微談檔案管理存在的問題及對策

趙莎莎

摘 要：檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。檔案具有憑證作用、借鑒作用和督促作用。加強檔案管理，對于促進一個單位的工作上水平有著積極意義。面對當前檔案管理工作中仍然存在的一些問題，需要從提高認識、規(guī)范管理、完善設施、擴大利用等方面，全方位提高檔案工作的水平。

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1005-5312（2017）24-0244-01

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。

現(xiàn)代社會建立系統(tǒng)、科學、民主的管理制度，對其生存與發(fā)展極為重要。在一個單位中，檔案管理無疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運行的有效保證。

一、檔案管理工作的作用

檔案是具有法律效力的真憑實據(jù)，是單位發(fā)展過程自然形成的歷史印記，具有客觀性的特征。檔案工作不僅具有法定性，還具有很強的嚴肅性，人們往往對歷史有一種“敬畏感”，在客觀上可以督促工作人員認真對待自己的職責，以免留下“檔案污點”。在評估工作決策、評價個人業(yè)績過程中，檔案資料都是必要的基礎。一份完整的檔案資料就是一個重大事件的發(fā)展變化的真實地記錄，對于人們總結(jié)經(jīng)驗教訓、進一步改進工作有著積極的借鑒意義。？每個人都有一種“惰性”，檔案工作則可以發(fā)揮糾正“惰性”、促進自律的功能，從而對單位的發(fā)展起到正面的促進作用。

二、檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。平時對檔案工作關心、關注不夠，在人員配備、經(jīng)費保障等方面舍不得投入，輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現(xiàn)在的管理需求。有些檔案管理工作人員認識不到自身工作的重要性，不善于學習，責任心不強，特別是有些兼職工作人員，還沒有把檔案工作做為做為重要內(nèi)容，只是閑下來做一做，檢查時應付一下，嚴重影響到檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）管理力量薄弱，管理水平不高

檔案管理是一項系統(tǒng)性的工作，收集、歸檔、保管、利用、開發(fā)各個環(huán)節(jié)互為條件，都有嚴格的操作規(guī)范，一旦某個環(huán)節(jié)工作出現(xiàn)失誤，就會給檔案工作造成損失。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

（三）檔案室硬件環(huán)境設施不齊全

對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，？檔案管理數(shù)字化水平難以提高，這些都不利于檔案工作的開展。

三、檔案管理工作的對策

（一）提高檔案管理人員素質(zhì)

首先要轉(zhuǎn)變單位領導的思想觀念，要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事檔案工作管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。不能有事就往后推脫，想干活就干活，不想干活就不干了，涉及到自己的就爭先恐后，不涉及到自己的就往后拖著干。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。

作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。真正撲下身子用心工作，認真履行職責，熟悉檔案管理的各個環(huán)節(jié)和基本要求，掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案管理工作質(zhì)量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

（二）規(guī)范檔案管理

建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。包括檔案收集、整理、保管、借閱和考核、獎勵等各個方面，既要明確檔案管理工作人員的工作要求和責任。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權威性。

四、結(jié)語

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊跟時代的腳步，做好創(chuàng)新本職工作，這樣才能給社會帶來更好的發(fā)展。endprint