工程建設期的文檔規范化管理

車金麗+婁廣明

關鍵詞：文檔管理 規范化 標準化

工程建設期的文檔管理是工程管理的一項重要內容，日常對文檔的規范化、標準化管理，具有十分重要的意義。規范化的文檔管理有利于日常檢索文件和應用；并為竣工驗收準備完整的材料，有利于及時交工；也為有可能涉及到的索賠、變更項目提供有利的依據。所以工程建設期間的文檔管理，應符合檔案管理的要求，才能保證文件的時效性。

一、文件形成、收文發文應進行閉合性處理，有利于應用，保證其時效性

1、施工單位項目部經理部形成文件按業務類別歸類：分為組織規程類、人事管理類、行政管理類、財務管理類、發展規范類、業務管理類、信息統計類、生產技術類等八類文件，文件編號由一個字母和7個數字組成：密級碼（1個字母）、層級碼（2位）、文件類型碼（1位）、業務類碼（1位）、流水號（3位）。文件按類歸檔編號有利于對文件管理。

2、對于業主、監理部、環境監理部、設代處、質監站等單位的生產技術類文件按其各單位內部的分類編號分類管理。例如監理部的文件有十多類，按類歸檔，有利于從大量的文件中按目錄檢索查找到所需的文件，保證文件處理的時效性。

3、收文處理程序

收文處理過程中的一個重要的環節：文件及時下發或傳閱。部門文件夾所放資料，應定期更換內容。傳閱文件過程符合要求，保持文件的原狀、整潔。由于發至部門的只是一部分，如需要查看所有文件，可查看資料員所設立的共享的分類文檔。閱看方法：打開分類總文檔→查到所需類別文檔（如查看監理部文檔等）→打開文檔目錄→查找到文件標題→點擊后即可查閱所找內容，包括部門當時填寫的處理單內容。除此之外，資料員還根據需要把一些共性文件的電子文檔發至各部門的共享文檔，部門應經常查閱。

文件處理過程中應認真簽寫處理意見。把領導批示意見和涉及到本部門的相關內容簡要記錄下來，這樣做對完成任務有一定的督促作用，有利于在歸定時間內完成需要提交的資料，完成任務。資料員所設立的“提醒事項共享文檔”，對收文的處理有一定的輔助作用。

以上內容為收文的閉合性處理過程，按程序執行有利于提高工作效率。

4、發文處理程序

上報文稿的要求：成文過程符合要求，保證上報文件的嚴密性。擬稿過程中需查閱合同文件、規范、專業書籍等資料。基本成文后，先由本部門的人員互相校閱，這樣有利于發現不足之處，再通過業務主管領導核稿，最后定稿審批后才能上報。這樣才能保證文件內容的準確性、合理性、科學性。象施工方案、施工措施、進度報告、各種報表、總結等需要有編制、校核、審批程序的上報文件，每一步的處理程序都要符合要求。

所有形成的正式文件格式必須符合要求，頁面設置排版符合標準，按標準的報文格式報文，擬寫文稿的格式符合，發包人和監理人認可的報文格式，在格式框架內填寫內容。例如：來往函件、施工措施、進度計劃、月報、報表等都有固定的報文格式。每次報文，各部門所成文稿按流水號往后排，有利于查找各部門上報的文稿內容，并有利于資源共享和提高工作效率。

上報文根據需要修改內容，應填寫文件修改處理單。

文件上報及批復的內容程序依照合同文件文件，所以上報的文稿不能有一點漏洞，否則會引起不必要的損失。需要商榷的文稿經討論后定稿，必須保證文章的嚴密性。

5、合同文檔管理

合同文檔管理是工程技術文檔管理的一項重要內容，所以單列項予以說明。由于每年中形成的文件資料很多，合同工期結束，文件資料可以說是相當繁多的，所以合同部人員應做好有關合同文件的管理工作，需在投標時即開始介入此項工作，即做好事前控制。在工程建設期間，日常中工作中對于資料員發至部門的文件、傳閱的文件、電子文檔、音像資料等，在傳閱時應及時按程序對將預計可能發生的、潛在的索賠、變更內容做簡要記錄。比如：根據文件形成時間對文件進行編號，注明文件名稱、主要事項后輸入計劃部的合同管理文檔，有利于查找到所需的內容；在此期間也應把把索賠、變更事項涉及到的項目合同條款或法律、法規等內容簡要記錄下來；并把水利部、建設部的相關文件等內容錄入文檔；以便工作需要時進行相關分析有據可查，并能提高檢索效率。

二、質量體系文件的管理

ISO9001質量體系文件按控制程序管理，施工單位項目部經理部各部門對相應作業指導書和質量體系文件要求的內容進行應用

三、工程所用參考資料的管理

技術資料借閱執行相關制度。規范、規程、定額等需半年查閱對照一下版本是否有效，相關資料也應進行有效性調查。

四、日常文件的檔案管理

1、工程技術文件應參照《建設工程文件歸檔整理規范》GB/T50328-2001和業主下發的“檔案資料管理工作的通知”，做好日常資料歸檔工作，各部門的原始資料，保持完整性。每一年度資料，在當年整理歸檔結束，完成其卷內目錄及卷內備考表。對反映施工全過程質量保證和控制情況的資料有：施工、質檢班志、測量記錄、音像資料（制成光盤）、現場聯合簽證單、單元評定表、試驗表格、檢測報告、設備臺帳和產品說明書、設備維修、保養記錄等資料內容，要求保證資料的完整性。

2、歸檔資料填寫要求：內容應全面、完整、真實，填寫格式符合要求，如格式需要改變的，應請示監理，批復后再換用新表。

3、定期對作廢文件按程序銷毀。

五、日常文件管理的要求及意義

1、資料管理的發展趨勢，最終實現文檔的電子化管理，現在已采取必要的改進措施（利用掃描儀或文字錄入形成電子文檔），從手工管理向通過利用微機等輔助手段進行文檔的規范、標準化管理過渡，提高資料的使用價值，提高管理效率。

2、對資料的管理、應用，注重文件的閉合性處理過程，注重信息反饋。

3、工程資料實行動態管理， 把文件管活。對相關數據進行統計分析，繪制圖表，便于對進度、質量、資金進行控制，為決策者提供依據。

六、結論

工程建設期的文檔管理是一項系統性且較為復雜的工作，需要各部門的通力合作，并應結合工程實際做到有所側重，依據文檔管理制度、流程進行操作，并與時俱進的引進管理軟件等輔助手段來提高效率和準確性，不斷提高文檔管理的規范化、標準化水平。