財務共享服務模式下自動化費用報銷流程研究

（重慶理工大學會計學院 重慶 400054）

目前，財務共享服務模式下的費用控制管理系統通過信息技術幫助企業加強財務管理，增強了會計人員的財務管理職能，提供了質量管理、績效管理、預算管理及其他決策支持，不過依然存在費用報銷流程不夠簡單、便捷和智能等問題。云技術和電子發票等給費用報銷業務帶來了新的發展機遇，有助于實現減少紙質票據、審核自動化、賬務處理自動化及支付自動化的目的。雖然電子發票目前大多仍按傳統方式打印報銷，但它是發展的必然趨勢，是減少紙質票據、實現自動化費用報銷的重要前提?；谪攧展蚕矸漳Ｊ浇ㄔO自動化費用控制管理系統，可以使財務工作與企業當前的管理要求相匹配，發揮其潛在價值。

一、自動化費用控制管理系統

（一）架構。財務共享服務推動了企業財務管理模式的轉型發展，已被越來越多的企業所熟悉和認可。費用報銷貫穿于企業的生產經營過程，將分子公司的費用報銷業務納入總公司統一支出賬戶進行支付有利于減少資金沉淀，能更好地控制資金風險。信息時代的服務器、終端等硬件設備日趨完善，為建立財務共享服務模式奠定了良好基礎，也為自動化費用控制管理系統提供了運行環境。

財務共享服務模式下的費用控制管理系統不是獨立的，而是與預算管理、報銷管理、合同管理、稅務管理、資產管理、應收應付管理等以及財務共享平臺共同組成的一體化系統，同時與其他外部系統（ERP、銀企直聯等）有效集成。費用控制管理包括費用預算、業務申請、資金支付、項目費用、合格控制、合同費用、集團費用、作業費用和費用考核。預算管理包括預算編制、調整、執行、控制和統計查詢等。報銷管理包括費用申請、在線報銷、借支應用、審批管控、結算支付、報表分析、差旅費用和移動報銷。合同管理包括合同維護、評審、請款、計劃、變更、追溯、分析以及預算管控。稅務管理包括認證管理和開票管理等。財務共享平臺包括報賬共享管理、資金共享管理、核算共享管理、票據影像管理、運營業績管理、預算管控管理、集成共享管理和預測決策分析。如圖1所示。

（二）職能。財務共享服務中心由多個系統整合而成，但不是每項業務都要建立一套系統，建立獨立系統并集成其他外部系統的整合型方案是最優選擇。

1.集成增值稅發票管理系統。通過OCR識別、二維碼識別技術，將取得的所有增值稅發票信息（包括普通發票、專用發票）傳輸到企業集團的增值稅發票管理數據庫中，對所有增值稅發票實行統一管理和查詢。在執行費用報銷業務時，費用控制管理系統可以將發票上的信息自動傳送到增值稅發票管理數據庫中，查詢此發票是否已報銷，以解決重復報銷的難題。

2.實現網上報銷及審批自動化。要實現該職能，企業需要在原有信息化系統的基礎上加強信息服務建設，結合新技術在原有系統模塊中加入更多鏈接，包括費用報銷共享和內容傳送，幫助員工在報銷費用時快速找到相關頁面，同時幫助申請人在提交費用報銷信息后跟進報銷過程，隨看隨查。在整個過程中，只有最后審核時需要進行人工確認，其他部分均可實現自動化。

圖1 自動化費用控制管理系統架構

3.預算管理系統可以實現從費用支出事前申請至最終支付的一體化管理。預算管理模塊需要由專人負責，對預算管理的全過程進行監督，及時處理出現的問題。

4.集成差旅預定系統，實現差旅費用報銷自動化。對于差旅、出行、辦公用品采購和餐飲等可集成相關服務平臺，解決商務需求。針對車船機票，可以對接攜程等差旅預定平臺，由員工在線預訂，因公訂單由企業支付，不再需要員工借款和墊資，費用控制管理系統自動匯總所有單據信息，便于員工提交費用報銷信息。從企業角度來說，費用報銷的相關數據已經直接進入系統，無需再執行人工核對，可以實現審核自動化，還可與商家合作洽談協議價，降低成本，實現月結支付。

