檔案管理建設(shè)初探

程棣

摘要：事業(yè)單位檔案管理的可靠性和科學(xué)化對于現(xiàn)代化事業(yè)單位的運行和發(fā)展具有重要意義，能夠有效的提高檔案管理人員的工作效率，實現(xiàn)人力資源的合理調(diào)配，促進(jìn)事業(yè)單位更好的適應(yīng)社會現(xiàn)代化發(fā)展的需求，因而加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的研究和探索具有重要性和必要性。本文就事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行簡要分析，僅供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；問題；策略

所謂檔案管理的信息化，主要是以現(xiàn)代社會信息化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)為依托，在保證檔案原始內(nèi)容的基礎(chǔ)上，通過科學(xué)技術(shù)對檔案形式以及儲存方式等進(jìn)行合理的轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化和電子化。檔案管理的信息化，有效的降低了檔案管理的成本，實現(xiàn)了人力資源的有效利用，對于檔案的查詢和再利用也提供了便捷。從總體來看，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)符合當(dāng)前社會發(fā)展的潮流，具有重要的現(xiàn)實意義。

一、當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

在事業(yè)單位的運行過程中，檔案管理的信息化建設(shè)實現(xiàn)了對檔案的有效管理，推動了事業(yè)單位檔案平臺的建設(shè)和運營，與此同時實現(xiàn)了對檔案內(nèi)容的數(shù)字化處理。但是就我國事業(yè)單位檔案管理信息化的實際情況來看，檔案管理的信息化建設(shè)不免存在諸多問題，在一定程度上阻礙了事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)性和有效性。

（一）檔案管理信息化建設(shè)平臺更新速度較慢

目前我國許多事業(yè)單位的職工檔案信息管理系統(tǒng)在實際的工作中缺乏對檔案管理工作的重視，使得檔案管理信息化平臺的模塊設(shè)置更新較慢，導(dǎo)致一些新近的職工檔案信息不能得到及時的更新，從而影響事業(yè)單位人才的優(yōu)化管理。

（二）檔案管理信息化建設(shè)平臺使用率較低

事業(yè)單位進(jìn)行檔案的信息化管理目的在于通過信息化的檔案管理來降低管理成本和工作量，提高檔案信息資料查詢的快捷性與高效性。但在目前的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，檔案管理信息化建設(shè)平臺的使用率并不高，影響了信息化平臺作用的發(fā)揮。

（三）檔案管理的工作人員綜合素質(zhì)較低

在事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)中，許多檔案管理人員的專業(yè)技能并沒有達(dá)到所需要的標(biāo)準(zhǔn)，其綜合素質(zhì)仍待提高。許多檔案管理人員知識貯備和專業(yè)技能較低，管理人員的服務(wù)態(tài)度也有待于進(jìn)一步提高。

二、加強(qiáng)和推進(jìn)我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

從整體情況來看，檔案管理的信息化建設(shè)在事業(yè)單位人力資源的管理中具有重要的意義，有助于促進(jìn)事業(yè)單位的人員考核更具科學(xué)性和可靠性。那么在事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)針對事業(yè)單位當(dāng)前的檔案管理情況進(jìn)行全面系統(tǒng)的分析，進(jìn)而采取有效的措施進(jìn)行解決，從而推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)性和有效性。

（一）加強(qiáng)檔案管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員之間的合作和工作協(xié)調(diào)性

為了更好的實現(xiàn)我國事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，檔案管理相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)積極與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員進(jìn)行協(xié)調(diào)和配合，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員對事業(yè)單位檔案信息的錄入及更新，并通過檔案管理人員對信息平臺進(jìn)行及時的維護(hù)，二者彼此協(xié)調(diào)配合，共同促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的有序進(jìn)行，從而更好的為社會群體提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，離不開切實的管理機(jī)制作為有效的依托，這就需要相關(guān)管理人員和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員通力合作，確保事業(yè)單位檔案信息的準(zhǔn)確性和錄入的及時性，便于檔案信息的查閱和再利用，從而有效的提高事業(yè)單位檔案管理效率的提高。在事業(yè)單位日常檔案管理工作中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷強(qiáng)化自身素質(zhì)和專業(yè)能力，全面提高服務(wù)水平，促進(jìn)檔案信息管理的規(guī)范化和科學(xué)化，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)信息化建設(shè)平臺推廣模式的構(gòu)建

事業(yè)單位信息化建設(shè)管理平臺的建設(shè)，主要宗旨是更好的為檔案資源的需求人員提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)資源的合理利用，實現(xiàn)檔案管理的便捷化和高效化。那么事業(yè)單位在實際的檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化建設(shè)平臺的宣傳和推廣，擴(kuò)大事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的實際影響力，與此同時，積極借鑒其他行業(yè)先進(jìn)的檔案管理信息化的經(jīng)驗，取其精華為我所用，以更好的促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的可靠性和有效性。

（三）加強(qiáng)對工作人員的專業(yè)技能的培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升

事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行，離不開檔案管理人員的科學(xué)有效的管理，也就是說，加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提升，對于事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)具有重要的推動作用。從整體情況來看，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合技能的培訓(xùn)，有助于促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的高效化和便捷化，促進(jìn)檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，不斷提高自身的實際操作技能，從而推動檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)有效的進(jìn)行。

（四）增強(qiáng)檔案管理信息化設(shè)備的置辦工作

從事業(yè)單位檔案管理的實際情況來看，檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)性工程，檔案信息的收集、整理與利用等都是事業(yè)單位檔案管理的重要環(huán)節(jié)，對于檔案資源的有效利用失蹤發(fā)揮著重要的作用。這就要求事業(yè)單位相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)做好檔案管理信息化設(shè)備的置辦工作，確保各類別的檔案信息得到妥善的保管，便于更好的為社會群體提供服務(wù)。尤其是在事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理時，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的電子化和網(wǎng)絡(luò)化，促進(jìn)電子檔案查詢的便捷性和高效性，提升數(shù)字化檔案綜合業(yè)務(wù)管理的先進(jìn)性和可靠性，通過所圓滑的形式實現(xiàn)對電子信息的發(fā)布，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的多元化的服務(wù)。相關(guān)檔案信息的管理人員應(yīng)當(dāng)注意，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)當(dāng)在最大程度上保證檔案信息的完善性、可靠性和安全性，進(jìn)而實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化管理，真正提高檔案管理的信息化發(fā)展。

（五）加強(qiáng)與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的溝通、交流

檔案信息化在建設(shè)過程中會涉及到多方面的內(nèi)容，諸如設(shè)備的購買，以及光盤、磁盤等硬件設(shè)備等都需配備、統(tǒng)一化管理等等，需要一定的經(jīng)費，這時，需要檔案管理部門人員加強(qiáng)與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的溝通、交流，準(zhǔn)備好相關(guān)資料、憑證，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到信息化檔案管理的重要性，促使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)樹立事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的觀念，從而加大檔案信息化建設(shè)的推廣力度，提高決策，在經(jīng)費上給予幫助和支持，推動檔案工作信息化的建設(shè)。

三、結(jié)束語

從宏觀層面來看，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)與時代發(fā)展對事業(yè)單位檔案管理的實際要求相符合，滿足社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及市場的運行的世紀(jì)需求，有助于發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理的實際作用，促進(jìn)事業(yè)單位人力資源的有效利用具有重要意義。那么就當(dāng)前形式來看，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，需要事業(yè)單位檔案管理人員不斷提高自身的綜合素質(zhì)和檔案管理能力，改善檔案管理的服務(wù)方式，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的高效性和科學(xué)化，進(jìn)而從整體上促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的發(fā)展。endprint