試析檔案管理中的收集與信息化管理

楊占軍

摘 要：我國(guó)的檔案事業(yè)在不斷的發(fā)展，但是也對(duì)我國(guó)社會(huì)發(fā)展有著重要的影響。隨著科技水平的不斷提高，電子檔案在檔案管理的過(guò)程中被普遍的應(yīng)用。尤其是信息化的管理方法，使檔案的管理水平得到了進(jìn)一步的提高。本文就是對(duì)檔案管理中的收集和信息化管理的措施進(jìn)行詳細(xì)的闡述，為相關(guān)的研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；收集；信息化管理

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域被廣泛的應(yīng)用，是現(xiàn)實(shí)生活中十分重要的一門技術(shù)，隨著檔案管理水平的不斷提升，信息化技術(shù)也被應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中，電子檔案就是一種新型的檔案管理形式，這種檔案管理形式有著保留時(shí)間長(zhǎng)、存儲(chǔ)量大、便于攜帶的優(yōu)點(diǎn)，也是使信息的采集變得更加的快捷，因此必須要將信息化管理工作做好，保證檔案信息收集的高效性。

1 檔案管理中的收集

1.1 檔案以及檔案的分類

檔案資料主要就是指?jìng)€(gè)人涉及到工作經(jīng)歷、學(xué)歷和政治等方面內(nèi)容的相關(guān)記載，這些資料主要是為企事業(yè)單位在人才招聘時(shí)做為參考的依據(jù)。檔案資料在分類的過(guò)程中，有證著極大的差別，根據(jù)分類方式可以將其劃分為較多的種類，以下主要是從制作材料、具體內(nèi)容和主要來(lái)源上進(jìn)行相應(yīng)的劃分：（1）根據(jù)檔案資料的實(shí)際內(nèi)容，可以將檔案資料劃分為軍事檔案、政治檔案、經(jīng)濟(jì)檔案和法律檔案。（2）根據(jù)檔案的來(lái)源，可以將檔案資料分為企事業(yè)單位檔案、組織檔案和國(guó)家重要機(jī)構(gòu)的檔案。（3）根據(jù)檔案資料載體的不同，可以將檔案分為電子檔案、紙質(zhì)檔案和石刻檔案。（4）根據(jù)檔案記錄的時(shí)間差異，可以將檔案分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。

1.2 檔案的收集和檔案收集的重要性

檔案管理工作在檔案事業(yè)發(fā)展的過(guò)程中是非常重要的，要想進(jìn)一步的提高檔案管理水平，就必須要將檔案資料收集工作做好，檔案資料的收集是進(jìn)行檔案管理的首要環(huán)節(jié)。尤其是在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理工作在企業(yè)管理的過(guò)程中是非常重要的，占據(jù)重要的地位。檔案的收集主要就是對(duì)個(gè)人的基本資料、工作經(jīng)歷和學(xué)習(xí)經(jīng)歷等方面的內(nèi)容進(jìn)行信息的收集，并且對(duì)這些信息進(jìn)行整理和歸類，對(duì)這些資料進(jìn)行管理的一個(gè)過(guò)程，這一過(guò)程比較復(fù)雜，會(huì)涉及到諸多的方面。在檔案收集的過(guò)程中，主要是利用檔案資料信息來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，使人們能夠詳細(xì)的了解到相關(guān)的內(nèi)容，而且檔案資料在管理的過(guò)程中，實(shí)行的是統(tǒng)一管理方式，這樣就能夠真正地做到檔案資源共享，使人們能夠認(rèn)識(shí)到檔案收集的重要性將檔案管理工作做好有利于信息資源共享，是企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員，能夠更好的做出決策。檔案收集是整個(gè)檔案管理的基礎(chǔ)，必須要引起人們的重視。