5.對接銀企互聯系統，實現集中支付管理，對付款申請進行審批，并記錄付款狀態。信用卡是財務共享服務模式的重要支付手段，銀企對接成為開展此項工作的重要環節。銀行可以向企業推送員工的消費情況、費用報銷審核信息和銀行支付情況等，在與銀行及時有效交流溝通的基礎上保障企業費用控制管理系統的良好運行。

6.集成影像管理系統，實現無紙化管理和緊密交互控制。依托二維碼和OCR技術對原始憑證進行批量掃描、自動分組，高效完成報賬單據和影像的匹配。影像管理系統集成了安全管理技術，費用控制管理系統與之相結合可以全面提升財務信息風險管控水平。通過掃描發票上的二維碼，與稅務系統對接，可以實現對發票真偽的核查。費用控制管理系統與影像管理系統、合同管理系統集成，可以實現合同一次掃描、多次報賬，同時可以將合同影像作為檔案管理的基礎。

二、自動化費用報銷流程

費用控制管理系統的建設推動了費用報銷業務的變革。電子發票這一新生事物，可以從源頭上保障發票的真實性，實現電子審批自動化、賬務處理自動化和支付自動化。自動化費用報銷不僅可以有效規避員工在報銷紙質發票時粘貼不規范導致的無法掃描問題，以及檔案管理人員在歸檔時紙質發票數量眾多、工作量大的問題，而且可以減少企業對人工成本的投入。下面對自動化費用報銷流程進行闡述，如圖2所示。

對于差旅費用和辦公費用報銷，若企業費用控制管理系統對接了差旅預訂系統或其他外部系統，員工不需事先借款、墊付，系統會根據員工的消費記錄自動匯總單據信息，直接進入系統執行自動化費用報銷申請，由審核人員完成審核之后傳入報銷管理系統，執行自動化審批、記賬并歸檔。

對于無法對接外部系統的其他費用，申請人取得增值稅發票之后，通過掃描二維碼將發票掃入費用控制管理系統，系統自動將發票信息發送到增值稅發票管理數據庫中檢索此發票是否已報銷，若已報銷，不予執行報銷申請，若未報銷，可以執行報銷申請；自動化申請成功之后經業務領導審核確認，再進入財務共享服務中心的報銷管理系統執行自動化審批記賬，通過銀企直聯系統進行自動化支付，同時將電子票據傳入檔案管理系統進行自動化歸檔。

由于各個企業的實際情況不同，難免會出現不能由電子發票解決費用報銷業務的問題。對于這部分業務，依然可以采用當前的費用報銷流程，將原始紙質票據通過影像傳輸系統掃描成電子票據，通過網絡傳輸到財務共享服務中心，由報銷申請人、費用專干、業務領導、費用審核人員、會計核算人員、資金結算人員和檔案管理人員協調實現費用報銷。

三、其他應用

（一）績效考核。通過在費用控制管理系統中進行績效標準定義，對員工的費用報銷數據等進行采集，建立動態績效管理基礎。在財務共享服務中心展示動態電子績效看板，面向領導提供商業智能分析平臺，面向員工提供日?？冃Э己藬祿?，合理引導員工行為，并依托績效數據進行有效激勵。

（二）管理會計。費用控制管理系統使管理會計迎來了新的發展機遇。企業實現自動化費用控制后，減少了從事傳統財務工作的會計崗位，會計人員將轉型為從事會計分析、預測等的財務管理人員，為領導提出更多的戰略建議，為企業提供更有意義的決策建議，通過共享其他會計信息，按管理需要，及時整合企業所需信息，制定企業長遠的發展規劃，為領導決策提供全面實時的信息支持。

（三）決策支持。結合云技術、商業智能和物聯網等技術，為企業的預算決策、管控決策等提供技術支撐；選擇合適的數據挖掘方法（決策樹算法、時間序列算法等），為企業的戰略部署提供強有力的數據支持；結合“營改增”、電子發票等的出現，為企業未來更快適應時代變革提供輔助力量。

四、總結

財務共享服務模式下的自動化費用報銷可以有效降低企業在財務管理過程中可能出現的風險，進一步加強企業的費用管控力度，加快報銷速度，為財務管理人員整合信息、進行分析決策，并為企業主營業務的發展奠定良好基礎，提升企業的核心競爭力。企業在新形勢下高效率、低成本地開展工作，是在當前市場環境中獲得發展的重要途徑，企業應繼續探索電子發票、商業智能等的應用實踐。

圖2 自動化費用報銷流程