單而原始，“事事親力親為”的管理狀態極耗費管理員的精力，而繁瑣的借閱步驟亦阻礙了讀者的步伐。此外，由于院系圖書資料室受圖書館和院系雙重領導，缺乏明確化的建設規劃，投入的建設資金受院系收入所限，資料室不僅存在圖書購置不規范、文獻借閱混亂等管理上的問題，還有場地小、設備器材落后等硬件問題。院系圖書資料室缺乏有效的考核制度，領導的忽視會進一步影響管理員的態度，使其滋生類似“當一天和尚撞一天鐘”的懶散心態，而資料室疏于管理，讀者減少，資料室的功能得不到體現，領導更加不重視資料室的建設，從而進入惡性循環，資料室的狀況變得越來越糟糕。

2 加強建設管理的措施

院系圖書資料室所存在的問題已經嚴重制約了其功能的發揮，為解決這些問題，需從以下三個方面進行改善。

2.1 管理體制的規范化

目前院系圖書資料室相對校級圖書館，其規模較小且數目多，屬于二級建制，由各個院系進行行政管理，各個資料室相對封閉，規章制度不一致，彼此之間缺乏溝通交流。為改善這種狀況，需對已有的圖書資料管理體系進行改革，形成以校級圖書館為中心，院系圖書資料室為輔助的“蜘蛛網”似的結構，并借助現代互聯網信息技術，對文獻資料進行數字化處理，實現文獻信息的匯總與共享，由校級圖書館進行統籌管理，各個院系資料室彼此之間可以互通有無。此外，院系圖書資料室的管理員亦需要公平競爭，通過公開招聘的方式引進圖書管理方面的人才，或讓已有的管理員進行如參加崗位技能培訓、專業學會研討講座等繼續教育，以保證圖書管理人員的綜合素質。

2.2 管理人員的素質提升

目前很多院系圖書管理工作人員由臨聘人員或為解決家屬問題錄用的教師家屬擔任，這些工作人員對于院系圖書文獻專業知識的服務往往心有余而力不足，其自身能力的不足，缺乏創新精神，自身知識的更新跟不上院系教學改革的步伐等問題，也是制約院系圖書資料室發展的重要原因之一。針對這種情況，一方面要建立完善合理的人才培養機制，加大人才的引進培養，另一方面對于已有的院系圖書資料室管理員，則應該制定合理的競爭機制，合理引導圖書管理人員的競爭意識和創新能力，采用多種激勵措施來提高院系圖書資料管理者的工作效率、創新動機以便更好地為廣大師生服務[4]。

2.3 管理方法的信息化

隨著網絡信息技術的發展，高校圖書館的數字化和自動化水平也隨之不斷提高，如校園網的建立可以讓校級圖書館和院系圖書資料室緊密相連，由校級圖書館進行統一規劃，進行資源共享，可以避免文獻的重復購買，減少了不必要的經費支出[5-6]。而信息化時代下對的院系圖書資料室則需要注意以下幾點：（1）改變服務模式。院系圖書資料室需適應時代的發展變化，相對于傳統的借閱模式，利用互聯網技術，現在廣大師生可以足不出戶，在學校宿舍里就可以搜索所需的文獻電子資源，不受時空的限制。而這就要求圖書管理員不僅具備相關的圖書情報知識，還須樹立終身學習意識，不斷地更新與計算機相關的知識，才能更好地為讀者服務。（2）在購買文獻數據庫的同時要保證紙質書籍的收藏。一方面雖然現在很多文獻資料已錄入數據庫，讀者可以通過網上圖書館進行查看，但部分文獻資料存在特殊情況，如有些內部資料是不適宜公開在網絡上的，有些文獻受版權所限，亦不可轉為數字資源，因此這些文獻資源仍需要人工妥善保管。另一方面則是有些讀者更喜歡閱讀紙質書籍，紙質書籍具有電子書籍不可替代的閱讀感受。（3）注重信息安全?；ヂ摼W給圖書管理帶來了極大的便利同時也帶來了數據安全的問題，為避免用戶信息以及資料數據的泄露，院系資料室的管理員亦需要增強自身的責任感，并了解相關的法律知識，且需要由特定的計算機工作人員定期的檢查并更新圖書館的網絡系統[7]。

3 總結

總之，在高速發展的信息時代，院系圖書資料室要認真客觀地發現自身的不足，積極完善各方面的不足，并充分利用現代化的信息技術，健全圖書情報系統，提高圖書管理員的素質，更好地為廣大的師生服務。

【參考文獻】

[1]杜云.論高校院系級圖書資料室的功能和作用[J].圖書館界，2004（3）：37-39.

[2]劉敏.院系圖書資料室建設面臨的問題及對策研究[J].經營管理者，2014（11）：269-269.

[3]汪曉莉.高校圖書資料管理人員素質現狀分析及對策研究[J].內蒙古財經大學學報，2012，10（2）：99-103.

[4]賀芹.提高基層圖書管理人員綜合素質的途徑探索[J].人文天下，2015（17）：30-33.

[5]楊志.圖檔管理系統軟件在圖書管理方面的應用[J].企業改革與管理，2015（23）：63-63.

[6]韓兆宏.也談云計算給圖書館管理帶來的挑戰[J].圖書館學刊，2014（12）：24-25.

[7]王丹慧.網絡沖擊下的圖書資料信息管理工作探討[J].黑龍江科技信息，2016（15）：101-101.

[責任編輯：朱麗娜]