醫院文書檔案實現科學化精細化管理的方法探究

李亞萍+劉燕紅

摘 要 醫院文書檔案管理是醫院管理的一個組成部分，加強醫院文書檔案管理的開發利用，積極發揮自身的作用和價值，對于提高醫院整體管理水平具有重要的意義和作用。特別是隨著醫改的推進，醫院管理要不斷朝著科學化、規范化、精細化方向發展，醫院文書檔案實現科學化精細化管理是不可或缺的。本文從目前醫院文書檔案管理存在的問題入手，積極探索醫院文書檔案的科學化和精細化管理方法，使醫院文書檔案工作更好地服務于醫院醫、教、研、管各項工作，促進醫院建設和發展。

關鍵詞 醫院文書檔案 科學化 精細化

中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A

醫院文書檔案，是指為醫院醫療、教學、科研、管理及醫院建設和發展過程中形成的文件材料，它以文字、圖像、錄音、系統、影像等為載體，記錄醫院的發展進程。它是醫院建設和發展的寶貴財富，為醫院科學精細化發展提供第一手資料，同時對醫院的行政管理、醫療教學、科學研究等起到一定的指導作用。

1醫院文書檔案科學化、精細化管理的必要性

中央辦、國務院辦批轉的國家醫改領導小組關于進一步深化醫改報告的第十四條中，強調指出：在深化醫改過程中要加強公立醫院的精細化管理，并且與醫院醫療質量管理、醫療服務管理、醫療資產管理、醫療費用管理、醫療績效管理相結合。目前公立醫院管理中，存在以人為本的醫療服務理念尚不夠突出、醫療質量與醫療技術尚不夠精益、醫療服務思想和醫療流程亟需改善等問題，整個管理尚處于粗放式管理階段。為積極相應國家的醫改政策，加快推進醫院精細化管理，除了在醫療技術、醫療質量等方面精益求精，發揮“工匠精神”外，醫院文書檔案的科學化、精細化管理也是助推醫院發展的一個不可缺少的環節。

2醫院文書檔案管理中存在的問題和困難

2.1醫院文書檔案中存在的問題

2.1.1領導重視程度不高，檔案管理制度不健全

目前，醫院中普遍存在對檔案管理工作重視程度不高的現象，有的醫院甚至連專門的檔案室都未設置。醫院領導在處理日常醫教研管工作中，很難從紛繁復雜的業務工作中抽出時間來重視文書檔案管理工作。領導重視程度不夠，相應的管理部門或人員在執行檔案管理任務中，取得的效果便可想而知了。由于醫院文書檔案管理是醫院根據自己的理解及實際經驗進行管理，并沒有形成專業的醫院文書檔案管理制度，對文書檔案管理工作人員的職能及職責及工作要求做出明確規定，管理過程處于粗放式和經驗式，缺乏科學性和系統性。大部分醫院對納入檔案管理的材料沒有明確要求及分類，對不同類型的文書檔案沒有形成統一的管理模式和標準，更沒有形成統一的歸檔制度；同時在檔案管理過程中，未將檔案管理納入醫院責任目標書中進行考核，這也導致了檔案收集的隨意性大、效率低下、檔案不齊全。

2.1.2檔案管理人員未經過專業學習及培訓，素質參差不齊

在醫院管理中，一直比較重視專業技術人員的選拔，對專業技術人員素質和水平的提高也納入繼續教育的范疇。而對于醫院文書檔案管理工作而言，醫院很少花較大的人力成本去招聘具備專業知識學習和培訓的科班出身的檔案專業管理人員，也不太重視對檔案管理人員的繼續教育。大部分檔案管理人員都是非科班出身，有的甚至是從一些后勤服務部門或其它崗位調用，專業知識缺乏，學歷普遍偏低，缺乏系統的檔案知識學習和培訓，導致檔案管理專業人員水平參差不齊，綜合素質額管理能力跟不上時代的發展。特別是在信息技術廣泛應用于檔案管理的當下，缺乏創新和活力。

2.1.3檔案管理信息化程度低

目前，信息技術在整個醫院管理過程中發揮著重要的作用，特別是隨著醫生工作站、電子病歷的使用、網上預約掛號繳費、檢查結果查詢的實現，信息技術在優化醫院服務流程，改善就醫體驗方面意義重大。信息技術對現代文書檔案的管理的作用也是不言而喻的。然而，現在絕大多數的文書檔案管理信息化程度較低，一方面和文書檔案管理人員的素質不高，不具備操作現代化信息系統的能力有關。另一方面和醫院的投入較少有關。對醫院而言，下功夫發展醫療技術和業務收入才是工作中的重心，而專門引進一套現代化的文書檔案管理系統，不僅成本較高而且短期內難以見到成效，通常不被管理者所采納。因此，大多數醫院的文書檔案管理信息化程度較低，難以適應信息社會的發展。

