淺談如何優化公交檔案管理

吳克敏

摘要：企業檔案記載著這個企業發展過程中的優秀成果，是該企業經營業績和科學發展的重要依據，有利于企業完善制度，制定長遠企業發展方針的方向標。隨著城市化的不斷深入，公交事業的不斷發展，對公交檔案管理工作提出了新的任務與要求。如何做好公交在城市窗口的示范作用，結合公交行業的發展現狀、趨勢，明確檔案管理在公交系統中的作用，促進公交檔案管理工作的良性發展，讓其服務于整個行業的發展。

關鍵詞：企業；檔案管理

科學規范的檔案管理，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度，公交檔案管理工作做好了，一方面為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供重要依據，為企業決策者提高數據支持；另一方面，有利于有關方面準確判斷企業的經營成果，為企業與有關方面接軌與合作奠定堅實的基礎。

一、公交行業的特點

公交顧名思義就是公共交通，作為一項服務行業，它提供的是一種無形的服務，需要人們全程參與并投入大量時間成本；公交的服務主體是人，政府為此對公交服務領域實行經濟管制和社會管制，公交領域實現“兩個管制”既是對公交企業的內在要求，又是衡量公交企業是否依法經營的重要參考，公交企業必須把“兩個管制”融入到思想領域中并付諸實施；公共交通作為滿足人民群眾基本出行的社會公益性事業，其性質體現了普遍服務的原則。向乘客們提供最優質的搭乘服務，贏得乘客的信賴，占領市場份額，使社會效益與經濟效益達到完美的統一。隨著時代的發展和市場經濟的不斷深入，人們對公共交通服務提出了更高要求，提升公交檔案管理質量恰好也是提升公交行業的質量，完善和提升公交檔案管理水平，將可以進一步使公共交通服務于廣大人們群眾的利益。

二、公交行業檔案管理存在的問題

1、對檔案重視力度不足。企業檔案本身具有不公開性，它的投入與產出需要一個長周期來體現，鑒于上述特點，有部分企業的掌舵人會認為檔案工作成效低，浪費人力資源和財力資源，影響公司正常運作，故此有意識弱化或漠視檔案工作。健全制度的缺失，領導者的漠視，一定程度上影響檔案人員主人翁精神，對檔案工作得過且過，檔案丟失、損壞屢見不爽，嚴重影響了檔案歸檔的真實性和說服力，使檔案管理工作流于表面。

2、對檔案保護力度過大。檔案的適時利用，才是檔案管理環節的關鍵，體現檔案管理的意義。現今公交企業在不斷追逐利潤最大化的同時，往往輕視了檔案管理工作。檔案雖然按要求收集、整理、歸檔了，但利用率甚低，但檔案的調出調入手續相當繁瑣，保密規格極高，檔案更多地變成是一種擺設，一種應付檢查的工具，一種企業對外宣傳的工具，失去檔案管理的實際意義，必須簡化流程，提升檔案的利用率。

3、檔案從業人員素質良莠不齊。企業要發展，人員的素質建設和能力培養是必不可少的。在辦公室自動化越來越完善的今天，許多東西已經由人腦處理過度到電腦處理，但只有強大的人才隊伍建設，才能更高效發揮出辦公室自動化的威力。

4、信息化程度偏低，影響檔案管理服務水平。隨著“互聯網+”年代的悄然來臨，檔案管理也向信息化和網絡化方向邁進。檔案載體不再局限于紙質文檔，包括光盤、USB，電子文件等許多高科技檔案載體隨著科技的發展而應運而生并沖擊著傳統檔案管理模式。但由于紙質檔案在檔案管理中的構成還占相當重的比例，所以每每在查閱檔案時，還需要員工手工翻閱資料，不僅占用了員工的辦公時間，而且還會處于人為的疏忽，導致檔案的錯查和漏查，沒有形成紙質檔案與電子檔案共存的管理機制；而且由于人手翻閱，少不免會導致紙質檔案的粘污，頁面泛黃，破損等現象發生，加速了檔案的老化和損壞不利于保存，故此，信息化程度的偏低，影響檔案管理服務水平。

三、公交行業檔案管理具體優化措施

以上問題都屬于公交行業普遍存在，企業在追求利潤最大化的同時，也不能忽視檔案管理的建設，要積極采取行之有效的措施與之解決，兩手抓，兩手都要硬。

1、加強檔案管理工作的重視力度。公交企業的檔案工作室一項基礎性工作，必須積極主動爭取領導支持和重視。檔案是企業的無形資產，正確利用好檔案信息，可以有效為企業運營、發展服務。同時檔案信息可以起到宣傳企業，提高企業的知名度的作用，也是企業新的經濟增長點的依據，故此，只有得到決策者支持和重視，才能保證制度的落實和執行，才真正讓檔案管理工作不留于形式。

2、降低條用門檻，提高檔案利用率。擺放是檔案的存在形式，利用才是檔案的存在價值，降低檔案的“保密”程度，提高其利用率，是檔案管理工作一個核心。雖然企業檔案利用一般是針對該企業的內部人員，但對于不涉及商業機密的內容也是可以對公眾開放，實現資源共享。檔案人員需多渠道全方位開發檔案信息，及時補充和反饋對企業有良好評價的信用信息，讓員工了解其企業，認同其服務的企業，進一步發揚企業的文化精髓，促進企業發展壯大。

3、建立健全的信息化管理體系。鑒于公交企業的行業特點，檔案管理信息應該由傳統運作模式向采集自動化、存儲數字化、管理網絡化和服務人性化轉變，逐步建立和完善檔案檢索整理工作的辦公自動化，辦公自動化環境下的文書檔案檢索和整理工作主要通過長期工作建立起的數據庫來完成，實現檔案管理網絡化，在檔案管理信息系統內實現檔案管理電子化，進入系統內進行整理歸檔工作，實現高效、精準的檔案信息交流傳送。

4、事業興衰，關鍵在人。企業檔案工作者的業務素質直接影響檔案管理水平的發展和提升。作為企業，應優先吸納政治素質過硬，愛崗敬業，忠于職守的高素質，復合型優秀人才進入檔案管理人才隊伍中。在檔案工作的信息化和網絡化的大趨勢下，加大檔案管理人才的培訓和學習力度，增強檔案管理人才的檔案理論水平和檔案業務水平，實現工作人員與現代化的辦公技術、辦公設備的無縫對接以及現代信息化的良好融合，有人手搜索轉向計算機信息管理，只有通過計算機信息管理，提高了檔案管理工作的時效性和實效性，真正做到辦公自動化，大大提升了整體的辦公效益，讓人才更好地為實現利潤的最大化而獲益。

四、結語

檔案管理工作對現代企業制度的健康發展起著致關重要的作用。做好檔案管理工作，必須立足于企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，立足于服務，使檔案管理工作更好為企業發展服務。endprint