對(duì)做好事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的思考

楊蓓蓓

摘 要：會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量會(huì)直接影響到事業(yè)單位的穩(wěn)定運(yùn)行，因?yàn)檫@些檔案上的信息直接記錄著事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程，所以為了讓事業(yè)單位的檔案管理工作可以開展的更加順利，為事業(yè)單位的發(fā)展提供參考價(jià)值上的信息支撐，管理工作人員必須在實(shí)際工作的落實(shí)過程中，審時(shí)度勢(shì)，依據(jù)時(shí)代的發(fā)展，將管理上的制度推陳出新，將各項(xiàng)工作上的任務(wù)進(jìn)行有效落實(shí)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；會(huì)計(jì)檔案；管理內(nèi)容

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展與進(jìn)步，我國事業(yè)單位的發(fā)展腳步也在不斷增快，但是許多事業(yè)單位中的一些事物管理工作上的運(yùn)行，卻因?yàn)闆]有及時(shí)進(jìn)行更新而導(dǎo)致無法有效適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展速度，如事業(yè)單位中的會(huì)計(jì)檔案管理工作，往往會(huì)因?yàn)槿藛T、設(shè)備、技術(shù)等原因讓事業(yè)單位發(fā)展上的工作受到阻礙。管理上的工作人員如果想將這些問題進(jìn)行針對(duì)性的解決，就必須加大制度管理上的投入力度，讓工作可以運(yùn)行的更加有條不紊。

1 會(huì)計(jì)檔案管理的分類

一般來說，會(huì)計(jì)檔案是單位內(nèi)部的會(huì)計(jì)部門或者說會(huì)計(jì)人員在進(jìn)行相關(guān)工作時(shí)所用到的會(huì)計(jì)核算材料，而會(huì)計(jì)檔案管理就是對(duì)會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等這些材料進(jìn)行規(guī)范化管理保管。會(huì)計(jì)檔案有著普遍性、嚴(yán)密性、穩(wěn)定性、專業(yè)性等特點(diǎn)。會(huì)計(jì)檔案有很多種，分類也有很多，從存檔形式來看，分為紙質(zhì)檔案和電子檔案；根據(jù)檔案的來源可以分為自制會(huì)計(jì)檔案和外來會(huì)計(jì)檔案；按照存檔的時(shí)間可以分為永久性檔案和定期檔案；從檔案管理的單位又分為企業(yè)檔案和事業(yè)單位檔案，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的不同種類，我們可以選擇不同的會(huì)計(jì)檔案管理方式，本文主要探討的是事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理。

2 目前事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理人員缺少專業(yè)知識(shí)檔案管理人員的素質(zhì)是做好事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的關(guān)鍵。現(xiàn)代科技的發(fā)展處于日新月異的發(fā)展階段，很多檔案都已經(jīng)通過電腦進(jìn)行管理，但是最終操作電腦的還是檔案管理的工作人員，所以他們的專業(yè)素質(zhì)是十分重要的，而且會(huì)直接關(guān)系到檔案管理工作的效率，比如說他們不能夠及時(shí)更新檔案，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的利用率不高，所以在招聘檔案管理人員的時(shí)候，一定要重視其會(huì)計(jì)檔案管理方面的綜合素質(zhì)，而且必要的時(shí)候，可以在他們上崗之前對(duì)他們進(jìn)行上崗培訓(xùn)，讓他們?cè)谡焦ぷ髦澳軌蚴煜ひ幌鹿ぷ鳝h(huán)境。我們發(fā)現(xiàn)在會(huì)計(jì)檔案管理中常常會(huì)出現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案閑置，最后造成很多檔案變成了“死檔”、“棄檔”。另外，檔案管理人員常常變動(dòng)，檔案管理的交接工作并沒有做好，使得事業(yè)單位遭受損失。

2.2 事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理不規(guī)則化一個(gè)好的管理需要一個(gè)完善的制度作為保障，然而事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理制度的制定、實(shí)施都不夠完善，在管理工作中還存在著各種問題，比如檔案得不到更新，查找起來不方便。為了使事業(yè)單位的檔案管理工作有章可循，提高會(huì)計(jì)檔案的利用率，應(yīng)該制定好檔案管理規(guī)則，規(guī)則要涉及管理工作的方方面面，避免出現(xiàn)管理漏洞，比如說對(duì)會(huì)計(jì)檔案的清理、鑒定、銷毀等，對(duì)電子數(shù)據(jù)的備份問題。只有對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范化，才能夠提高事業(yè)單位對(duì)檔案的利用效益，使得管理工作跟上時(shí)代步伐。此外，還應(yīng)該加強(qiáng)思想上的認(rèn)識(shí)，要深刻認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理制度規(guī)則的重要性，將這項(xiàng)復(fù)雜的工作也能做到有條理、有程序地管理，使得會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)入一個(gè)新階段。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視，為會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)代化、信息化創(chuàng)造條件。

