企業信息化中SAP 系統的應用

（云南財經大學會計學院 云南昆明650000）

一、引言

在信息技術飛速發展的今天，客戶需求和市場也在不斷發生變化，以推進企業信息化為核心的新的經濟發展戰略已成為時代發展的必然選擇。越來越多的企業意識到信息化是提高企業綜合競爭力、應對市場變化的重要選擇，信息化能夠讓企業的財務、物流、采購等模塊聯系在一起，共同構建一個能夠為管理層的分析和決策提供精確數據的信息共享平臺。由此可見，實現信息化能夠提高企業的綜合競爭力，并在一定程度上促進市場經濟的快速、可持續發展。

企業資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）是由一家美國公司提出的，是MRPⅡ（企業制造資源計劃）更新一代的制造業系統和資源計劃軟件。高翔（2014）在研究中認為隨著信息技術的改進與增強，ERP曾經出現的問題得到了解決，更多的企業通過ERP與企業管理相結合，解決了自身存在的問題，提高了財務管理水平。于冰（2011）在對ERP的發展研究中指出，ERP系統能夠構建與市場經濟體制相呼應的管理框架，符合我國國情。黃嵐（2010）認為ERP系統能夠提高企業的運營效率，有利于企業價值的快速增加，應該不斷改進系統來迎合企業的需求。 George Anderson（2008）研究發現SAP系統具有集成、全面等特點，可以滿足企業在生產運營中的各種需求。SAP公司推出的SAP系統是全球領先的ERP軟件之一，在生產運營中為企業提供了重要保障，已經成為全球領先的企業信息化解決方案提供商。劉艷萍（2009）在研究中發現，SAP公司在進入我國市場后迅速發展，成為了ERP市場中的佼佼者，聯想在應用SAP系統之后形成了信息化平臺，提高了運營效率和市場競爭力。SAP系統的主要功能是對企業的資源進行集中管理后予以整合，涵蓋了企業的采購、財務、物流等多個方面。SAP系統通過對資源的整合以及網絡技術應用鏈接，能夠構建不同業務之間的實時連接，從而產生高效的協同效應。

SAP系統的優勢主要表現在以下幾個方面：第一，SAP系統邏輯嚴謹，與企業的組織結構和財務控制等相關聯，并且系統運作穩定，始終不斷地為集成化軟件的質量設立起越來越多的國際標準。第二，SAP系統適用于多個行業，通過對不同行業的不同特點與要求進行分析之后，可以向不同行業提供與其自身相符的解決方案。同時由于企業的規模不同，發展背景與戰略目標也有所區別，SAP系統可以針對企業的具體情況設計適合企業自身需求的產品。第三，SAP系統的集成程度較高，財務、設備管理、財產管理、質量管理以及人力資源等功能都是其覆蓋范圍，企業的各個部門都可以全面地開展和實施專業的管理系統。

二、企業信息化的驅動力

企業信息化主要受兩方面因素影響：外部因素與內部因素。其中，外部因素主要包括政策的影響和競爭對手、客戶等的變化，內部因素主要是指企業自身的戰略需求。企業需要對影響信息化的各個因素進行分析，然后結合自身的特點加以利用，才能推動企業的創新，實現信息化。

（一）外部因素

1.競爭對手因素。競爭對手不斷變化的運營策略是其中一個重要的外部因素。有些企業在運營中時刻注意著競爭者的經營動態，通過對競爭者的行為進行分析之后再決定企業的運營計劃。在企業信息化過程中，競爭者如果正在或者即將進行企業信息化，意味著競爭者可能想利用信息化來提高自身的管理效率和運營能力，這不利于企業對市場地位的鞏固。信息化是企業的必經之路，已成為企業決策的重要組成部分。

2.客戶因素。隨著市場競爭的進一步加劇，企業之間的競爭從本質上來說就是所在的縱向價值鏈的競爭，由于同一縱向價值鏈上的企業利益是息息相關的，因此當其中一個企業要進行信息化時，其他企業也會受到一定的影響。并且縱向價值鏈上的企業能否有效實現信息化，在一定程度上取決于其他企業的信息系統是否有效。因此，如果客戶進行了信息化，企業作為縱向價值鏈中的一員也必將受其影響。

3.技術因素。隨著科技的發展，信息化技術的進步，信息化產品和服務的質量與水平也得到了提升，性價比越來越高。同時，技術的進步使很多新的功能得以應用，信息化產品的功能變得更為豐富，涉及的范圍更加廣泛，使得企業信息化的應用更加深入，信息化的實際效果也更好。

4.政策因素。隨著信息技術的發展，國家對相關的產業更加重視，陸續出臺了一系列鼓勵信息產業發展的法律法規，相關政策的出臺為企業信息化提供了良好的政策環境，有利于企業信息化的順利開展。

