檔案管理與知識管理的關系研究

劉美麟

摘 要：在企業運營管理中，檔案管理和知識管理都是非常重要的，且是不能缺少的一部分，這兩者更是相輔相成的。檔案管理主要是對企業檔案信息進行綜合管理的，知識管理主要是對企業的隱形知識以及顯性知識進行創新和管理，兩者的管理水平都得到一定水平之后，對企業的發展能夠做出巨大貢獻。本文主要對檔案管理以及知識管理進行簡單分析，并闡述檔案管理和知識管理之間的關系，以供借鑒。

關鍵詞：檔案管理；發展；知識管理；關系

在市場經濟快速發展的今天，檔案管理以及知識管理越來越被企事業單位所看重，其中檔案管理在人力資源管理中是不能缺少的一部分，重要性更是其他管理所不能替代的，對于傳統知識管理來說，現在已不能適應當前的企業管理，嚴重影響企業檔案管理工作的效率，也制約著企業的快速發展。而知識管理更是嚴重，其能夠有效提高企業團體的創新能力，讓企業集體智慧得以提升。當然，這兩者在企業中都是不能缺少的，是企業實際運營中，有效掌控檔案管理以及知識管理，協調兩者之間的關系，有助于企業的全面發展。

1 檔案管理和知識管理的相通性

1.1 重疊的管理對象

檔案管理中，要求檔案分類是非常細致的，要依據文件或者是檔案內容的不同進行分類，檔案的年限不同也要做出明細的標記，然后按順序將其排列好，這樣能夠方便應用，更能詳細了解檔案內容。而知識管理同文檔管理是有所不同的，其主要是分析、研究及解釋知識，是文件中最基礎的一部分。組織知識主要分為顯性知識以及陰性知識，其中顯性知識主要是組織自身活動獲得，或者是通過售賣其他組織信息等其他途徑得到的檔案和文件，常見的獲得方式就是購買、收集和交換。在當前的檔案管理工作中，大部分都是對知識進行管理，通俗地說就是知識管理中包含了檔案管理，在進行知識管理及檔案管理時，所管理的對象也都是檔案和文件。所以說這兩者的管理模式雖然不同，但是所管理的內容卻是有相互聯系的，且是相互包含的。

1.2 相近的管理目的

對于檔案管理來說，主要是以知識形態做出一系列服務的方式，以滿足社會各界所需要的某些知識，為其提供相應的檔案所做出的一種管理。在檔案管理工作中最根本的目的及管理模式，主要是為組織活動提供有用的檔案服務，以滿足用戶對檔案的需求，這也是檔案管理工作的出發點及落腳點。而知識管理最終的目標則是將知識的價值給實現出來，讓企業核心的競爭力有所提升，所以在知識管理過程中還要在恰當的地方應用知識模式，向人們傳遞他們所需求的知識，便于人們在工作中能夠制定出更好的決策，最大限度的幫助人們。

1.3 相同的管理流程

我國傳統的檔案管理主要有六個環節，及征集和接受檔案、整理檔案、鑒定檔案、保管黨啊、統計檔案及利用檔案。在檔案一體化管理和集成管理中還包括制作接受文件、處理和歸檔文件。在知識管理中，其管理流程主要是知識的產生、知識的收集、知識的存儲、知識的加工、知識的整理、知識的評價及利用。所以從這來看，檔案管理同知識管理的流程是非常相似的，都是去識別分散的文件或者知識，將其收集在一起，再進行整理和歸納，最后讓其大眾化，能夠被人們所利用，讓它們的價值都發揮出來，并在利用的過程中產生出新的檔案、知識以及文件，然后再進行收集和存儲，再利用。

1.4 相同的管理技術

在信息技術全球化的影響下，信息傳遞更加迅速，使檔案文件管理相繼出現互相交流和控制的現象，讓各種信息形式都更加復雜化。從傳統的紙質文件和檔案，再到現在的網絡一體化檔案管理模式，逐漸實現了數字化管理，使其所傳遞的知識能讓現代人所了解學習。同時也可以保證檔案管理工作和知識管理能夠進行綜合應用。因此，現代檔案管理的全部活動——文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現代信息技術。而知識管理更是信息技術飛速發展的產物，知識管理的實現離不開計算機技術、通訊技術和網絡技術等的應用。

2 檔案管理與知識管理相輔相成

2.1 知識管理提升檔案管理

2.1.1 知識管理可以拓展檔案管理的領域

傳統的企業檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區別，將文件、圖書情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。而在管理內容上，現今的大多數企業檔案都只是記錄歷史，保留已有的文件，其實這些對于企業的發展來說，已經成為過去式，并不能帶來太大的利用價值，在當今的時代潮流下，檔案管理應該服務于現實，與時俱進，積極的搜集各種有利于企業進步發展的信息，進而歸檔研究分析，最大的發揮檔案管理的作用，為企業創造更多的價值。

知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。

2.1.2 知識管理可以提升檔案管理的價值

傳統的企業檔案管理重保管輕利用，大部分都是將企業過往的資料保存，所提供的信息自然也都是過時的，不能滿足企業發展的信息。而知識管理可以再分析研究知識的過程中發現新的信息，這樣一來，知識管理體現了檔案管理的意義，進而也提升了檔案管理的價值。

2.2 檔案管理促進知識管理

2.2.1 檔案管理有助于沉淀、積累知識

檔案管理可以保留從人類文明開始的一切知識和信息，通過文件或檔案的方式流傳下來，使后來者可以學習借鑒，豐富自身的知識，在此基礎上創新發展，這也是世界能夠得以發展的基礎。

2.2.2 檔案管理有助于傳播、交流知識

信息、知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。

在語言交流的過程中對檔案管理分析與應用是最為關鍵的，但是語言交流也存在一些缺點，比如受時間空間的限制，容易失真，不能以書面的方式流傳下來等。

結束語

當今是信息社會，在檔案管理中有效應用信息技術，并合理利用知識管理，的能夠讓檔案管理更加現在化，提高檔案管理模式，實現檔案管理的信息共享，讓同時也能夠實現檔案數據化管理模式。當然，在檔案管理和知識管理中要相互深入，并相互補充，這樣能讓兩者都進進一步為企業提供幫助，創新檔案管理模式及知識管理模式，實現共同發展。

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