如何提高檔案管理現代化水平

李繼楠

1.檔案管理現代化進程中存在的問題

1.1檔案標準化程度低

檔案管理標準化是檔案管理現代化的內容之一，我國檔案管理工作的標準化是從20世紀80年代開始的，國家標準局對此擬定了一系列標準化文件，并在近40年的時間內發展逐漸形成了一個標準化體系。但是由于我國檔案管理工作較為分散和復雜，各個單位的投入不盡相同，達到的管理效果也不相同，而且檔案管理標準一直沒有更新，即使一些單位在管理中采用了現代化的方法，但管理系統應用的軟件都沒有遵循國際標準，標準化水平較低，限制了檔案管理現代化的發展。

1.2缺乏高級管理的專業人員

檔案管理的現代化與傳統的檔案管理有所不同，其對管理人員有較高的要求，尤其是高級管理人員。現代檔案管理人員可以分為管理輔助人員、專業人員以及高級檔案管理專業人員。其中，對高級管理的專業人員的要求最高，為了較好的完成檔案現代化管理，高級管理專業人員需要有較高的思想政治水平和決策能力，精通檔案管理的各項具體工作，還要有一定的科學決策能力和組織管理能力，而目前我國機關單位檔案管理所缺乏的正是高級管理的專業人員，檔案管理的工作人員學歷普遍偏低，既能掌握現代化的科學技術，又能懂社會科學和經濟管理的綜合性人才更少。高級管理專業人員的缺乏直接導致了檔案管理的新技術、新方法推廣起來較難，解決工作中出現的問題效率不高。

1.3檔案管理經費投入不足

檔案管理的經費投入不足，也是影響檔案管理現代化建設的一個重要因素。由于對檔案管理的意識比較淡薄，觀念比較落后，單位本身不會投入過多的資金在檔案管理工作中。由于投入的資金不足，就沒有多余的資金去購買新設備，也就直接導致了單位的檔案管理室簡陋，基礎設施不完善，檔案管理的新設備更是缺乏，電腦的硬件和軟件都更新的不及時，直接限制了檔案管理現代化建設。

1.4檔案資源的利用不足

現階段，我國機關單位的檔案管理工作仍然停留在傳統的管理層面上，將精力更多的投入在“管理”上，而忽視了對檔案資料的利用，但事實上，檔案管理最重要的就是檔案資源的利用，檔案管理的目的也是可以使檔案資源發揮出更大的價值，更好的為我們所利用。而實際工作中，由于管理觀念的落后，在我們的檔案管理工作中，我們將工作重心放在了檔案的收集、整理和保存上。加之各方面條件的限制，政府部門的支持力度較小，導致的基礎設施建設落后也是檔案資料利用不足的重要原因。

2.提高檔案管理現代化水平的建議

2.1加強標準化建設

檔案管理的標準化建設時檔案管理現代化建設的一個重要的基礎。在當今這個信息化的時代，現代化的檔案管理需要現代化的技術和設備的支持，還有數據的交換，資料共享等一系列復雜的工作，所以，為了保證檔案管理工作有條不紊的進行，我們就需要完善一個標準，形成檔案管理的標準體系，從而確保檔案管理工作中各項工作的有效實現。

2.2強化管理意識，加大資金投入

強化管理意識是加強檔案管理現代化建設的重要基礎，而資金上的投入是檔案管理現代化建設的重要支持和保障。所以，強化管理意識、加大資金投入是現代化檔案管理的關鍵。首先，單位的管理人員應該重視起檔案管理工作，實時了解檔案管理工作開展的狀況，并為此投入大量的人力物力，加強基礎設施建設，使檔案管理工作在良好的硬件設施基礎上順利的開展，將檔案管理的現代化建設納入單位的工作計劃，加強相關部門的交流，充分發揮各部分的優勢，解決實際工作中出現的各種問題。另外，為了加快檔案管理的現代化建設，政府和機關單位本身都需要加大資金投入，在年初就做好一年的工作資金預算，在預算時注意一定要將設備的維護、檔案搶救等需要投入的資金算在內，作為專項資金。單位需要投入相關資金，來支持設備的更新，單位可以根據自身的經濟情況來建設檔案室，適當加強基礎設施建設，優化工作環境，促進檔案管理工作的開展。

2.3加強人才培養

高素質的人員是檔案管理工作現代化建設的重要力量，現代化的檔案管理工作對管理人員有更高額定要求，我們不僅要求工作人員具有檔案管理的基本理論知識，還要求其掌握現代化的信息技術，便于檔案管理工作信息化的發展。而且，對于高級管理的專業人員我們也有更高的要求，簡單來說，就需要將其培養成復合型的人才，除了檔案管理的專業知識外，還需要其掌握信息技術、經濟管理等方面的知識。首先在人員選用時就要提高門檻，按上述標準來選擇管理人員。另外在實際的工作中也應該加強對專業人員的培訓，培訓也需要全方位的進行，既要包括思想上的教育，也要包括專業知識的講解。不僅要提高員工的思想認識，使其認識到自身工作的重要性，還要進一步加強專業知識的訓練，更新其專業知識。另外還要培養管理人員吃苦耐勞的精神，和全心全意服務的意識，使其更好的為檔案管理工作做貢獻。

參考文獻：

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