2 檔案管理信息化的可行性

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普遍應(yīng)用，各行各業(yè)都在發(fā)生著變革，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)改變了人們的生活，使人們信息交流的效率得到了提升，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的各個(gè)方面，都在享受著信息技術(shù)所帶來(lái)的好處，例如通過(guò)網(wǎng)上交易和電子郵件的方式取代了面談和信件，傳遞的交流方式不會(huì)受到時(shí)空的限制，在這樣的情況下，人們就開始了新的生活。而檔案事業(yè)也是如此，在檔案管理的過(guò)程中，使用信息化技術(shù)是我國(guó)國(guó)家政策方針的基本要求，通過(guò)信息化技術(shù)，能夠快速的將檔案信息進(jìn)行傳播，真正的實(shí)現(xiàn)資源共享，在檔案信息使用的過(guò)程中，不僅僅提高了檔案管理部門的工作效率，對(duì)信息的使用者也是非常有利的，能夠充分的體現(xiàn)檔案信息的價(jià)值，尤其是在新的歷史時(shí)期，信息化建設(shè)已經(jīng)成為了現(xiàn)階段以及未來(lái)發(fā)展的主流，任何行業(yè)都離不開信息化技術(shù)，因此檔案管理人員一定要不斷的提高自身的業(yè)務(wù)水平，對(duì)檔案事業(yè)要充滿信心，使自身的工作技能和文化素養(yǎng)都能夠得到一定程度的提升，這樣才能夠更好地為檔案管理工作所服務(wù)。信息化競(jìng)爭(zhēng)極其激烈，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代化檔案的發(fā)展需要，因此新的檔案管理方法已經(jīng)成為了人們研究的重點(diǎn)，電子檔案有著使用方便、存儲(chǔ)量大、標(biāo)準(zhǔn)化和使用便捷的特點(diǎn)，已經(jīng)成為了檔案管理信息化中的重要內(nèi)容。

3 檔案管理信息化的措施

3.1 轉(zhuǎn)變管理模式

伴隨著現(xiàn)代化管理措施以及裝置的引入，尤其是電腦、縮微、光盤、多媒體等技術(shù)的前進(jìn)為現(xiàn)在檔案管理的前進(jìn)供應(yīng)了優(yōu)越的條件，現(xiàn)在措施推動(dòng)以往的檔案管理形式面對(duì)著新的前進(jìn)。現(xiàn)在，檔案管理作業(yè)的關(guān)鍵也符合數(shù)字化管理的需求，檔案管理從以前的實(shí)物改變到信息能源的管理，使用信息為管理宗旨，對(duì)產(chǎn)生的各類檔案開展數(shù)字化制作，使用現(xiàn)代化措施對(duì)檔案信息能源開展管理。檔案使用信息化能夠多次重復(fù)、多平臺(tái)的使用，可以為經(jīng)濟(jì)前進(jìn)、科學(xué)技術(shù)前進(jìn)等方面供應(yīng)更加完整、更加便利、更加高效的服務(wù)；可以創(chuàng)建出更高的社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)其成為將來(lái)信息社會(huì)前進(jìn)的珍貴戰(zhàn)術(shù)能源。

3.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

電子電腦措施是現(xiàn)在新措施改革的先進(jìn)措施。電子電腦擁有計(jì)算數(shù)據(jù)塊、精準(zhǔn)度高，儲(chǔ)存資料以及邏輯辨別性能高并且主動(dòng)開始計(jì)算等特征，在文件的管理上，使用電腦開展資料的收取、搜索、讀閱、奉還，還有辨別到時(shí)間需要消滅的資料等檔案的管理作業(yè)。在檔案管理中，使用電腦進(jìn)行檔案的搜集、收拾、編寫搜索方式、實(shí)質(zhì)簡(jiǎn)介以及編寫內(nèi)目次，還能夠供應(yīng)庫(kù)房使用。在特別檔案作業(yè)中，例如編寫大規(guī)模搜索工具、為檔案的研發(fā)作業(yè)供應(yīng)服務(wù)和檔案計(jì)算等作業(yè)。所以第一先把電子電腦裝置到硬件上，提升各種檔案管理室使用電腦以及網(wǎng)絡(luò)措施的運(yùn)用水平，慢慢提升檔案信息化程度。第二要?jiǎng)?chuàng)建以及健全局域網(wǎng)絡(luò)。使每一項(xiàng)作業(yè)都網(wǎng)絡(luò)化，增強(qiáng)檔案的使用。

3.3 建立有效的信息系統(tǒng)

首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。在電子檔案使用過(guò)程中，首先是應(yīng)注意電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。

4 結(jié)論

檔案是我們?nèi)祟愃?jīng)歷的歲月中對(duì)其中事情記載的載體，以記載的真實(shí)性以及原始性為前提，是信息的重要構(gòu)成部分。增強(qiáng)檔案管理信息化創(chuàng)建，可以提高檔案管理以及使用水準(zhǔn)，充分施展檔案的信息能力。

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