以智慧校園為契機高校實行智能化報賬的方式和條件

杜永娟

摘要：信息化的發展，高校傳統的報銷方式出現的弊端，已無法適應信息化的發展，沙洲職業工學院在”大平臺、小應用”的智慧校園規劃與建設中，探索智能化的報銷方式，可以突破時間和空間的限制實現網上報賬申請、審批和網上支付，提高報賬的質量和效率，最后提出智能能化報賬的方式實現對高校硬件、軟件及相關人員提出了很高的要求。

關鍵詞：智慧校園；信息化；財務報帳

一、智能化報賬的實施背景

本校傳統的報銷流程包括：票據整理、填寫報銷單、報銷審批、會計審核報銷、網上支付，填制記賬憑證。具體來講就是，報銷人將日常工作中產生的各種票據進行收集與整理，將符合報銷要求規定的發票、收據等附件按照學校的要求分類統計，填寫相應的費用報銷單、出差單、借款單，送交相關領導審批簽字后，交由會計審核經濟事項的真實性、合理性、合法性、完整性，經審查有耗材支出、滿足固定資產確認條件的固定資產提醒報銷人到資產科辦理登記驗收手續，審核通過后錄入校園信息系統（預算管理系統）相應項目預算支出中錄入報銷人、摘要、報銷金額、收款方單位、開戶行、結算方式、開戶賬號，生成支出結報單交由復核崗位復核后交由出納網上予以支付，支付成功后打印電子回單，在會計系統中生成會計憑證，填制記賬憑證。

傳統報賬各流程之間是一個串行的順序過程，必須按部就班、依次進行，過程繁瑣，耗時而低效[1]。

二、智慧校園建設背景下，會計報賬方式改革方式

本校于2014年因預算管理的要求，于2014年依據項目類別及內部審批制度引入了校園預算系統，現平臺運行三年已經日趨成熟，經費報銷方式也由原來的校長一支筆審批調整為院領導分管工作，審批由經辦人簽字后交部門負責人、經費負責人、分管領導審核，在設備購置方面需要分管設備的領導加簽，涉及績效工資，無論金額大小，需要院長加簽，其他經費支出如金額在15000元以上，也需要院長直接加簽，根據這樣的內部審批控制制度，報賬方式智能化改革成為可能。

（一）網上提交申請

報賬員網上提交報賬申請，可以突破時空的限制，可以在有網絡的地方，通過身份認證后，按照財務制度規定據實填寫報賬信息，并將業務發生的相關票據按照規定掃描上傳，并生成網上報賬申請單編號。特別要注意的是，報賬員要根據不同的業務性質填寫各種單據，如，差旅費要填制差旅費報銷單，并且要附出差審批單一份；借款需要填寫付款申請單，附件要寫明借款原因及金額的具體算法，或者文件規定；各類費用需要填寫費用報銷單，需要分類統計文具辦公用品、郵電通信費、書籍資料費、會費、招待費、學生活動費、實訓用耗材、設備配件維修費、其他費用等金額，尤其三公經費支出，如招待費還需附帶招待費預算和決算附件。報賬員獲得報賬申請單編號后，接下來需填寫收款方信息，包含收款方名稱、賬號及開戶行名稱。完整填寫好相關信息后，系統會根據相關報賬信息經費項目，提交給相關審批人審批。本院對固定資產、低值消耗品也有相關的管理規定，目的是保證教學、科研工作的順利進行、提高物資利用的經濟效益，防止積壓浪費等情況，實行智能化報賬方式后，傳統的在報賬前到資產管理部門對固定資產進行驗收和對低值易耗品管理，將從線下調整到線上，在報銷環節，就需要報賬員對固定資產和低值易耗品有所認識，在報賬申請時，在設置好的報賬流程中備注好名稱及金額，提交到資產管理部門。資產管理部門需要實地驗收，將固定資產驗收單在資產管理系統中錄入，電子版發送到報銷人，系統中提交財務科審核。

（二）網上審批事項

相關審批人也可以突破時空的限制，可以在有網絡的地方，通過身份認證后，對報賬人的發生業務的真實性，經費項目的使用規定是否符合要求進行確認審批，審批工作具有特殊性和復雜性，審批工作流程應在事先科學設置好，同時在相關部門負責人、經費負責人、分管領導分管內容發生變動時及時做好調整，保證日常審批工作的正常進行。特別要提到的是，校園預算系統的使用，能根據權限提供給各部門各經費負責人及分管領導以動態的資金使用情況，從經費的下達，到經費的各項使用情況，經費的結余一目了然，同時根據報銷人分類填報的各類支出，及時了解各項經費的使用情況，為下年的預算提供數據支持。