（二）內部因素

1.戰略因素。戰略因素是指企業為了在競爭中取得一定的優勢，實現企業的戰略目標，在對當前所處的環境進行分析之后，根據企業自身的特點主動實施信息化，將信息化作為實現企業戰略目標的重要途徑。由于企業規模不同，企業的戰略不同，因此戰略因素對企業信息化的作用也不同。與中小企業相比，大中型企業的戰略目標更為明確，相對來說信息化的作用也更大。

2.軟件因素。SAP系統建立在一個統一的架構之上，涵蓋了財務、人力資源等多種功能，通過應用SAP系統，企業可以將相關部門和資源進行集成，同時通過對供應鏈進行管理，可以實現企業和供應商、客戶三者之間的資源共享。因此，通過SAP系統的應用，可以提高企業的管理水平和運營效率。

三、企業信息化案例分析——以A公司為例

（一）A公司簡介

A公司創建于1994年，以加熱設備制造商起家，于2003年購入一家IT公司后，開始經營服務業務。A公司有兩項主營業務：在制造業務中，A公司致力于商業和住宅加熱設備的生產和銷售，其中，住宅加熱設備可分為標準產品和特制產品；在服務業務中，A公司提供IT產品和服務，其中包括咨詢和軟件，以及客戶服務業務。

A公司于2010年實施了SAP系統，同時上線以下幾個模塊：生產計劃、物料管理、銷售與分銷、財務會計、管理會計、人力資源管理。SAP系統的應用解決了目前A公司在運營中的財務成本問題、生產成本問題、物流管理與采購等問題。2011年，A公司開始實行VMI（供應商管理庫存）采購訂單管理模式。A公司的供應商可以管理位于A公司制造區域內的倉庫，基于A公司的生產經營、庫存信息來對A公司的庫存進行管理和控制，當A公司的某種零件庫存不足時可以迅速進行補充，以保證A公司生產經營活動的正常運行。對于供應商來說，實施供應商管理庫存可以動態掌握A公司的實時需求信息，根據具體信息進行合理生產與供貨，不會因為信息的滯后而導致庫存積壓，能夠降低存貨風險和存貨管理成本，在增加供應商資金周轉效率的同時還可以通過自主安排供貨頻率與時間來降低運輸成本，從而提高供貨效率。

（二）A公司的制造與服務業務流程分析

A公司采用以價值鏈分析為主要內容的成本管理模式。價值鏈分析是指以企業的整體戰略目標為分析基礎，以企業的運營活動作為分析對象進行的分析。價值鏈分析對每個環節都進行了成本分解，然后進行成本控制，以消除冗雜的工作，使成本控制的各個環節能夠緊密聯系在一起。產品開發、材料采購、生產產品到銷售和售后服務等多個環節都是成本控制的重點。在此過程中，管理人員需要充分了解產品的生產周期和每一環節的控制方法，在整個生產周期中將產品利潤最大化。

市場需求驅動整個企業的生產，也是SAP系統運行的開端。如圖1所示，A公司在開始階段選擇了優質的供應商，通過對報價等因素進行權衡之后做出決定并簽訂合同。在收到訂單之后，系統會自動計算出所需要的材料并生成材料需求表，材料采購部門根據材料需求和實際庫存制定采購計劃，經審批之后進行采購。在所采購材料經過檢驗入庫之后進行發票登記保管，通過之后在系統中付款給供應商，確認相關費用。期間如果采購標準過高需要由部門經理審批之后才能進行采購，如果采購標準在系統權限范圍內則可以在庫存檢查的過程中自動生成采購計劃，無需審批。最終在客戶向A公司購買加熱設備后，銷售部門登記加熱設備信息以便日后維護，業務部門開具出庫單，然后將貨品與發票一起打包發送給客戶，貨物發出之后確認應收賬款，最后根據實際情況進行收款結賬。

如下頁圖2所示，A公司的服務業務由客戶需求開始，在收到客戶要求能源檢查項目的信息后系統產生訂單，并分派相應的工程師，根據客戶的實際情況確定項目時間，在項目完成后生成發票提供給客戶，同時向上一級遞交日記賬。

圖1 制程業務流程圖

如下頁圖3所示，A公司加熱設備的維護服務過程同樣開始于收到客戶郵件，在系統產生訂單后客服人員與客戶取得聯系，確認相關信息并創建合同、生成服務訂單，分派工程師在約定日期進行維護，在維護結束后進入系統確認訂單完成，將系統生成的發票提供給客戶之后確認應收賬款，最后根據實際情況進行收款結賬。

A公司通過SAP系統將采購業務——供應管理——庫存管理——財務管理緊密地聯系在一起，整個流程都由系統在預設的權限與條件下進行自動管理，在一定程度上提高了A公司的內部控制水平。

