基層人民法院檔案信息化的建設與完善

劉爽+李坤

新世紀以來，計算機以及互聯網技術迅猛發展，以計算機為基礎的信息技術應用日益廣泛，人民法院檔案作為國家檔案的重要組成部分，其信息化的步伐已經成為我國信息化建設的重要組成部分。

隨之而來的是，法院傳統訴訟檔案工作方法與時代發展客觀需求之間的矛盾日益加劇，怎樣解決法院檔案管理中“檔多人少”的矛盾，如何滿足人民群眾對訴訟檔案的利用需求，如何將信息化建設與法院檔案管理相結合，一直都是法院檔案管理工作中不斷探索的工作內容之一。2014年出臺的《人民法院第四個五年改革綱要》明確提出，要“積極推進訴訟檔案電子化工程，完善轉化流程、傳送機制和備份方式，充分發揮電子卷宗在提高效率、節約成本、便民利民方面的功能”。隨著智慧法院的提出和發展，“智慧檔案”也隨之成為檔案管理的一種全新探索模式。用科技提升效率的工作理念，緩解法院長期以來“檔多人少”的現狀，同時促進訴訟檔案公開，是法院未來信息化發展方向，更是司法公開的重要組成部分。

一、基層人民法院檔案信息化的必要性

檔案是指“國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。人民法院的工作中形成的檔案大部分是訴訟檔案，是“人民法院審判活動的真實記錄，是做好審判工作，實行審判監督的重要依據和必要條件”，屬于國家重要的專業檔案。可以說，訴訟檔案的管理是審判工作的重要組成部分。而在信息化建設過程中，數字化則是“將許多復雜多變的信息轉變為可以度量的數字、數據，再以這些數字、數據建立起適當的數字化模型，把它們轉變為一系列二進制代碼，引入計算機內部，進行統一處理，這就是數字化的基本過程。”

（1）訴訟檔案信息化建設是深化法院改革的必由之路。此項工作關系到我國法制建設的進程。隨著時代的發展，信息化建設在法院改革發展過程中具有重要的地位，訴訟檔案信息化作為信息化建設的重要組成部分，工作尤其關鍵。改變過去傳統的檔案管理辦法，向科學、有序、高效的現代化檔案管理模式轉變，能夠為審判實務及檔案管理提供更加高效便捷的工作條件。因此，訴訟檔案的信息化建設具有重要的意義和深遠的影響。

（2）訴訟檔案的信息化建設，能夠為法院“公正高效”提供技術保障。信息化建設具有傳播速度快、儲存量大、查詢快捷等得天獨厚的優勢，既能夠改變傳統的思維模式，也能改變手工操作的運行機制，還能夠為檔案工作引進全新的管理手段、便捷的查詢辦法，這樣能夠帶來的是既解決了法院工作中的實際困難，也提高法院工作整體的質量和效率，是法院實現“工作高效”的技術保障。尤其在基層人民法院，案多人少矛盾尤其突出，檔案管理人員遠遠低于規定的人數，只能是通過信息化建設的手段解決人手不足的現實問題。

二、法院檔案信息化建設的優勢

相比較于傳統紙質為載體的檔案保存和管理，法院檔案的信息化建設呈現出三大優勢：

（1）能夠提高查詢的便捷度。檔案的數字化建設，是實現訴訟檔案信息化的前提條件。數字化資源主要儲存在光盤、硬盤燈媒介上，主要優勢在于不易遺失損毀，易復制、轉移、查詢，能夠便捷檔案的查詢工作。

（2）能夠提高檔案的利用率。法院檔案的管理歸根結底就是訴訟檔案信息資源的開發和利用，建立一體化的檔案信息化管理系統，把檔案管理納入局域網建設總體格局中，能夠大大減少人力、物力、財力資源的占用，既能夠便于管理，又能夠實現資源共享，從而促進檔案的利用率。

（3）能夠降低空間的占用率。各級法院均面臨庫藏檔案的“爆滿”問題。以天津市西青區人民法院為例，現在我院檔案共存放檔案16萬冊，房間200平方米，預計本年底已經不能滿足檔案的存放要求。案件的逐年增多是一個重要因素，每個案件的檔案信息量提高也日益凸顯，利用信息化建設的便捷條件，能夠綜合運用微縮技術、掃描技術、光盤技術，大幅提高檔案信息的儲存量，可以說，是利用很小的空間就能保存大量的信息。

三、檔案信息化建設過程中存在的問題

在法院檔案信息化過程中，尤其是在基層法院的實際操作中，主要會遇到以下問題。

（1）“重紙質輕數據”的思想仍普遍存在。信息化建設勢在必行，但是一些法院干警對數字化的檔案仍存在抵觸情緒，尤其是年長的干警已經習慣于翻閱傳統紙質檔案的工作模式，對數字化檔案管理等新鮮事物的接受度較低，甚至有些干警不熟悉計算機操作，一定程度上造成電子檔案的“有而無用”。

（2）檔案管理軟件自身尚不完善。任何新鮮事物的發展都是不斷地完善過程，應用于檔案管理的軟件還需要在穩定性、實用性等方面加強，軟件自身的程序性問題還需要在實踐中不斷地摸索完善。通過，法院檔案的數字化管理是一個綜合評價的過程，以我院為例，現在檔案錄入主要有2套軟件，軟件間轉換需要銜接。

（3）研發軟件的公司對法院工作實際不了解。軟件研發公司根據客戶的需要進行軟件的研發，但是在實際操作過程中還存在各種各樣的特殊情況，這樣就需要在工作實際中根據實際情況進行特殊的調整和應對，同時，在特殊情況掃描案卷的過程中，部分由相關專業公司派駐員工進行數字化處理，這些員工精通數字化掃描，但對法院本身的工作不了解，對紙質訴訟檔案的形式及內容更不了解，也會一定程度上增加訴訟檔案數字化的錯誤率。

四、完善人民法院信息化建設的建議

（1）加強檔案使用人員的培訓。為適應信息化檔案管理的新技術、新特點，要加強對于法院檔案人員的培訓，同時，進一步加強應用檔案信息化軟件的人員的培訓，將熟練使用作為最基本的技能。抓好檔案的安全教育和維護教育的工作，使檔案調用人員在接受便捷信息化檔案服務的同時，樹立檔案安全責任意識。

（2）建立健全安全防范體系。采用先進計算機技術、照片修復技術、電子信息回復技術、計算機錄音處理技術等，為檔案安全提供綜合技術支持。同時，建立安全齊備的備份制度，嚴格各項檔案管理流程，防止因重大災害或者事故對檔案早晨的毀滅性損失。

（3）加強檔案管理的各項支持。從服務審判一線的角度出發，提高對于檔案管理的重視程度，將法院信息化建設納入法院建設的總體規劃之中，統籌兼顧，相輔相成。基層人民法院的檔案管理更需要上級法院的技術支持，使各項規定在基層法院落地生根。

人民法院的檔案，是記錄人民法院的審判執行與行政活動的重要載體，是做好法院各項工作不可或缺的重要基礎。完善法院檔案的信息化建設，適應智慧法院建設的需要，才能使檔案工作更好地審判工作服好務，更好地推動法院各項工作的順利開展。endprint