新時代背景下如何提升機關事業單位信息化檔案管理

何洪銀

摘 要：在新時代背景下，隨著科學技術的不斷發展，檔案的管理方式越來越信息化。采用更加信息化的方法對檔案進行收集和整理，能夠更好地提升機關事業單位的工作效率。本文從新時代背景出發，對當前機關事業單位的檔案管理現狀進行了簡要分析，對提升機關事業單位信息化檔案管理的方法進行了簡要的探討。

關鍵詞：新時代背景；機關事業單位；信息化；檔案管理方式

1 引言

機關事業單位的檔案一般情況下記錄已經發生的事務和情況，檔案管理工作的主要內容包括對檔案信息的收集、整理、儲存和檢索等，除了平時工作過程中產生的信息以外，還有國家、政府關于事業單位管理的一些重要事項和重要文件，是事業單位發展的重要指導性信息[1]。隨著新時代信息技術的不斷發展，“互聯網+”帶來的影響越發明顯，機關事業單位的檔案管理方式也越發信息化，其工作效率也得到大大提升。

2 我國目前機關事業單位的檔案管理現狀

作為機關事業單位的常規工作之一，檔案管理一直占據著重要的工作地位，對于機關事業單位的長足發展發揮了重要的作用。然而由于傳統的檔案管理工作思想的影響，很多檔案管理工作人員對于檔案管理的重視程度都存在不足，管理人員在進行檔案管理工作的時候存在一些思想和方法上的老舊問題，并沒有隨著信息技術的發展對檔案管理工作進行相應的優化調整。再加上如今我國的大部分機關事業單位對于檔案管理工作的重視程度不夠，對于檔案管理的制度規范和體系都不夠健全，因此出現了管理人員匱乏、基礎設施不完善等各種問題。

機關事業單位承擔著為社會和國家的發展提供服務的重要任務，通過機關事業單位的運行可以更好地為人民提供社會服務。機關事業單位在處理日常的工作事務時，那些基本的信息和重要注意事項往往記錄在檔案中，以提供必需的查閱。如果沒有專門的人員進行合理的檔案管理，在處理突發事件需要查閱檔案的時候就會出現手忙腳亂的情況。隨著社會的發展，信息的重要性不言而喻，對于機關事業單位的檔案的管理也需要人們重視起來。

3 新時代背景下檔案的保存形式

隨著信息技術的不斷發展，檔案管理的方式也不再只局限于以往的書籍報刊等形式，很多都開始采用電子設備存儲檔案的方法。常用的有光盤、硬盤、存儲卡等形式。但是由于電子設備的壽命有限，其對于檔案的存儲年限也比較有限，甚至存在逐年衰減的情況，對于檔案的準確性和可讀性存在嚴重影響。雖然現在的技術已經可以達到幾百年，如美國標準與技術研究院（NIST）信息技術實驗室（ITL）的研究文章指出，在建議的儲存環境下CD-R光盤的壽命為100年至200年以上[2]。但是現如今紙質的檔案保存形式仍然在機關事業單位的檔案保存中占據重要地位。

4 新時代背景下提升機關事業單位信息化檔案管理的方法

4.1 提高對于檔案管理的重視程度

在機關事業單位中樹立對于檔案管理的安全性和重要性的重視程度對于檔案管理十分重要。一方面，只有真正在機關事業單位中引起對于檔案管理的重視，才能有助于對檔案管理工作的開展和優化，提升檔案管理人員的責任感。另一方面，檔案的潛在價值是無法進行預估的，很多檔案對于一些政策和制度的開展都能夠提供一定的指導意見，對于機關事業單位工作的開展也起到很大的參考價值。因此新時代背景下，提升對于檔案管理的重視程度是首先應當注意的。

4.2 建立安全的管理制度

機關事業的很多檔案都存在保密性的問題。檔案的管理人員一定要確保檔案的安全性和保密性。機關事業單位可以通過將檔案管理人員進行嚴格的培訓和篩選，保證人員的專業性，防止檔案的泄露。只有充分的保證了檔案管理的安全性，才能夠更加放心的將檔案管理進行信息化和網絡化。

4.3 提升檔案管理工作者的專業素質

新時代背景下，檔案管理的方式方法已經日驅多樣化，這就要求檔案管理工作者具有相應的專業素質，才能更好的適應信息技術的發展。機關事業單位在招聘相應的檔案管理工作者時，應當對人員的專業素質進行相應的篩選，選出最優的人員作為檔案管理的工作者。不僅如此，還應當在他們正式進行工作之前進行相應的培訓，保證這些工作者能夠高效的處理好在檔案管理工作中出現的各種的問題。

5 結論

檔案管理工作的機關事業單位占據十分重要的地位，對于機關事業單位的正常運轉提供了信息的保障。在新時代背景下的今天，信息技術的發展為檔案管理工作的運轉帶來了發展的“春天”。在今后的檔案管理工作中，我們一定要懷著負責的態度，結合信息技術的發展，用創新和不斷探索的精神保證檔案管理工作更好的運轉，為機關事業單位未來的發展出一份力。

參考文獻

[1]脫連弟.新時代背景下如何提升機關事業單位信息化檔案管理[J].科技傳播，2018，10（11）：146-147.

[2]袁秀華.新技術在信息化檔案管理中的應用[J].科技信息，2013（21）：220.

[3]郭華鋒.信息化條件下機關事業單位檔案管理問題分析[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——創新思維與領導決策學術研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院，2017：1.