四、A公司應用SAP系統存在的問題

（一）業務人員專業能力不足

目前，業務人員專業能力不足是A公司應用SAP系統最為主要的一個問題，可能會造成SAP系統無法發揮最大功能，僅僅只是操作流程的計算機化，無法真正實現其價值。SAP系統的一個重要功能就是從業務的角度對成本進行結算控制，從整體上對生產成本進行準確的歸集，以便為生產決策提供數據。而這一功能的實現需要對數據進行即時的更新，需要工作人員進行數據處理之后匯總至系統中。但是從實際的業務處理過程中來看，很多A公司的業務人員由于專業能力不足，無法對數據進行正確的處理與匯總。業務人員無法獨立熟練地運用SAP系統，當出現問題時依賴于系統服務部門的幫助，沒有真正地理解和學會正確的處理方式，嚴重影響了工作效率。由于問題反復出現，SAP系統高度集成這一優勢也未能得到充分的應用。

（二）原有的組織結構制約了SAP系統的運行

SAP系統的核心思想是進行信息集成共享，實行一體化管理，代表的是一種管理思想而非單純的管理軟件，需要企業的組織結構配合SAP系統做出相應的調整。但大部分企業對SAP系統的認識還停留在只是一款軟件產品上，只在表層上進行了部門調整，并沒有進行實質性的改變，無法應用SAP系統對企業進行全面的管理。

（三）部門之間缺乏有效溝通

SAP系統需要運用大量比較精確的數據，然而大部分企業的數據都不完全，無法提供所需數據。同時，SAP系統是由多個子模塊共同構建的，是一個整體化的系統。在企業運營過程中，各個部門只顧及本部門的利益，往往忽略了企業的整體利益，當各個部門之間不能進行有效溝通時，SAP系統各個子模塊的信息也就不能共享，這種信息孤島現象普遍存在，如果SAP系統只是將部門的運行予以計算機化，也就只能起到減輕工作負荷、減少勞動量的作用，并不能達到優化企業經營管理的效果，發揮SAP系統的整體功能。

圖2 服務業務流程圖

圖3 郵件服務流程圖

五、解決應用SAP系統過程中存在問題的建議

（一）加強對相關工作人員的業務培訓，提升操作水平

企業在信息化的過程中需要大量的專業人才作為支撐，因此，企業應加強對員工的培訓，定期開展相關培訓，在員工培訓中要注意結合企業的實際情況與需求，提高相關工作人員的專業水平，也可以將SAP系統的使用作為績效考核的一個組成部分，對于SAP系統操作水平較高的工作人員予以適當的獎勵，以此來激勵員工，提高員工的工作積極性。

（二）從實質上變更企業的組織結構

企業應從深層次上改變組織結構，而不僅僅是對表層的結構進行細微的調整，應徹底拋棄舊的、不適宜的組織結構，根據科學的管理思想，對企業的實際運營情況和生產能力、財務狀況等進行分析，配合SAP系統來構造新的組織框架，這樣才能使SAP系統發揮最大的效用。

（三）加強信息的共享與交流

企業在SAP系統的運行過程中，應組織一個團隊專門進行系統的日常維護與升級開發，保障系統的持續穩定運行。在發現問題時及時匯總與上報，由各部門對問題進行分解，各部門人員通過自身的認知與對實際的了解，對問題進行集中討論從而得出解決方案。建立SAP系統信息手冊，將解決方案記入手冊中，收集使用過程中出現的問題，如果以后再發生此類問題可以借鑒手冊中的解決方案，同時可以將日常的操作流程編入手冊，方便相關工作人員不斷學習和掌握系統知識，提高工作效率。

六、總結

A公司在應用SAP系統后取得了較大的經濟效益，整個采購、生產、服務流程均得到了優化，高效而準確，一體化的SAP系統使得信息技術的應用為A公司帶來了巨大的價值。A公司在經營中的各個流程都由SAP系統在一定權限下進行自動控制，信息在各個模塊之間傳遞，提高了A公司的內部控制水平和管理水平，有效避免了工作中重大錯誤的出現，科學的系統同時提高了員工的生產積極性，迎合了A公司的發展需要。

目前，我國企業信息化發展尚存在諸多問題，例如信息化發展地區差異明顯、企業管理者對企業信息化的認識不足、市場經濟仍不成熟、企業信用普遍較差等。為此，企業應發展和應用網絡信息技術，培養信息化人才。政府應積極完善相關政策，提高服務水平。同時，多數企業在發展過程中都普遍面臨著人才短缺、資金不足等問題，企業應在SAP系統的應用過程中對發現的問題進行總結，在實踐中對SAP系統進行不斷的優化與改進，以滿足企業在信息化建設過程中的多樣化和個性化需求，從而使信息技術的應用能夠最大限度地為企業帶來價值，提升企業的管理水平與生產效率，最終實現建設企業信息化的目的。S