信息系統(tǒng)項目管理中溝通管理的有效實施

卜景旭

摘 要：自改革開放以來，我國社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展越來越快，現(xiàn)代企業(yè)的內(nèi)部運作，存在著多元素的問題，信息系統(tǒng)項目的應(yīng)用有效的將多種元素進(jìn)行匯總，有助于企業(yè)的各個部門進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)與溝通。信息系統(tǒng)項目的順利完成需要項目成員的通力配合和有效溝通。溝通管理要有效的實施，必須先掌握溝通與協(xié)調(diào)的現(xiàn)狀，以及存在的主要問題，這樣才能有針對性地找到溝通的有效策略，提高工作效率。基于此，本文主要闡述了信息系統(tǒng)項目管理中溝通管理存在的主要問題、信息系統(tǒng)項目管理中溝通管理的有效策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng) 項目管理 問題 策略

信息系統(tǒng)項目開發(fā)過程中，企業(yè)各個崗位人員與內(nèi)部開發(fā)人員間的溝通與協(xié)調(diào)顯得尤為重要。溝通是信息系統(tǒng)項目順利完成的有效橋梁，而信息系統(tǒng)項目中的溝通絕不簡單止于口頭溝通，更要建立有效的信息化溝通渠道。

一、信息系統(tǒng)項目管理中溝通管理存在的主要問題

1.1部門間溝通與協(xié)調(diào)存在的應(yīng)用問題

現(xiàn)階段企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)普遍存在很大的安全隱患，系統(tǒng)、應(yīng)用和數(shù)據(jù)的安全存在較大的風(fēng)險。企業(yè)中的各個部門有眾多的人員，還有一些流動人員，開發(fā)人員很難及時對人員的身份進(jìn)行更新，這就導(dǎo)致使用信息的過程中缺乏有效的身份認(rèn)證，對服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和應(yīng)用系統(tǒng)的訪問都停留在“用戶名加密碼”的簡單認(rèn)證階段，很容易被冒充，嚴(yán)重的影響信息系統(tǒng)項目的安全。企業(yè)部門怕信息外流，就會減少進(jìn)行信息系統(tǒng)項目的溝通，開發(fā)過程中也很難進(jìn)行有效的信息系統(tǒng)項目協(xié)調(diào)。

1.2部門間溝通與協(xié)調(diào)存在的管理問題

企業(yè)的內(nèi)部管理人員或者員工為方便省事，對自己的計算機不設(shè)置密碼，不設(shè)置用戶口令，也有些管理人員和員工設(shè)置的密碼和口令過短或過于簡單，這樣會導(dǎo)致密碼和口令很容易被破解，當(dāng)信息網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)安全問題時，容易造成責(zé)任不明確等問題，并且很難準(zhǔn)確找到出現(xiàn)問題的計算機，因為整個公司都使用相同的用戶名和口令，使信息網(wǎng)絡(luò)的管理出現(xiàn)嚴(yán)重的混亂，并且容易出現(xiàn)企業(yè)重要信息泄密的風(fēng)險。

二、信息系統(tǒng)項目管理中溝通管理的有效策略

2.1注意部門間的溝通與協(xié)調(diào)

企業(yè)信息系統(tǒng)項目的安全程度，直接影響到企業(yè)信息系統(tǒng)項目背景下部門間的溝通與協(xié)調(diào)，沒有安全的信息系統(tǒng)項目作為保障，部門間很難沒有顧慮地進(jìn)行信息系統(tǒng)項目溝通與協(xié)調(diào)。這就要求企業(yè)的開發(fā)人員建立起安全的信息系統(tǒng)項目構(gòu)架接入，在企業(yè)的信息系統(tǒng)項目架構(gòu)中加入網(wǎng)絡(luò)的接入，通過防火墻接入，在進(jìn)行溝通的過程中進(jìn)行實名制登陸。開發(fā)人員通過安全架構(gòu)協(xié)調(diào)部門間對信息系統(tǒng)項目的使用，從而有效地提高企業(yè)的信息系統(tǒng)項目背景下部門間的溝通，有效地進(jìn)行資源共享與信息的溝通與傳遞。因此，基于防火墻的安全策略能有效地改善部門間溝通存在的問題，并且提高部門間相互溝通的安全性，使部門建立起信任度，進(jìn)而提升信息系統(tǒng)項目背景下企業(yè)部門間的溝通水平，同時也能有效協(xié)調(diào)企業(yè)部門間的關(guān)系。