2.1.4檔案收集效率低，缺失嚴重，安全性能差

醫院雖然有專門的檔案室，但由于檔案管理制度不夠健全，且缺乏現代化的檔案管理，各科室根據各自的業務范圍，將涉及本部門的檔案如醫療文書、膠片檔案等歸入自己部門管理，這樣就形成了多部門管理檔案的格局。由于檔案管理不夠規范，導致醫院專門的檔案室檔案收集效率低，檔案缺失嚴重。且部分科室業務用房緊張，沒有專門的檔案收集及儲存空間，導致文書檔案受潮，安全性及保密性較差。

2.2醫院文書檔案管理中存在的困難

2.2.1醫院文書檔案管理經費投入不足得不到解決

由于醫院較為重視醫療技術及醫療質量的提高，醫院的業務收入除用于醫院的日常必須支出，如項目支出、設備購置支出、人員支出等以外，較難投入更多的經費用于檔案管理的支出。相比檔案管理工作而言，其余的醫療業務工作顯得更為重要。且國家相關部門對醫院檔案管理工作也沒有相應的財政資金支持，這就導致了醫院檔案管理長期處于經費投入不足的境況。

2.2.2醫院文書檔案的存放條件達不到要求

檔案存儲環境是指存放檔案的空間中影響檔案耐久性的各種自然因素的總體。主要有溫度、濕度、光線、污染物等。文書檔案制成材料的質量優劣固定之后，環境因素的影響對檔案“壽命”的長短將起決定性的作用。目前大多數公立醫院都處于業務用房緊張的狀態，在這種情況下，充足的業務用房都被用于醫療業務的發展。文書檔案的存放及管理有著較高的要求，過高的濕度在一定條件下會加速紙張中纖維素的水解和降解，耐水性差的字跡會發生洇化、退色。光線過強會直接使檔案制成材料中高分子化合物發生光解作用而受到破壞。因用房受限，大多數醫院的檔案室對檔案的存放條件都達不到相關要求。endprint

3檔案科學化、精細化管理應采取的措施

3.1建立健全的檔案管理制度，規范檔案管理

健全的檔案管理制度包括檔案的收集和歸檔、檔案利用保管、檔案保密、檔案鑒定、檔案查閱等制度，并將相應的制度納入文書檔案管理工作人員的崗位職責中進行年度考核。在檔案管理的所有制度中，檔案的收集制度極為重要。檔案收集制度中要規定檔案收集的范圍、時限，明確科室檔案兼職保管員。兼職保管員具體負責收集、整理本部門在日常工作中形成的、對今后工作具有參考利用價值的文件材料，定期向檔案室移交，這樣既保證了歸檔材料的完整性、系統性，又便于將檔案開發工作列入計劃，納入日程，落實責任跟蹤監督檢查。對一些專業性、技術性強，有不同保密等級的文件要實行分類收集。其次是檔案的查閱制度。檔案查閱制度要明確檔案的查閱權限，具有查閱權限的人方可進行檔案查閱。查閱過程中要辦理專門的檔案查閱登記手續，如需復印或外借文書檔案，則由查閱人單獨辦理外借手續。總之，從檔案的收集、歸檔、查閱、考核等整個檔案管理過程都要有明確的制度規范。

3.2 加強學習和培訓，提升檔案管理人員的整體素質

檔案管理人員素質的高低直接決定了檔案管理水平的高低。要實現文書檔案管理的科學化、規范化、精細化，必須不斷提高文書檔案管理人員的綜合素質和能力。可以通過招聘專業的檔案管理專業人員，對現有檔案管理人員進行專業培訓、繼教學習等方式來提高檔案管理的業務水平和綜合素質。同時應該制定檔案管理專業人才長期發展規劃，納入醫院的整個人才培養工作中。定期召開檔案業務學習交流會，不斷總結檔案管理過程中的經驗，對存在的問題和困難及時提出解決方案。檔案管理人員要加強自學能力，開拓思路，不斷創新工作方法，讓檔案管理工作與醫療工作、科研工作、管理工作緊密結合，為醫院管理提供有效信息。

3.3充分利用信息技術實現檔案管理精細化

隨著經濟的不斷發展，信息的不斷進步，檔案管理信息化成為了檔案事業發展的必然結果。醫院文書檔案作為重要的信息資源，對醫院未來的發展有著重要的價值。因此，要實現醫院檔案管理的科學化、精細化和現代化，必須要通過網絡管理以及信息化技術，對檔案資源采取數字化管理以及提供運用，讓醫院文書檔案較好的為醫院的建設、發展服務。

參考文獻

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