新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應的對策

張妙琦

摘要：醫院作為一個科學復雜的系統，檔案管理在其運行發展中有著重要的基礎性作用。醫院的現代化發展，對醫院檔案管理工作提出了新的要求。在當今社會形勢下，采用科學的方法加強對醫院檔案管理勢在必行。本文主要探討醫院檔案管理存在的問題，以及應當采用的策略。

關鍵詞：醫院；檔案管理；問題；策略

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A 文章編號：1006-1959（2017）18-0009-02

Abstract：Hospital as a scientific and complex system，file management in its operation and development has an important fundamental role.The modernization of the hospital，the hospital archives management work put forward new requirements.In today's social situation，the use of scientific methods to strengthen the hospital file management is imperative.This article mainly discusses the problems existing in hospital archives management and the strategies that should be adopted.

Key words：Hospital；File management；Problem；Strategy

檔案不僅反映了醫院的發展歷史，而且對醫院的當前運行和未來發展規劃有重要的意義[1]。隨著醫院規模的不斷擴大，醫院檔案管理的復雜性也日益提高，傳統的管理方法與模式的問題也日益突顯。在這種新形勢下，應當針對醫院檔案管理的實際需要，對管理方式不斷的進行改進提高[2]。

1 新形勢下醫院檔案管理存在的主要問題

1.1檔案管理體制不健全

沒有形成完備的醫院檔案管理標準是醫院檔案管理存在的主要問題。表現為醫院檔案管理操作標準較低，相關制度不健全，操作規范性較差。①檔案管理職能科室與使用檔案部門之間分工不明確，協作機制不健全，不能形成檔案管理工作合力；②檔案管理機構設置較散亂，各部門都有自己的檔案管理員，但分散管理制度使各科室檔案管理人員缺乏協調性；③現代管理制度下，導致難以保證檔案資料的完整性和連續性，且存在著數據信息重復率高問題。

1.2缺少專業的管理人員

除了醫院專職檔案管理部門配備少量的專業人員以外，醫院各科室檔案工作人員主要兼職從事檔案管理工作，由于缺乏專業的檔案管理人員，導致檔案管理效率低下問題。①檔案管理人員由行政人員、醫護人員充當，檔案管理人員流動性大，水平差異大，各科室檔案無法做到統一管理；②兼職檔案管理人員的工作重心往往在其它工作上，在檔案管理工作上的經歷有限，對檔案管理工作的重視不足，嚴重阻礙了檔案管理工作發展；③目前從事檔案管理工作人員的法律意識淡薄，沒有認識到檔案管理工作重要性，缺少必要的專業知識，因此管理效果較差。

1.3現代化管理水平較低

以前醫院檔案管理機構設置還較為散亂，大部分醫院的檔案管理工作還處于分散管理的狀態，管理人員的專業精神較低，院方的投入相對較少，檔案管理的現代化程度較低。①多數醫院重視醫療設備的更新，但是不重視檔案管理設施和信息化設備的更新，沒有形成較為完備的軟硬件管理設施；②傳統檔案管理方式仍然在發揮著主要作用，這使檔案管理的錯誤率較高，難以保證檔案的準確性，無法適應現代醫改工作的新趨勢；③檔案數據收集管理不平衡，醫療數據管理的較為完善，但是有些醫療設備的檔案，醫療設備使用維修情況的檔案記錄管理的相對較差，存在著數據記錄不全和數據丟失的問題。

1.4存在重管輕用的現象

醫院檔案管理工作還普遍存在重管理輕使用的現象，檔案管理工作實際上更多的表現為檔案存儲，沒有發揮出醫院檔案在提高醫院工作效率，改善醫院工作環境方面的作用。①醫院檔案在收集完成后，就很少再被各部門使用，許多重要的檔案資料信息沒有發揮出醫療、科研和教學方面的重要意義；②不能使檔案數據為醫院今后的發展提供指導作用，沒能有效參考檔案數據制訂醫院未來科學的發展規劃；③傳統的管理模式下，檔案資料的查找較困難，存在重管理輕使用的現象，不僅阻礙了醫院檔案管理事業的發展，而且不利于檔案價值的發揮。

1.5檔案管理工作不規范

檔案管理工作是醫院工作的重要組成部分，由于檔案管理方法的陳舊，對檔案管理工作重視程度不夠，導致醫院檔案管理工作長期以來存在不規范的現象。①檔案管理者不能根據醫療工作發展的現代化形勢，科學界定當前應當歸檔的具體內容，存在極大的不規范性和隨意性；②沒有統一規范的檔案管理標準和管理形勢，在醫院檔案的收集、制作、存儲方面還存在一定的問題；③檔案管理存在著嚴重的資源浪費的現象，缺乏檔案管理的完整性，無法把檔案管理工作看成一個系統來運行，檔案移交不及時，檔案收集難度大，檔工作積極性普遍不高。