2.2提高溝通管理作用的認(rèn)識

項目溝通管理就是要保證項目信息及時、正確的提取、收集、傳播、存儲以及最終進(jìn)行處置，保證項目團(tuán)隊內(nèi)部的信息暢通，溝通的好壞直接關(guān)系到團(tuán)隊的目標(biāo)、功能和組織結(jié)構(gòu)，對于項目的成功有著重要的意義。因此，首先要提高項目組成員特別是各方主要領(lǐng)導(dǎo)人對溝通的必要性和重要性的認(rèn)識，從而保證溝通工作嚴(yán)格按計劃、按要求、按步驟、按規(guī)范進(jìn)行，以及取得領(lǐng)導(dǎo)對溝通工作給予必需的人員、經(jīng)費和時間等的大力支持。

2.3強化項目信息的溝通機制與執(zhí)行策略

除了項目經(jīng)理與QA要對項目的溝通管理負(fù)責(zé)外，其他項目組成員對于溝通管理與執(zhí)行不能視而不見，要同相關(guān)人員進(jìn)行及時有效地溝通，共同協(xié)商項目需求、應(yīng)對項目可能出現(xiàn)的風(fēng)險，保質(zhì)保量地完成項目。各個項目組成員要定期召開里程碑會議，對于發(fā)現(xiàn)或者疑惑的項目問題要及時提出并記錄，每個開發(fā)人員要公布自己的開發(fā)進(jìn)度，對于進(jìn)度與開發(fā)過程中存在的問題大家要一起進(jìn)行研討，以一致有效的行動快速解決問題。QA要及時檢查項目進(jìn)度表，跟進(jìn)各個項目組成員的工作進(jìn)度。企業(yè)管理層要高度重視溝通管理機制，把握信息流程的執(zhí)行，把握權(quán)限列表的增減。

2.4構(gòu)建項目型組織機構(gòu)

信息系統(tǒng)開發(fā)項目管理中，如何協(xié)調(diào)各方，如何使得相關(guān)信息能夠在各方共享是一個非常需要關(guān)注的課題。在溝通上容易犯的一個錯誤就是項目組的人員各自為政。另外一個比較容易犯的錯誤為在定期的例會中，許多項目成員不能準(zhǔn)時參加，這也導(dǎo)致一些信息在例會中不能共享，一些決策在會議中不能決定。針對這兩方面的問題究其原因，承擔(dān)開發(fā)任務(wù)的項目團(tuán)隊是弱矩陣型的組織機構(gòu)，才導(dǎo)致了溝通存在著這些障礙。只有項目的組織機構(gòu)能夠成為項目型的組織機構(gòu)，才能保證項目管理的其他方面得以順利實施。

2.5做好項目實施過程中的溝通

在項目實施過程中，項目相關(guān)人都不同程度地需要且及時得到項目的各種狀態(tài)信息和進(jìn)展信息。而這方面溝通的方式應(yīng)該包括：定期會議，其目的是要讓項目相關(guān)人等通過會議得到項目執(zhí)行過程與階段性的結(jié)果，包括在項目當(dāng)前時刻，花了多少時間、成本和資源、還需要花費多少時間、成本和資源等；周期性文檔溝通，意指項目主要負(fù)責(zé)人和相關(guān)人之間定期的以電子郵件等形式進(jìn)行溝通，以保證項目實施過程中有關(guān)決策問題和管理問題的及時解決；項目組成員之間的溝通，以保證系統(tǒng)在實施過程中的細(xì)節(jié)問題實時解決；還有項目組成員與項目相關(guān)骨干業(yè)務(wù)人員的溝通。運用各種方法和技巧，做好這些溝通，對于保證全員參與項目管理，使得所開發(fā)系統(tǒng)更好地滿足用戶需求有著相當(dāng)重要的作用。同時能最大程度地減少項目實施阻力。

三、結(jié)束語

綜上所述，信息系統(tǒng)項目能夠保質(zhì)保量順利完成高效的溝通管理，這種溝通不是簡單的各個人員的口頭傳話，需要建立良好的信息化溝通機制。溝通管理需要全體項目成員通力配合、協(xié)調(diào)一致才能夠高效完成。

參考文獻(xiàn)：

[1]張璐. 項目管理信息系統(tǒng)在項目實施中的作用分析[J]. 信息系統(tǒng)工程，2017（02）

[2]賀欣. 信息系統(tǒng)項目的溝通管理四策[J]. 企業(yè)改革與管理，2017（03）

[3]李杏杏. 論信息系統(tǒng)項目的收尾工作[J]. 現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2017（18）