3 解決事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在問題的幾點(diǎn)措施

3.1 提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

首先我國財(cái)政部門應(yīng)根據(jù)這些問題的產(chǎn)生制定出更有普遍管理意義的措施，讓產(chǎn)生的問題可以得到有針對(duì)性的管理；其次加大人才培訓(xùn)上的力度，不僅要對(duì)事業(yè)單位中會(huì)計(jì)部門的工作人員進(jìn)行制度與管理辦法上的培訓(xùn)，其他組合部門的的工作人員一樣要參與培訓(xùn)，這樣的做法可以讓各個(gè)部門之間與會(huì)計(jì)部門的合作可以更有效率；然后將會(huì)計(jì)檔案中的信息儲(chǔ)存進(jìn)行類別上的區(qū)分處理，目的是讓這些信息上的管理工作可以更加規(guī)范化；最后是將會(huì)計(jì)工作上的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，讓工作人員在對(duì)這些信息進(jìn)行整理時(shí)，可以意專業(yè)化的模式進(jìn)行參考與規(guī)范，讓工作中的問題可以落實(shí)到人，同時(shí)為了讓檔案管理工作上的模式可以及時(shí)得到更新，事業(yè)單位上的管理層應(yīng)積極引進(jìn)高素質(zhì)人才，讓這些管理上的精英可以帶來更多新型的管理辦法，整體提升工作人員的從業(yè)素質(zhì)水平。

3.2 完善相應(yīng)會(huì)計(jì)檔案管理制度

在時(shí)代快步發(fā)展模式的管理下，只有嚴(yán)格按照制度上的管理?xiàng)l例開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)，才能讓會(huì)計(jì)檔案上的工作運(yùn)行的更加高效，在執(zhí)行管理?xiàng)l例時(shí)，還有有針對(duì)性的將部門中的檔案管理辦法進(jìn)行制定，讓檔案信息上的保護(hù)制度可以得到專業(yè)化手段的管理，工作人員一定要積極完善單位中的管理制度，不要等到問題出現(xiàn)或是檔案信息已經(jīng)出現(xiàn)泄漏等問題時(shí)，才開始制定管理辦法對(duì)問題進(jìn)行補(bǔ)救，這對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的負(fù)面影響是非常大的。會(huì)計(jì)檔案信息上的工作人員的應(yīng)該根據(jù)時(shí)代的發(fā)展及時(shí)更新檔案儲(chǔ)存上的管理手段，不能一直只局限于紙質(zhì)檔案信息這一種形式，要根據(jù)工作制度創(chuàng)新的腳步對(duì)檔案信息管理使用的方法進(jìn)行更新，只有這樣才能在實(shí)際工作的銜接上的維持事物運(yùn)行的高度運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.3 強(qiáng)化數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案信息安全管理意識(shí)

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷發(fā)展，檔案信息上的管理工作人員應(yīng)積極主動(dòng)的對(duì)這項(xiàng)技術(shù)的運(yùn)行模式進(jìn)行了解，同時(shí)積極參與培訓(xùn)，對(duì)數(shù)字檔案工作上的管理模式進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握技術(shù)上的精髓，讓檔案管理上的工作可以不受制度的變化而出現(xiàn)影響。同時(shí)技術(shù)上的推陳出新，讓盜取檔案信息上的技術(shù)使用也得到了相應(yīng)的進(jìn)步，為了讓這些問題得到有效管理，檔案信息上的管理工作人員必須提高信息安全意識(shí)，對(duì)安全防范上的辦法進(jìn)行掌握。

結(jié)束語

通過以上對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理上的方法論述，可以從中了解到的是想要這些檔案信息得到妥善的管理，就必須使用較為先進(jìn)的管理制度與辦法，及時(shí)對(duì)手中掌握的信息進(jìn)行更新，積極參與管理制度上的培訓(xùn)工作，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，同時(shí)財(cái)務(wù)管理部門也要適時(shí)推出新型的管理手段，讓問題可以得到妥善的解決，讓檔案信息管理過程中出現(xiàn)的任何突發(fā)狀況或是問題，工作人員都可以及時(shí)找到對(duì)應(yīng)的解決辦法進(jìn)行處理。

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