利用Microsoft Query快速匯總工作薄

王志軍

同事前來求助，如圖1所示，這些工作簿的結構、樣式都相同，現在需要將相關數據匯總到一個表格，如果采取手工復制、粘貼的方法進行操作，雖然可以實現，但一來相當麻煩，另外也不利于數據的更新和維護，有沒有更好的解決方法呢？

我們可以利用Microsoft Query快速合并工作簿，具體步驟如下：

第1步：選擇數據源

打開匯總工作簿（建議新建一個），切換到“數據”選項卡，從“獲取外部數據”功能組依次選擇“自其他來源一來自Microsoft Query”，此時會打開“選擇數據源”對話框，如圖2所示，選擇“Excel Files*”，取消“使用查詢向導創建/編輯查詢”復選框，確認之后關閉對話框。

第2步：添加工作表

隨后會打開“選擇工作簿”對話框，依次跳轉到相應路徑，雙擊任意一個工作簿，在“添加表”對話框，如圖3所示，雙擊數據源所在的工作表名，如果沒有看到任何工作表，請點擊“選項”按鈕打開“表選項”對話框，勾選“系統表”復選框，選擇之后點擊“添加”按鈕關閉對話框。

第3步：添加字段

此時會打開全新的Microsoft Query查詢窗口，雙擊數據表里的“*”號，將所有字段添加進去，效果如圖4所示。

第4步：修改SQL語句

點擊工具欄的SQL按鈕，打開“SQL”對話框，刪除“SELECT”和“FROM”之間的字符，寫入“*”，在最后添加一個空格，手工輸入“UNION ALL”。復制全部語句到剪貼板，接下來按照實際情況進行粘貼，有幾個需要合并的工作簿，就粘貼幾次，粘貼之后請將語句中的工作表名稱依次修改為實際的工作簿名稱，刪除最后一個“UNION ALL”，效果如圖5所示，確認之后關閉對話框。

點擊工具欄的“將數據返回到Excel”按鈕，在“導入數據”對話框，選擇數據的存儲位置，一般選擇“表”；點擊對話框底部的“屬性”按鈕，此時會打開“連接屬性”對話框，勾選“打開文件時刷新數據”復選框，接下來依次點擊“確定”按鈕，很快就可以看到相應的匯總效果（圖6）。

以后，每當數據源工作簿添加或刪除數據之后，我們只需要右擊表，從快捷菜單選擇“刷新”，即可獲取最新的匯總效果。endprint