1.6檔案安全性無法保障

長期存在檔案分散管理的狀態，使檔案安全性得不到有效保證，檔案資料遺失、錯誤等不安全問題時有發生。①醫院檔案管理沒有統一監管機制，管理過程中存在著較大隨意性，嚴重影響檔案管理工作質量；②在信息化的大背景下，檔案網絡數據的傳遞面臨新的安全隱患，不僅檔案信息優勢難以發揮，而且數據保存提出了新的要求；③隨著檔案使用效率不斷提高，檔案管理工作難更大，安全隱患更高，檔案遺失率普遍增加，嚴重影響了檔案安全性。endprint

2 新形勢下做好醫院檔案管理工作的對策

2.1提高檔案管理人員重視程度

在當前醫療體制改革深入進行，醫院現代化、信息化的發展背景下，進一步做好檔案的管理，需要明確檔案管理人員的基本作用，讓檔案管理人員發揮出實際的意義和價值。①要提高檔案管理人員對檔案工作的認知度，引導檔案管理人員樹立責任意識，從制度建立和崗位培訓方面加強對檔案管理人員的引導。②培養檔案管理人員嚴肅認真的責任態度，不斷引導檔案管理人員加強對專業知識的學習，以便于適應檔案管理工作的需要。③醫院要建立必要的檔案監管和抽查制度，實行必要的獎懲措施，及時督促檔案管理人員全身心的投入相關工作。

2.2把信息技術融入檔案管理中

在信息化的背景下，檔案管理工作的效率與質量極大提升，傳統的紙質文檔管理方式已經不適應新形勢的需要，必須對紙質檔案管理時代存在的信息多、雜、亂問題進行整改，從而提高檔案查找工作效率，減少紙質文檔耗費的大量人力財力。①加強醫院檔案管理標準化工作，為全面提高信息查找速度打下基礎。②進一步做好醫院檔案的校對、分類、篩選工作，有效篩選出高價值和準確信息，以便于促進信息的交流。③隨著互聯網的廣泛使用，檔案傳遞交流可以直接在網絡上進行。檔案管理工作的重點也應當轉移到開發和應用網絡信息平臺上。④檔案管理工作的重點應當放在數字化的管理和現代化設備的使用上，以便于發揮互聯網技術、電子技術的實際作用，形成一整套電子檔案管理措施，達到存儲時方便且保證信息安全高效使用的目的。

2.3做好檔案的安全保護工作

在現代信息技術的影響下，檔案管理工作變得更加高效的同時，也存在著新的安全隱患。為了有效減少信息化環境下檔案管理工作存在的風險，應當針對網絡環境威脅采用有針對性的措施，進一步防止因為程序錯誤、數據錯誤帶來的損失。①開發有高技術水平的醫院檔案管理防護系統，進一步提高醫院檔案的防火墻技術，保證醫院檔案在安全環境下運行。②加強對檔案數據信息的維護工作，使檔案管理人員進一步履行信息維護責任，加強對電子檔案的管理，全面提高檔案信息化水平。

2.4提升檔案現代化管理手段

在新形勢下提升醫院現代化管理水平，需要全方位的加強信息化管理，進一步對醫院檔案管理的全過程加強維護。①對醫院檔案管理儲存系統進行信息化升級，實現自動編號、自動分配和自動管理功能，做好入庫檔案庫的精準定位，有效實現對醫院檔案的動態管理目標。②建立高效的檔案查詢管理系統，實現醫院根據不同權限發布查詢指令的檔案查詢功能，提高檔案管理的準確程度和效率。③建立醫院檔案的銷毀系統，對失去價值的檔案實現及時銷毀的任務，并且實現檔案使用保存期限的提醒功能。④加強現代電子信息技術的安全性，建立必要的監控系統，對違規操作進行預警，杜絕違規操作問題。

3總結

醫院檔案是醫院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫院寶貴財富[3]。準確把握醫院發展特點，加強醫院檔案管理，是醫院檔案實行現代化管理的根本任務[4]。檔案不僅涉及到醫院本身歷史發展的全貌，更涉及廣大人民群眾就醫看病的醫療文書檔案、病理切片資料、X線膠片、各種檢查圖文資料等等，關系到人民群眾的健康和醫學科學的發展。因此，加強醫院檔案在醫院管理中有著非常重要意義。

隨著現代醫院的快速發展，醫療技術的不斷革新，醫療制度的深入改革，傳統的醫院檔案管理方式已經不能適應現代信息化社會的發展需要。文章分析了新形式下醫院檔案管理現代化的問題，有針對性的提出了解決措施，在未來要根據醫院發展的實際需要，引進先進的檔案管理設施和方式方法，不斷提高檔案管理人員的實際素質，進一步完善科學的檔案管理系統，積極探索檔案管理的新方法，全面提高檔案管理的科學發展水平。

參考文獻：

[1]丁紅.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策[J].中國現代醫生，2014（02）：116-118.

[2]肖慧平.醫院檔案管理現代化存在的問題與對策[J].黑龍江檔案，2014（01）：106.

[3]孟翔.現代化醫院檔案管理問題及對策分析[J].辦公室業務，2014（21）：181-182.

[4]覃曈.新形勢下醫院檔案管理現代化面臨的問題及對策[J].財經界（學術版），2015（04）：114.

編輯/張建婷endprint