事業單位檔案管理信息化建設

董學佳

將傳統的檔案處理方式轉變成信息化的檔案管理方式，有利于提高我國事業單位相關方面的工作效率，同時也推動著整個社會的進步，適應時代發展需求，因此做好事業單位的檔案管理信息化建設已經是相關部門必須準備的課題了，對此，本文做出了以下淺析。

1 我國事業單位信息化檔案管理現狀及存在的問題

1.1 檔案管理信息化的作用

傳統的檔案管理方式是將紙質證明進行合理的保存，但是從長遠來看，這并不能解決資料不能永久保存的現狀，而對于進行檔案信息化處理，恰好解決了這一個矛盾，這也就是檔案信息化的第一個作用。除此之外，在我們日常對紙質檔案進行查閱的時候我們能夠發現，其實是非常有標準的檔案館等相關部門，也需要相對復雜的手續和流程，但是將檔案管理信息化之后我們可以發現，不僅解決了需要相對復雜的手續和流程的問題，還能夠讓人們減少跑路時間，更加便捷，即查閱信息更加簡便是檔案信息化管理的第二個作用。

1.2事業單位檔案管理信息化建設的特點及優勢分析

事業單位進行檔案管理信息化建設，有利于推動該行業檔案管理的規范性，也便于事業單位管理檔案信息。在傳統管理方法的實行中，有很多的程序需要走完才能真正查閱需要的檔案，但是在發展事業單位檔案管理信息化建設之后，利用關鍵字就可以查詢出你需要的相關內容，大大減輕了程序繁雜程度，與此同時，檔案工作者們的工作壓力也有了適當的減輕，將傳統的人工錄入以及實地保存變成了以網絡作為媒介利用電子錄入的方式進行，是工作人員的工作方式更加靈活，全面的推動著我國事業單位的建設。本質上改變了檔案管理的方式與途徑，將單一的信息采集管理更加豐富化。

1.3目前我國事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

我國目前的事業單位檔案管理信息化還主要處于推動階段，主要存在以下幾個問題，第一點是檔案管理信息化建設平臺更新速度較慢，雖然我國事業單位已經建立了比較完善的檔案信息管理系統，但是在實際使用中出現的問題，沒有及時得到修復，也沒有對軟件或系統進行相關的升級更新，使得矛盾問題依然存在，影響事業單位的人才管理；第二點是檔案管理信息化建設平臺的使用效率不夠，這使得信息化平臺的發揮效率降低，對于檔案信息資料的查詢與使用時的便捷性和效率性是非常不利的；第三點是檔案管理的工作人員素質跟不上，經常出現技術上去了，人員“沒上去”的尷尬局面，許多從業人員缺乏技術提升的機會，對于一些老工作者而言，其能力水平相當的滯后，對計算機技術缺乏足夠的認識。

2 加強和推進我國事業單位信息化檔案管理的對策

2.1 從人員本身出發

目前我國大部分事業單位仍以傳統的檔案管理方法來進行管理，應提高相關工作人員的認識水平，因為人員工作能力與水平決定著我國事業單位信息化檔案管理的推進速度，要想加快推進速度，在人員上就要加強對工作人員專業技能的培訓，使得相關工作者的綜合素質得到提高，適應時代的需求，從而加速此項工作內容。其中除了要掌握好信息化檔案管理的基礎工作之外，還要適當地對工作人員進行計算機上以及平臺的使用上有相關的培訓，確保每一位工作人員都能夠擁有獨立使用該系統，這樣才能減少犯錯，從而保證工作的效率在一個高位上。

2.2從工作層面出發

加強和推進我國事業單位信息化檔案管理要在工作上加強信息化建設平臺推廣模式的構建，使得使用者們能夠體驗到跟優質的服務，加強相關平臺與系統的宣傳，提高知名度，努力消除人們對于該行業的發展的隔閡，讓人們深刻的體會到這這種改變帶來的便利性。與此同時，可以借鑒先進企業多年的經驗結果，引進一些企業技術人才作為領軍人員，進一步深化落實信息化檔案管理。除此之外，還要注意對落后手段以及機器的淘汰，運用先進的管理設備，還要注意檔案在儲存中的安全，做好保密工作，對于不同類型的文檔應該利用不同的加密方式，一方面保證了檔案安全，另一方面也能夠簡化操作。

2.3從制度手段上出發

要想做好加強和推進我國事業單位信息化檔案管理工作，在制度上不能有短板。應該從事業單位的發展情況和未來規劃出發，制定有效的檔案管理工作，完善好物質和經濟上的制度，能夠保證工作人員的工作積極性，同時還能夠保證工作的質量以及效率。還應該設立檔案信息化的標準，保證檔案信息化建設過程中的質量以及使用質量，同時規范人員管理。

3 結語

我國事業單位的檔案管理工作的信息化已成大勢所趨，要想做好檔案信息化管理工作，應該著重解決本研究提出的問題，同時還要在人員上進行相關的技術培訓，增加其綜合素質；工作層面上注意體驗與更新以及制度上進行全面的接軌與完善，在每一個方面都做好相關工作，才能實現檔案管理的信息化，轉變工作方式，提高工作效率。

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