（三）線上查詢審批通過情況，線下審核原始憑證

經辦人可根據網上報賬申請單號自行查詢提交的網上報賬是否通過審批，確認審批后，可將相關附件連同報賬申請單、打印的固定資產驗收單提交財務科審核，財務科報賬崗位審核票據合格后，在固定資產系統中審核確認該條固定資產，同時打印支出結報單，交審核人員審核.

（四）網上支付事項

審核通過后，出納負責根據經費項目，按照財政規定的經費，將報賬款項支付給收款方。這里的支付指通過開發會計核算系統與銀行系統之間網上支付，需要和會計核算系統數據建立接口，即數據交換平臺，通過數據交換平臺將會計核算系統與銀行系統連接起來，實現通過校園預算系統的項目經費名稱與財政局規定的本校經費收入情況設置一一對應的關系，利用支付結報單才可直接導入支付系統進行網上支付結算，同時資金支付成功后數據及時反饋到高校核算系統中的預算系統中，實現報銷人網上直接查詢業務報銷所處的環節，同時也減輕了財務工作人員重復錄入支付信息以及忙于在報銷人和銀行之間傳達款項是否已經支付成功的咨詢中，提高了工作效率。

三、智能化報銷應具備的條件

為了實現智能化報賬，學校在使用的服務器和PC機等硬件方面要完全滿足智能化報賬需要，要有適應本學校報賬需要的軟件系統，要對報賬人員、審批人員、財務人員、軟件設計管理人員的知識結構體系提出更高的要求。

首先硬件上，需要加大資金的投入力度，保證硬件滿足智能化報賬的各項需求。

其次軟件上，需要實現會計核算系統（包括校內預算管理系統、網上支付系統）內網與外網數據交換的中間平臺網站、與銀行系統間的數據交換平臺，實現從申請到審批到支付，會計核算系統除了具有傳統的核算、預算、統計和報表等功能外，還應具備與互聯網進行數據交換的功能[2]。在使用中，需要加強校園網絡的安全和系統運行的穩定性，快速的修補系統存在的漏洞，要做好相關的身份認證識別系統，在人員發生變動時及時做調整，加大網絡的監控，防止非法人員進入網絡平臺，也要做好數據的及時備份工作。

實現智能化網上報賬，最終實施的是人。首先，對報賬人來說，要懂得必要的財務知識，正確填寫報賬申請，收款人等信息，了解高校的項目及項目支出的規定；其次，對審批人來說，要清楚報賬人的日常工作內容，要審核報銷內容的真實性及相關項目報銷的合理性；再次，是財務人員，新的報賬流程對財務人員提出了更高的要求，對內來說按照高校自身的內部控制度和高校領導分工情況以及項目經費的具體負責人，合理設置報賬流程，在制度、人員等發生變動時，及時調整流程；對外來說，需要遵守《會計法》、《會計基礎工作規范》、《事業單位財務制度》等規定，需要遵守本市財政局關于網上支付規定、出差審批、三公經費支出規定等，而且這些規定經常在調整當中，需要隨時了解最新法律法規及規定，進行學習和總結，并及時將相關規定要傳達給領導和廣大教職工；最后對軟件設計管理人員除了需要必須的信息技術知識外，還需要了解財務方面的知識，在流程設置上才能有更好的運用。

四、結語

在具備了上述功能和必要的報賬和信息技術知識，學校改革會計報賬方式，實行智能化報賬才能成為可能，同時要對系統進行內控審批設計，保證審批權限的正常運轉同時對原有的財務管理制度進行優化，以適應會計報賬方式改革的需要，總之，在智慧校園建設中，從信息化的角度改革會計報賬方式將極大的提高學校的管理服務水平，也必然是未來的發展方向，同時也是需要高校各位教職工共同的努力。

參考文獻：

[1]張巧華，倪曉紅.從流程再造視角著手解決高校報銷難題[J].商業會計，2015（1）：124-126.

[2]張敏.高校智能化報賬的實現途徑與條件[J].中國管理信息化，2017（2）：38-40.

（作者單位：沙洲職業工學院）endprint